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AMEX GBT integriert das Mitarbeiter-Onboarding in den Bereichen HR, IT und Facilities mit ServiceNow

90%

Rückgang des E-Mail-Verkehrs – um 300.000 E-Mails pro Jahr

$500K

Kostenersparnis pro Jahr

18K

Stunden Zeitersparnis pro Jahr; Produktivitätssteigerung um 99 %

AMEX GBT automatisiert Preboarding‑ und Onboarding‑Funktionen über Onboarding‑Teams, HR‑Vorgänge, IT und Einrichtungen hinweg und schafft so End‑to‑End‑Prozesstransparenz und ‑effizienz mit ServiceNow. Dies umfasst ein neues Onboarding‑Portal und einen Bestellleitfaden für die Personalmanager, mit dem sie in nur drei Minuten Standardpakete nach Bedarf anpassen können.

 

AMEX GBT benötigt hochqualifizierte Mitarbeiter – und daher eine erstklassige Experience
Als einer der führenden Anbieter von Geschäftsreisen weltweit ist American Express Global Business Travel (AMEX GBT) für kompetente Service-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen bekannt. Um diesen hohen Standard zu erreichen und zu halten, muss AMEX hochqualifizierte Mitarbeiter rekrutieren, motivieren und langfristig an das Unternehmen binden. Ausgangspunkt dafür ist eine außergewöhnliche Mitarbeiter-Experience. Wer sich bei der Arbeit leicht tut und problemlos an Informationen kommt, ist zufriedener und produktiver. Auf diese Weise verbessert AMEX zugleich den Service für die Kunden.

Das Unternehmen sah in der Umstellung und Automatisierung der Onboarding-Prozesse mit Hilfe von ServiceNow eine gute Gelegenheit, die Mitarbeiter-Experience zu verbessern
Die Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter wurden gestrafft und automatisiert. „Früher haben wir alles manuell und per E-Mail gemacht, wenn wir neue Mitarbeiter eingestellt haben: die Dokumentation davor und auch die Bestellung von Laptops, neuen Accounts, Schreibtischen, Kreditkarten – einfach alles“, erinnert sich Daniel Komar, Service Delivery Analyst von AMEX GBT.

„Unser Onboarding-Team konnte noch so gut sein, es gab einfach zu viel manuell zu erledigen. Und dadurch war auch alles intransparent. Neue Mitarbeiter und Personalmanager konnten nicht ohne Weiteres sehen, was bereits erledigt war und was nicht. Langfristig war das einfach nicht tragbar. Wir brauchten eine automatisierte Onboarding-Lösung, um die Endbenutzer-Experience zu verbessern, manuelle Prozesse abzuschaffen und die Onboarding-Kosten zu senken.“

Die Transformation setzte AMEX GBT mit der Anwendung Enterprise Onboarding and Transitions von ServiceNow HR Service Delivery um. Daniel Komar erklärt: „Wir arbeiteten damals bereits mit ServiceNow IT Service Management. Viele wichtige Komponenten waren also bereits installiert. Die IT spielt ja eine wichtige Rolle für das Onboarding. HR Service Delivery baute darauf auf und das Resultat war eine umfassende Onboarding-Lösung.“

„Im Prinzip hätten wir diese Funktion auch auf Workday aufbauen können. Dort verwalten wir primär unsere Mitarbeiterdaten. ServiceNow bot uns jedoch wichtige, sofort einsatzbereite Onboarding- und IT-Funktionen. Es hätte für uns einfach keinen Sinn gemacht, in Workday ganz von vorne anzufangen. Also arbeiten wir jetzt weiterhin mit Workday, wo das am sinnvollsten ist. Und sobald ein Vertragsangebot angenommen wird, löst Workday das ServiceNow-Onboarding aus.“

In nur fünf Wochen konnte AMEX GBT die Preboarding-Prozesse in 26 Ländern standardisieren
Zunächst automatisierte AMEX GBT das Preboarding, also die Prozesse im Zusammenhang mit Dokumenten und Formularen, die neue Mitarbeiter vor Eintritt in das Unternehmen lesen und ausfüllen müssen. AMEX GBT stellte die ServiceNow-Lösung schnell in 26 Ländern bereit. Der globale Rollout einschließlich aller länderspezifischen Preboarding-Anforderungen war bereits nach fünf Wochen abgeschlossen.

