Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen verbessert die betriebliche Leistung und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Prozessautomatisierung mag sich wie ein neuer Ansatz im Geschäftsleben anfühlen, tatsächlich gibt es sie aber schon seit geraumer Zeit. Mit dem Beginn der industriellen Revolution im 19. Jahrhundert wurden automatische Prozesse eingeführt, um die Produktivität der Fabriken zu steigern. Später, in den 1930er und 40er Jahren, wurden automatische Rückkopplungssteuerungen in Fließbandumgebungen eingesetzt. Ab den 1980er Jahren begannen Robotersysteme, die Produktionsmethoden in einer Reihe von Branchen zu verändern.

Doch erst in den 2000er Jahren begann sich die Prozessautomatisierung zu dem modernen IT-Powerhouse zu entwickeln, das sie heute ist. Die breite Palette neuer Tools und Softwareanwendungen hat die Prozessautomatisierung zu einem integralen Bestandteil der modernen Geschäftswelt werden lassen.

Aber was genau ist Geschäftsprozessautomatisierung?

Kurz gesagt bedeutet Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation, BPA) den Einsatz fortschrittlicher Technologien zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben im Zusammenhang mit Prozessen und Workflows mit dem Ergebnis einer verbesserten Effizienz, geringerer Kosten und einer höheren Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.

Rund 97 % der IT-Entscheidungsträger in Unternehmen bestätigen heute, dass die Geschäftsprozessautomatisierung unerlässlich ist. Prognosen zufolge wird die Geschäftsprozessautomatisierung in den nächsten 24 Monaten um 58 % zunehmen.

Angesichts der weit verbreiteten Verfügbarkeit von Automatisierungslösungen und der zunehmenden Zahl von Prozessen, die in modernen Unternehmen zum Einsatz kommen, mag der Begriff Geschäftsprozessautomatisierung etwas vage erscheinen. Das liegt daran, dass den Anwendungsmöglichkeiten der Prozessautomatisierung nur durch die Fähigkeiten der von Ihnen gewählten Tools Grenzen gesetzt werden. Im Folgenden stellen wir einige Anwendungsfälle der Prozessautomatisierung vor:

Bestellungen

Die Erstellung von Bestellanforderungen ist zeitaufwändig und wiederholt sich ständig. Zugleich umfasst sie vielfach mehrere Genehmigungsstufen und setzt sehr genaue Informationen voraus. Die Geschäftsprozessautomatisierung hilft, Fehler in den Anforderungen zu vermeiden und den Genehmigungsprozess zu straffen und damit die Genehmigung zu beschleunigen und zuverlässigere Ergebnisse zu erzielen.

Mitarbeiter-Onboarding

Der Onboarding-Prozess läuft in jedem Unternehmen anders ab. Fast alle dieser Prozesse beinhalten jedoch eine Reihe von grundlegenden Aufgaben und Informationsformularen. Die Prozessautomatisierung hilft den Beteiligten, zügig von einer Aufgabe zur nächsten überzugehen, und stellt sicher, dass alle Beteiligten Zugriff auf die richtigen Informationen und einen klaren Überblick über den Status des Onboarding-Prozesses haben.

Einrichtung von Benutzerkonten

Wenn neue Mitarbeiter hinzukommen und die Verantwortungsbereiche aktueller Mitarbeiter erweitert und angepasst werden, kann es zu einem anstrengenden Unterfangen werden, zu gewährleisten, dass jeder Zugriff auf die richtigen Systeme und Ressourcen hat. Die Automatisierung der Prozesse zur Einrichtung von Benutzerkonten sorgt dafür, dass die jeweiligen Mitarbeiter über die entsprechenden Berechtigungen verfügen und die maßgeblichen Personen immer auf dem neuesten Stand sind.

Berichterstellung und -verteilung

Automatisierte Berichtslösungen interagieren mit Monitoring- und Analysetools und erstellen und liefern automatisch wichtige Berichte. Dadurch haben die Mitarbeiter nicht nur mehr Zeit für andere Aufgaben. Auch die für die Erstellung von Berichten aufgewandte Zeit und das Risiko menschlicher Fehler werden reduziert. Berichte können innerhalb von Minuten erstellt und verteilt werden, wohingegen ein menschlicher Mitarbeiter für dieselbe Aufgabe Stunden benötigen würde.

