ServiceNow und Coca-Cola European Partners weisen den Weg zu einer sicheren Rückkehr an den Arbeitsplatz


Seit mehr als sieben Monaten sind viele von uns gezwungen, von zu Hause aus zu arbeiten, insbesondere in den USA. 

Während dieser langen Monate wurden unsere Partner, Kinder oder Eltern zu unseren Arbeitskollegen. Ich spreche wahrscheinlich vielen aus der Seele, wenn ich hoffe, dass sich das bald ändert. 

Dieser Artikel im Wall Street Journal scheint meine Annahme zu bestätigen. Trotz anfänglicher Produktivitätssteigerungen bei Remote-Mitarbeitern sieht die Realität im Homeoffice langsam nicht mehr so rosig aus.

Aber bleiben wir realistisch: Diese Probleme sind ein Luxus von einigen wenigen privilegierten Büroarbeitern. Ich würde zwar wirklich gerne wieder im Büro arbeiten, aber ich kann meinen Job genauso gut von zu Hause aus erledigen. Für andere ist die Rückkehr an die Arbeitsstätte nicht optional. Sie sind auf die Präsenzarbeit angewiesen, weil ihr Einkommen davon abhängt. Je länger die Krise andauert, desto deutlicher nimmt die grafische Darstellung der Konjunkturerholung eine K-Form an. Die professionelle Elite erlebt einen rasanten Aufstieg, während sich alle anderen Berufstätigen auf dem absteigenden Ast befinden. 

Aus diesem Grund wollen – und brauchen – wir alle eine sichere Rückkehr zur Arbeit.

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Als sich das volle Ausmaß der COVID-19-Krise abzuzeichnen begann, richteten wir bei ServiceNow alle Anstrengungen darauf, unseren Kunden diese Rückkehr zu ermöglichen. Das Ergebnis war die vor drei Monaten veröffentlichte Safe Workplace-App-Suite. Die Apps wurden seitdem von mehr als 800 Organisationen heruntergeladen. Unternehmen in aller Welt nutzen unsere Lösungen für die Kontaktverfolgung, das Sicherheitsmanagement am Arbeitsplatz, Gesundheitstests für Mitarbeiter, und um die Bereitschaft zur Rückkehr zu bewerten. 

Über die vergangenen Monate haben wir unsere Apps parallel zum Pandemieverlauf weiterentwickelt.

Es wurden bereits sieben Software-Releases implementiert. Trotz der sich ständig ändernden globalen Situation konnten wir fantastische Fortschritte erzielen. Aufgrund dieser Fortschritte bin ich so zuversichtlich, dass wir unser Konzept für die sichere Rückkehr an den Arbeitsplatz weiter ausbauen können, selbst wenn es sich vorerst nur um eine Skizze handelt. Das Konzept hat sich in schwierigen Situationen bewährt und fundiert auf den Safe Workplace-Apps von ServiceNow. 

Erfahrungen von Coca-Cola European Partners
Coca-Cola European Partners (CCEP) ist der weltweit umsatzstärkste Abfüller von Coca-Cola. Das Unternehmen nutzte unsere App Workplace Safety Management, um in sechs Ländern „blitzschnell“ auf die Krise zu reagieren. Mit den richtigen Tools und Protokollen konnte so in Frankreich, Großbritannien, Spanien, Portugal, Belgien und Bulgarien die sichere, schrittweise Rückkehr an den Arbeitsplatz organisiert werden.  Interessante Einblicke in die Rückkehr zur Arbeit bei CCEP gewährten letzte Woche der Artikel und das Video-Interview auf ZDNet: How Coca-Cola European Partners juggles supply chain, offices amid COVID-19.

Die Sicherheitsprotokolle setzen bereits an, lange bevor die Unternehmensführung die Wiedereröffnung eines Büros in Betracht zieht. Während der ersten Corona-Welle war CCEP gut aufgestellt, um den vielfältigen Anforderungen seiner Mitarbeiter gerecht zu werden. CCEP verwendete nämlich bereits seit längerer Zeit ServiceNow HR Service Delivery (HRSD). Daher konnte in nur sechs Tagen ein Coronavirus-Support-Hub im ServiceNow-Serviceportal für Mitarbeiter implementiert werden, um wichtige Informationen an einer zentralen Stelle bereitzustellen.  

Der Hub übernahm drei Funktionen. Erstens lud CCEP 252 Artikel in neun Sprachen in das Portal hoch, um seine Mitarbeiter zu informieren und Ängste zu zerstreuen. Zweitens stellte das Unternehmen eine einfache Meldefunktion bereit, mit der die Mitarbeiter ihren Gesundheits- und Quarantänestatus übermitteln konnten. Drittens nutzten die Führungskräfte das Portal, um mit ihren Teams zu kommunizieren und die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. 

Diese Funktionen sorgten für vollständige Transparenz, sodass die Unternehmensleitung die richtigen Maßnahmen zum Schutz des Personals ergreifen konnten.

