Globales Risikomanagement im großen Maßstab bei Novartis



2018 verzeichnete der Pharmagigant Novartis einen Nettoumsatz in Höhe von 44 Milliarden US-Dollar mit 750 Millionen Kunden. Novartis ist in großem Maßstab auf externe Unterstützung angewiesen: Über 80.000 Drittanbieter in 155 Ländern kümmern sich darum, die Produkte und Services des Unternehmens herzustellen, zu vermarkten, zu verkaufen und zu vertreiben.

Das Ausmaß der sich auf viele Länder erstreckenden Betriebstätigkeit ist enorm. Laut Naveeda Mukhtar, Solution Design Lead, ServiceNow Business Solutions bei Novartis, ist der Druck seitens des Managements, der Aktionäre und der Aufsichtsbehörden, die Sicherheit über verschiedenste Risikobereiche hinweg zu gewährleisten, ebenso groß. Dies betrifft Menschenrechte und Arbeitnehmersicherheit, IT-Sicherheit und Datenschutz, Umweltgesetze, Schutzmaßnahmen gegen Bestechung und vieles mehr.

Bei einem Vortrag im Rahmen einer Breakout-Session auf der Knowledge 2019 in Las Vegas erläuterte Mukhtar die Herausforderungen, mit denen Novartis beim Risikomanagement konfrontiert ist: „Wie können wir den Prozess für alle Risikobereiche vereinheitlichen? Wie können wir überall dasselbe Framework nutzen?“ Sie wies darauf hin, dass hier auch Flexibilität von entscheidender Bedeutung ist, da sich die Vorschriften in der Pharmabranche immer wieder ändern.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, führte Novartis 2018 die Anwendung Vendor Risk Management von ServiceNow ein. Laut Mukhtar ist das Framework für End-to-End-Prozesse die große Stärke von ServiceNow. Mithilfe dieses Frameworks konnte die Fragmentierung über Workflows und Regionen hinweg beseitigt werden. Gleichzeitig ist das Risikomanagement einfacher und skalierbarer geworden.

Mukhtar wies darauf hin, dass die Lösung außerdem sehr zukunftsorientiert ist. „Mit einem End-to-End-Prozess sind wir bestens für die Zukunft gewappnet“, erklärte sie den Teilnehmern. „Er ebnet den Weg für die KI-gestützte Automatisierung.“

Zusammenarbeit verschiedener Teams
Bei Novartis erfordert das Management von Drittparteienrisiken (Third-Party Risk Management, TPRM) eine enge Zusammenarbeit zwischen drei zentralen Teams: dem TPRM-Strategieteam (das als Leitungsgremium fungiert), dem Team für die Servicebereitstellung (das Risikobewertungen durchführt und die Implementierung unterstützt) und den Risikoverantwortlichen (die überwachen, inwieweit die für Drittparteien geltenden Risikorichtlinien gemäß den Anforderungen umgesetzt werden).

Wegen des enormen Umfangs des Risikomanagements bei Novartis fing das Unternehmen klein an. Novartis stellte die Lösung von ServiceNow zunächst nur in einem einzigen Land bereit: Anfang 2018 in Mexiko.

Mukhtar zufolge haben frühe Erfolgsindikatoren, wie etwa messbare Kostensenkungen (spezifische Metriken für Kostensenkungen werden noch nicht offengelegt), das Unternehmen dazu veranlasst, die Implementierung im Jahr 2019 und darüber hinaus weltweit auszubauen.

Das soll keineswegs heißen, dass dies einfach war. Mukhtar erklärte, dass Anpassungen erforderlich waren (beispielsweise die Konfiguration von Fragebögen für Drittparteien und die Anpassung der Lieferantenportal-Funktionen), damit die Risikoüberwachungstools und die Dokumentationsprozesse individuell auf die komplexen Anforderungen von Novartis abgestimmt werden konnten.

„Da wir zu den frühen Anwendern zählten, war es für uns wahrscheinlich schwieriger als für unsere Nachfolger“, meinte Mukhtar. „Wir waren die Versuchskaninchen, aber insgesamt hat es sehr gut funktioniert.“

Mukhtar sprach auch ein paar Empfehlungen für andere Großunternehmen aus, die beabsichtigen, die Anwendung Vendor Risk Management von ServiceNow im großen Maßstab zu nutzen. Zunächst müssen sich die Projektmanager von Anfang an die Kooperation und Unterstützung der Führungsspitze sichern. Zweitens müssen sie sich schon weit im Vorfeld auf die Implementierung vorbereiten, indem sie sich mit den sofort einsatzbereiten Funktionen des Tools vertraut machen und untersuchen, in welchen Bereichen Anpassungen nötig sind. Drittens sollten sie sich vom IT-Bereitstellungsteam unterstützen lassen.

Abschließend wies Mukhtar darauf hin, dass die Kunden eine echte Partnerschaft mit ServiceNow aufbauen müssen. So können sie Feedback und Gestaltungsimpulse für die Roadmap von ServiceNow für künftige Produktinnovationen geben.


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