Tabellenkalkulationsverwaltung

Genau wie das Erstellen von Berichten kann auch die manuelle Eingabe von Daten in Tabellenkalkulationen ein mühsamer und langwieriger Prozess sein. Mit BPA können Sie die zeitaufwändige Formatierung, das Kopieren und Einfügen und vieles mehr bewältigen, sodass Ihre Tabellenkalkulationen korrekt sind und bei Bedarf zur Verfügung stehen.

Event-Protokoll-Monitoring

Sie können die Automatisierung nutzen, um ein wachsames Auge auf Ihre Event-Protokolle zu haben. Die Automatisierung kann die zuständigen Stellen benachrichtigen, wenn Probleme auftreten, und kann darüber hinaus bestimmte Probleme oder Fehler automatisch beheben.

Dies sind nur einige der Möglichkeiten die sich Ihrem Unternehmen durch Geschäftsprozessautomatisierung bieten.

Die Geschäftsprozessautomatisierung entlastet die Mitarbeiter und gibt ihnen die Möglichkeit, andere, nicht automatisierbare Aufgaben zu erledigen und mehr zu leisten. Prozesse werden effektiver und effizienter und die Gefahr von Fehlern sinkt erheblich. Auf diese Weise spart Ihr Unternehmen Geld und kann sich stärker auf die Bereitstellung eines exzellenten Customer Service konzentrieren.

Grafik, die die Auswirkungen der Automatisierung vor und nach ihrer Umsetzung veranschaulicht

Wie bereits erwähnt, eignet sich die Geschäftsprozessautomatisierung für eine Vielzahl von Aufgaben in praktisch jeder Abteilung oder jedem System. Allerdings ist der Nutzen der Automatisierung bei einigen Prozessen größer als bei anderen. Bei der Entscheidung, welche Geschäftsprozesse automatisiert werden sollen, sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

  • Aufgabenvolumen
    Wie komplex ist die Abfolge der erforderlichen Aufgaben? Prozesse, die einen hohen Anteil an manuellen Aufgaben beinhalten, können von der Automatisierung erheblich profitieren, indem die Verantwortung für diese Aufgaben nicht mehr in menschlichen Händen liegt.
  • Anzahl der beteiligten Personen
    Wenn ein Prozess eine große Anzahl von Mitarbeitern auf verschiedenen Ebenen einbezieht, kann BPA dabei helfen, alles im Fluss zu halten. Durch die Automatisierung bestimmter Aufgaben und die mögliche Entlastung einzelner Mitarbeiter von Routineprozessen lassen sich Effizienz und Geschwindigkeit steigern.
  • Zeitliche Abhängigkeiten
    Die Fähigkeit der Geschäftsautomatisierung, Aufgaben zu rationalisieren, kann einen großen Unterschied machen, wenn es um die Einhaltung von Fristen und Terminen geht. Die Automatisierung wichtiger Schritte verkürzt die Durchlaufzeiten.
  • Auswirkungen auf andere Prozesse
    Wenn ein Prozess mit anderen Prozessen oder Systemen verknüpft ist, hängt viel von seiner Genauigkeit ab. Die Automatisierung kann dazu beitragen, dass die richtigen Daten weitergegeben werden, damit abhängige Prozesse über die Informationen verfügen, die sie für ein optimales Funktionieren benötigen.
  • Erfordernis der Transparenz
    Wenn ein Prozess mit anderen Prozessen oder Systemen verknüpft ist, hängt viel von seiner Genauigkeit ab. Die Automatisierung kann dazu beitragen, dass die richtigen Daten weitergegeben werden, damit abhängige Prozesse über die Informationen verfügen, die sie für ein optimales Funktionieren benötigen.
  • Forderungen nach Compliance
    Gesetze und Vorschriften müssen immer ernst genommen werden. Mithilfe der Prozessautomatisierung kann Ihr Unternehmen mit den gesetzlichen und regulatorischen Änderungen Schritt halten, sodass Sie keine Sanktionen zu befürchten haben.