„Unsere Mitarbeiter produzieren, verkaufen und vertreiben das Lieblingsgetränk des Planeten in 13 westeuropäischen Ländern. Daher fühlten wir uns in der Krise mehr denn je verpflichtet, die Nachfrage unserer Kunden zu bedienen“, sagt Nico Orie. Nico ist VP of People and Culture bei CCEP und präsentierte meinem Team kürzlich die Erfolge des Unternehmens.  „[Der Hub] war der richtige erste Schritt und wurde von den Mitarbeitern schnell angenommen.  Er machte die Bereitstellung der Services sowie die Datenerfassung schnell und einfach, sodass wir immer die Übersicht behielten.  ServiceNow bietet uns eine flexible Plattform für die Workflows, die unsere Strategie der Rückkehr an den Arbeitsplatz antreiben. Damit können wir die Arbeit unserer 23.000 Mitarbeiter in Büro- und Lagerstandorten in sechs Ländern organisieren.

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Diese ersten positiven Rückmeldungen gaben den weiteren Weg für die Rückkehr zur Arbeit bei CCEP vor. Das Unternehmen entschied sich für die ServiceNow-App „Workplace Safety Management“ aus der Safe Workplace-Suite von ServiceNow. Die Einführung der App erfolgte bereits nach weniger als drei Wochen. Die Mitarbeiter verwenden die App, um Arbeitsplätze zu reservieren. Die Führungskräfte überwachen damit die Auslastung der Büros. Die Gebäudeverwaltung kann regelmäßige Reinigungsaufgaben automatisieren, und die Unternehmensführung erhält die nötige Transparenz, um alle Abläufe zu überschauen. 

„Die App ist die Komplettlösung für jeden: Mitarbeiter, Manager, Facility Management und Unternehmensleitung“, erklärt Orie. „In der neuen Normalität müssen unsere Mitarbeiter alles vor der Nutzung reservieren, zum Beispiel Konferenzräume oder Fitnesseinrichtungen. Da die App so einfach zu bedienen ist, geht das problemlos vonstatten. So kommen kein Frust und keine Unsicherheiten auf.

Bereits zwei Monate nach der Einführung wurde die ServiceNow-App bereits von nahezu 6.000 Büroangestellten und an 12 Werkstandorten von CCEP in sechs Ländern verwendet. In diesem Zeitraum wurden mehr als 40.000 Büroarbeitsplätze auf sichere Weise reserviert.

„Die App von ServiceNow wurde sehr positiv aufgenommen,” sagt Orie.  „Die Leute waren begeistert, wie schnell und einfach sie zu bedienen ist.“  Wir wechselten von Excel-Tabellen zu einer benutzerfreundlichen digitalen Lösung, mit der wir auch Back-End-Prozesse integrieren konnten. Zum Beispiel haben wir jetzt eine Integration mit Facility Services.  In meiner langjährigen Karriere im Personalwesen habe ich nie zuvor ein solch positives spontanes Feedback zu einer App bekommen. Die Leute finden die App auch irgendwie cool.“ Unsere Mitarbeiter sind stolz darauf, dass unsere HR-Abteilung modernste digitale Prozesse verwendet und in Rekordschnelle eine einfache und elegante Lösung bereitstellen konnte.

„Wie wir gesehen haben, verläuft die COVID-Krise in keinem Land gleich. An jedem Standort ist die Situation anders“, erklärt Orie.  „Da braucht man eine Lösung, die sehr flexibel ist.“

Die Pandemie schreitet weiter fort und bringt neue Umstellungen mit sich, doch ServiceNow bietet die Flexibilität, mit den Änderungen Schritt zu halten. Die Rückkehr an den Arbeitsplatz ist keine leichte Aufgabe. Aber ein Partner wie ServiceNow gibt CCEP die Zuversicht, dass das Unternehmen die richtige Entscheidung für seine Mitarbeiter getroffen hat. Orie und sein Team bei Coca-Cola planen bereits die Implementierung weiterer Lösungen für den Rest des Jahres und für 2021. 

Für Führungskräfte in Personalwesen und Facility Management, die die Rückkehr an den Arbeitsplatz planen, hat Orie den folgenden Ratschlag:  „Handeln Sie schnell, aber verkomplizieren Sie die Sache nicht übermäßig.  Änderungsmanagement ist ein wesentlicher Faktor bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz, und Technologie ist nur eines der Mittel, um die Veränderungen zu bewältigen.“

Weiterhin sei es wichtig, in Kommunikation, Schulungen und Hilfsangebote zu investieren. Dabei sei insbesondere die Unterstützung der Führungsebene von entscheidender Bedeutung.  

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„COVID-19 ist der ultimative Test für das Agile-Konzept: Schnell handeln, um schnell Ergebnisse zu erzielen“, fügt Orie hinzu.  „Wichtig ist Fortschritt, nicht Perfektion.  Folgen Sie einem flexiblen Ansatz, auch bei der Bereitstellung der ServiceNow-Apps.  Einige Länder werden bereits von der zweiten Welle (der Pandemie) überrollt, und die Regierungen empfehlen den Bürgern, nicht zur Arbeit zu gehen.“

Da die Flut der COVID-19-Fälle nicht abreißt, glaubt Orie, dass sich CCEP wohl für absehbare Zeit auf die Apps von ServiceNow verlassen werden muss.

Damit bekräftigt er unsere Entscheidung, die wir vor mehr als vier Monaten getroffen haben – nämlich, diese Apps zu entwickeln und fortlaufend zu aktualisieren. Kein Mitarbeiter sollte Angst vor den neuen Arbeitsbedingungen haben. Wenn die Arbeitswelt zurück ins Büro kommt, helfen wir dabei, die Rückkehr sicher zu gestalten.


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