Die Flut an E-Mails, die früher über neue Mitarbeiter vor ihrem Arbeitsantritt hereinbrach, gehört nun der Vergangenheit an. Alle Formalitäten sind in einem Onboarding-Portal von ServiceNow gebündelt und lassen sich somit zentral erledigen. Bei Bedarf kann online Unterstützung vom Onboarding-Team angefragt werden. Nicht zuletzt dank des Portals ließ sich der E-Mail-Austausch im Zuge des Onboardings um 90 % reduzieren. Das entspricht einem Rückgang von jährlich 300.000 E-Mails. Da über ServiceNow nachvollziehbar ist, welche Preboarding-Schritte bereits abgeschlossen sind, profitieren sowohl neue Mitarbeiter und Onboarding-Teams als auch HR-Führungskräfte von der vollständigen Transparenz.

Mit ServiceNow sank der Anschaffungsaufwand im Zusammenhang mit Neueinstellungen um 90 %
Dank ServiceNow ist es jetzt auch viel einfacher geworden, neue Mitarbeiter mit IT-Ausstattung, Schreibtischen oder Benutzerkonten zu versorgen. Solche Anschaffungen kosteten das Onboarding-Team früher über 30 Minuten pro Mitarbeiter. Mit ServiceNow können Führungskräfte jetzt selbst Bestellungen aufgeben. Dazu wählen sie in einem personalisierten Bestellleitfaden ein Standardpaket, das bei Bedarf angepasst oder ergänzt werden kann.

AMEX GBT
KUNDE
AMEX GBT
HAUPTSITZ
Jersey City, New Jersey, USA
BRANCHE
Finanzdienstleistungen
MITARBEITER
21.000

Die IT- und HR-Abteilung haben die Onboarding-Experience gemeinsam transformiert. Statt mehrerer IT-Serviceanforderungen haben wir jetzt einen Bestellleitfaden, der in drei Minuten ausgefüllt ist. Das ist einfach genial!

Patti Court

Director of Service Management

ServiceNow sendet den einzelnen Fulfillment-Teams die entsprechenden Anfragen und verfolgt diese kontinuierlich bis zum Abschluss nach. Auch hier haben Führungskräfte und neue Mitarbeiter vollständige Transparenz über alle Bestellungen. So lässt sich z. B. nachvollziehen, wann und wohin die Bestellungen geliefert werden – etwa dem Mitarbeiter nach Hause oder ins Büro.

AMEX GBT setzt ServiceNow auch in anderen Bereichen ein und spart dadurch noch mehr Kosten
ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions bietet den neuen Mitarbeitern von AMEX GBT professionelle Unterstützung und rentiert sich richtig für das Unternehmen, so Daniel Komar. „Mit ServiceNow erhalten unsere neuen Mitarbeiter genau dann die benötigten Informationen und die erforderliche Unterstützung, wenn sie sie brauchen. Gleichzeitig sparen wir jährlich 500.000 USD und 18.000 Arbeitsstunden beim Onboarding. Durch den Einsatz des Systems in anderen Bereichen, wie z. B. beim Offboarding, werden wir noch stärker profitieren.“

Gregg Scholz, Vice President of Operations des Unternehmens, ist der gleichen Ansicht: „Der Rollout des Onboarding-Portals von ServiceNow war ein voller Erfolg. Dabei hat sich gezeigt, wie gut die verschiedenen Funktionen und Gruppen zusammenarbeiten, die am Onboarding-Prozess beteiligt sind.“

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ServiceNow HR Service Delivery

Erfahren Sie, wie das Produkt die Recruitment‑Experience bei AMEX GBT transformieren konnte.

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