Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

Wie bereits erwähnt, eignet sich die Geschäftsprozessautomatisierung für eine Vielzahl von Aufgaben in praktisch jeder Abteilung oder jedem System. Allerdings ist der Nutzen der Automatisierung bei einigen Prozessen größer als bei anderen. Bei der Entscheidung, welche Geschäftsprozesse automatisiert werden sollen, sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• Aufgabenvolumen
  Wie komplex ist die Abfolge der erforderlichen Aufgaben? Prozesse, die einen hohen Anteil an manuellen Aufgaben beinhalten, können von der Automatisierung erheblich profitieren, indem die Verantwortung für diese Aufgaben nicht mehr in menschlichen Händen liegt.

• Anzahl der beteiligten Personen
  Wenn ein Prozess eine große Anzahl von Mitarbeitern auf verschiedenen Ebenen einbezieht, kann BPA dabei helfen, alles im Fluss zu halten. Durch die Automatisierung bestimmter Aufgaben und die mögliche Entlastung einzelner Mitarbeiter von Routineprozessen lassen sich Effizienz und Geschwindigkeit steigern.

• Zeitliche Abhängigkeiten
  Die Fähigkeit der Geschäftsautomatisierung, Aufgaben zu rationalisieren, kann einen großen Unterschied machen, wenn es um die Einhaltung von Fristen und Terminen geht. Die Automatisierung wichtiger Schritte verkürzt die Durchlaufzeiten.

• Auswirkungen auf andere Prozesse
  Wenn ein Prozess mit anderen Prozessen oder Systemen verknüpft ist, hängt viel von seiner Genauigkeit ab. Die Automatisierung kann dazu beitragen, dass die richtigen Daten weitergegeben werden, damit abhängige Prozesse über die Informationen verfügen, die sie für ein optimales Funktionieren benötigen.

• Erfordernis der Transparenz
  Wenn ein Prozess mit anderen Prozessen oder Systemen verknüpft ist, hängt viel von seiner Genauigkeit ab. Die Automatisierung kann dazu beitragen, dass die richtigen Daten weitergegeben werden, damit abhängige Prozesse über die Informationen verfügen, die sie für ein optimales Funktionieren benötigen.

• Forderungen nach Compliance
  Gesetze und Vorschriften müssen immer ernst genommen werden. Mithilfe der Prozessautomatisierung kann Ihr Unternehmen mit den gesetzlichen und regulatorischen Änderungen Schritt halten, sodass Sie keine Sanktionen zu befürchten haben.

Wenn es an der Zeit ist, die Geschäftsprozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen einzuführen, haben Sie im Wesentlichen drei Möglichkeiten:

• Neuentwicklung einer maßgeschneiderten Prozessautomatisierungslösung von Grund auf
• Verwendung von Punkt-zu-Punkt-Integrationen zur Automatisierung bestimmter Teile Ihrer Geschäftsprozesse
• Einsatz gebrauchsfertiger Plattformen zur Geschäftsprozessautomatisierung

Eine maßgeschneiderte Lösung, die im eigenen Haus entwickelt wurde, bietet Ihnen mehr Freiheit bei der Bestimmung der Funktionalität Ihrer Automatisierungen, kann aber auch wesentlich mehr IT-Aufwand kosten – sowohl bei der Erstellung als auch bei der Wartung. Vollständig angepasste Lösungen zur Prozessautomatisierung werden in der Regel von Unternehmen mit komplexen Altsystemen verwendet, die keine Verbindung zu modernen Systemen über APIs herstellen können.

Punkt-zu-Punkt-Integrationen sind kostengünstiger als eine maßgeschneiderte Prozessautomatisierung und ermöglichen es Ihnen, bestimmte Bereiche für die Automatisierung auszuwählen. Sie führen jedoch oft zu unübersichtlichen Lösungen, die schwer zu erfassen, zu warten oder zu korrigieren sind. Darüber hinaus gibt es für diese Art von BPA keinen Benutzerleitfaden. Sollte die für die Einrichtung verantwortliche Person Ihr Unternehmen verlassen, können Sie das System möglicherweise nicht dauerhaft am Laufen halten.

Die Investition in Tools zur Prozessautomatisierung ist eine zuverlässige, kosteneffiziente Option, die dennoch Anpassungen zulässt. Darüber hinaus ist die Implementierung Ihrer Automatisierungslösung mit Hilfe von Tutorials, Schulungen und Support durch den Anbieter des Tools oft ein einfacher, schmerzloser Prozess.