Sie müssen die Geschäftsprozessautomatisierung nicht von Grund auf neu erstellen. Es gibt bereits eine ganze Reihe von Tools für die Prozessautomatisierung, die Ihnen den Übergang zu einer effektiven Automatisierung erleichtern. Um jedoch das Beste aus Ihrer Prozessautomatisierungslösung herauszuholen, müssen Sie überlegt und gründlich vorgehen. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für die Geschäftsprozessautomatisierung:

  • Bevor Sie mit einer Automatisierung beginnen, sollten Sie sich die Prozesse, die Sie dafür in Betracht ziehen, genau ansehen. Erstellen Sie eine Übersicht über die anfallenden Aufgaben, die Fristen und Zeitvorgaben und notieren Sie, wer für diese Aufgaben verantwortlich zeichnet.
  • Definieren Sie die Ziele Ihrer automatisierten Prozesse eindeutig. Zu diesen Zielen können die Verringerung der Arbeitsstunden von Mitarbeitern, die Verbesserung der Konsistenz, die Senkung von Kosten oder Gemeinkosten, die Verbesserung der betrieblichen Stabilität usw. gehören. Wichtig ist dabei, dass Sie Ihre Vorgaben klar formulieren und quantifizierbare Metriken festlegen. Auf diese Weise können Sie Ihre Automatisierungsbemühungen besser steuern und deren Wirksamkeit genau bewerten.

  • Messen Sie Ihre Ergebnisse, aber seien Sie sich bewusst, dass es manchmal länger dauert, bis sich die Vorteile von BPA einstellen. Ein beschleunigter und agiler Ansatz ermöglicht es Ihnen, bei Bedarf Kurskorrekturen vorzunehmen, und eine langfristige Perspektive gibt Ihrer Automatisierungslösung die Zeit, sich bezahlt zu machen.

  • Erfinden Sie das Rad nicht neu – vorgefertigte Tools können Ihnen helfen, das Beste aus der Geschäftsprozessautomatisierung herauszuholen. Wo es an vorgefertigten Tools mangelt, sollten Sie in Benutzerforen nach Lösungen suchen. Wenn Sie auf verfügbare Tools zurückgreifen, können Sie Ihre Investitionen in Grenzen halten.

  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie die Vorteile Ihrer Prozessautomatisierungslösung voll ausschöpfen können. Berücksichtigen Sie, dass es schwierig sein kann, eine umfassende Akzeptanz für die Lösung zu erreichen, insbesondere, wenn Ihre Teams an eine andere Arbeitsweise gewöhnt sind. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie von der Prozessautomatisierung profitieren können, und geben Sie ihnen Zeit, sich darauf einzustellen.

Wenn es an der Zeit ist, die Geschäftsprozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen einzuführen, haben Sie im Wesentlichen drei Möglichkeiten:

  • Neuentwicklung einer maßgeschneiderten Prozessautomatisierungslösung von Grund auf
  • Verwendung von Punkt-zu-Punkt-Integrationen zur Automatisierung bestimmter Teile Ihrer Geschäftsprozesse
  • Einsatz gebrauchsfertiger Plattformen zur Geschäftsprozessautomatisierung

Eine maßgeschneiderte Lösung, die im eigenen Haus entwickelt wurde, bietet Ihnen mehr Freiheit bei der Bestimmung der Funktionalität Ihrer Automatisierungen, kann aber auch wesentlich mehr IT-Aufwand kosten – sowohl bei der Erstellung als auch bei der Wartung. Vollständig angepasste Lösungen zur Prozessautomatisierung werden in der Regel von Unternehmen mit komplexen Altsystemen verwendet, die keine Verbindung zu modernen Systemen über APIs herstellen können.

Punkt-zu-Punkt-Integrationen sind kostengünstiger als eine maßgeschneiderte Prozessautomatisierung und ermöglichen es Ihnen, bestimmte Bereiche für die Automatisierung auszuwählen. Sie führen jedoch oft zu unübersichtlichen Lösungen, die schwer zu erfassen, zu warten oder zu korrigieren sind. Darüber hinaus gibt es für diese Art von BPA keinen Benutzerleitfaden. Sollte die für die Einrichtung verantwortliche Person Ihr Unternehmen verlassen, können Sie das System möglicherweise nicht dauerhaft am Laufen halten.

Die Investition in Tools zur Prozessautomatisierung ist eine zuverlässige, kosteneffiziente Option, die dennoch Anpassungen zulässt. Darüber hinaus ist die Implementierung Ihrer Automatisierungslösung mit Hilfe von Tutorials, Schulungen und Support durch den Anbieter des Tools oft ein einfacher, schmerzloser Prozess.

Ihr Unternehmen kann von der richtigen Lösung zur Geschäftsprozessautomatisierung in vielerlei Hinsicht profitieren. Zu den Vorzügen gehören:

  • Höhere Produktivität
  • Verbesserte Prozesstransparenz
  • Effektives Echtzeit-Monitoring
  • Geringere Durchlaufzeit
  • Reduzierung der mit der manuellen Bearbeitung von Aufgaben verbundenen Kosten
  • Bessere Ausschöpfung der Mitarbeiterressourcen

Beim Vergleich der verschiedenen BPA-Tools sollten Sie bedenken, dass nicht jede Lösung dieselbe Funktionalität bietet. Im Folgenden finden Sie einige Kriterien, die Ihnen bei der Auswahl eines effektiven BPA-Tools helfen:

  • Benutzerfreundlichkeit
    BPA-Tools sollten nicht verlangen, dass die Benutzer zu Experten werden. Vergewissern Sie sich, dass das von Ihnen gewählte Tool so einfach ist, dass Ihre Mitarbeiter es mit einem geringen Schulungsaufwand nutzen können.
  • Analytics und Berichterstellung
    Integrierte Analyse- und Berichtsoptionen versetzen Sie in die Lage, wichtige KPIs zu verfolgen, sodass Sie erkennen können, an welchen Stellen es zu Problemen bei Geschäftsprozessen kommt. Außerdem können Sie Automatisierungskandidaten identifizieren und priorisieren sowie die Effektivität Ihrer Automatisierungslösungen bewerten.
  • Integration
    Die Automatisierung von Prozessen erfordert oft eine enge Zusammenarbeit mit einer Reihe von Programmen und Anwendungen. Wählen Sie ein Tool, das sich ohne größere Umwege effektiv integrieren lässt.
  • Mobile Funktionalität
    Angesichts der Tatsache, dass immer mehr Benutzer ihre Geschäftsprozesse auch über Mobilgeräte abwickeln, sollte auch die Lösung für die Automatisierung von Geschäftsprozessen zuverlässig auf mobilen Geräten funktionieren. Wenn das Tool nur auf Desktop-Computern genutzt werden kann, wird die Akzeptanz unter Umständen darunter leiden.
  • Vorhersehbarkeit der Kosten
    BPA-Lösungen sind so konzipiert, dass sie sich rentieren. Sie müssen aber dennoch die Kosten dafür genau kalkulieren können. Prüfen Sie Ihre Optionen, um sicherzustellen, dass es keine versteckten Kosten gibt, die Ihr Budget sprengen könnten, und informieren Sie sich über verschiedene Lizenzierungsoptionen, um sicherzustellen, dass Sie die für Ihre Anforderungen passende Lösung wählen.
  • Skalierbarkeit
    Ein Tool, das die aktuellen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt, könnte in fünf Jahren möglicherweise nicht mehr ausreichen, um die zunehmende Komplexität und Arbeitsauslastung Ihres Unternehmens zu bewältigen. Entscheiden Sie sich für eine Lösung zur Geschäftsprozessautomatisierung, die mit Ihrem Unternehmen skalieren und wachsen kann.
  • Visuelle Prozessmodellierung
    Wenn Ihr Tool zur Prozessautomatisierung fundierte Kenntnisse in der Programmierung und im Softwaredesign erfordert, wird es höchstwahrscheinlich nur von Ihren Entwicklern genutzt werden. Low-Code-Optionen, die auf visueller Prozessmodellierung beruhen, nehmen Ihrer IT-Abteilung einen Teil der Arbeit ab. Dank ihrer grafischen Oberflächen können auch Nicht-Programmierer funktionierende Automatisierungen erstellen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung eines Low-Code-Ansatzes zur Geschäftsprozessautomatisierung auf der Now Platform App Engine.

Dank der Vereinfachung von Systemen und Workflows können Unternehmen in erheblichem Maße von BPA profitieren, was sich in geringeren Kosten, höherer Genauigkeit, besserer Transparenz und einer besseren Allokation der Mitarbeiterressourcen niederschlägt. Machen Sie die nächsten Schritte zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse mit ServiceNow.

Informieren Sie sich eingehend über die Geschäftsprozessautomatisierung mit der Now Platform

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