Was ist ein Gantt-Diagramm?

Gantt-Diagramme sind eine weit verbreitete Lösung zur Visualisierung eines Projektplans im Zeitverlauf. Sie zeigen, welche Arbeiten wann und von wem erledigt werden sollen.

Richtig eingesetzt, bietet ein Gantt-Diagramm einen Überblick über den Status des Projekts und darüber, was bis zum Abschluss noch zu tun ist. Dazu gehören Informationen zu Projektteilaufgaben, Anfangs- und Enddaten für jede Aufgabe, geschätzter Zeitbedarf für jede Aufgabe, Teams und Teammitglieder, die für die Fertigstellung jeder Aufgabe verantwortlich sind, Abhängigkeitsbeziehungen zwischen den Aufgaben und wie sie das Gesamtprojekt unterstützen, Zeitachsen für Besprechungen und Genehmigungen sowie ein allgemeiner Überblick über den Projektzeitplan von Anfang bis Ende.

In einfachen Worten ist ein Gantt-Diagramm dazu gedacht, genau zu kommunizieren, was zu tun ist, damit das Projekt innerhalb einer bestimmten Frist erfolgreich abgeschlossen werden kann. Als solches wird es im Projektmanagement häufig verwendet, um Teams und Ressourcen im Hinblick auf strategische Ziele zu koordinieren.

Das moderne Gantt-Diagramm hat sich in den 1990er Jahren in zahlreichen Branchen durchgesetzt. Seine Ursprünge lassen sich jedoch viel weiter zurückverfolgen – bis in das späte 19. Jahrhundert. 1896 erstellte der polnische Ingenieur Karol Adamiecki das „Harmonogramm“, die früheste bekannte Version dessen, was später als Gantt-Diagramm bekannt werden sollte. Zur gleichen Zeit entwickelte der amerikanische Maschinenbauingenieur Henry Gantt ähnliche Ideen zur Organisation von Aufgaben in der verarbeitenden Industrie.

1923 beschrieb der Ingenieur und Unternehmensberater Henry Wallace Clark in seinem Buch „The Gantt Chart; a Working Tool of Management“ (Das Gantt-Diagramm; ein praktisches Management-Tool) Struktur, Verwendung und Vorteile der Arbeit von Gantt und etablierte damit den Begriff „Gantt-Diagramm“ in der Sprache des modernen Managements. Die ersten Gantt-Diagramme wurden noch per Hand gezeichnet und waren deshalb für die zunehmende Komplexität der sich entwickelnden verarbeitenden Industrie in den 1950er Jahren nur bedingt geeignet. Erst mit dem Aufkommen von Computersoftware wurden Gantt-Diagramme wieder praxistauglich.

Heute gehören Gantt-Diagramme zu den weltweit am häufigsten verwendeten Methoden zur Planung und Visualisierung von Arbeitsabläufen.

Mit dem passenden IT-Framework ist eine effektive Zusammenarbeit und Steuerung möglich. Daher entscheiden sich viele Unternehmen entweder für ITSM/ITIL oder DevOps. Allerdings kann es problematisch sein, sich ausschließlich auf den einen oder den anderen Ansatz festzulegen.

ITSM/ITIL und DevOps schließen sich keineswegs gegenseitig aus – beide haben ihre eigenen Ziele und Funktionen. Im Folgenden finden Sie allgemeine Definitionen der beiden Begriffe sowie einen Überblick über ihre Beziehung zueinander:

Planung umfangreicher Projekte

Mithilfe von Gantt-Diagrammen können sich alle Beteiligten einen Überblick über den gesamten Umfang des Projekts verschaffen, einschließlich Projektdauer, Reihenfolge der Aufgaben, Zuständigkeiten und erforderlicher Ressourcen. Dies vereinfacht die Planungsphasen bei der Vorbereitung von Projekten erheblich und bietet einen umfassenden Überblick über die anstehenden Arbeiten.
Grafik, die den Einsatz von Gantt-Diagrammen veranschaulicht

Reibungslosen Ablauf größerer Projekte organisieren

Große Projekte mit mehreren zu erbringenden Leistungen, an denen ganze Teams oder Abteilungen beteiligt sind, lassen sich unter Umständen nur schwer steuern. Mithilfe von Gantt-Diagrammen können Projektleiter große Projekte in kleinere, besser zu überblickende Aufgaben unterteilen. So lassen sich selbst die komplexesten Initiativen effektiv umsetzen.

Teamzusammenarbeit zwischen Aufgaben fördern

Die Steuerung komplexer Projekte von der Konzeption bis zum Abschluss erfordert eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit der Teammitglieder. Ein Gantt-Diagramm verschafft den Teammitgliedern Transparenz und zeigt eindeutig auf, welche Aufgaben noch zu erledigen sind und wer dafür zuständig ist. Dank dieser klaren Übersicht über die aktuellen Ziele, die nächsten Schritte, Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und etwaige Verzögerungen oder andere Probleme, die das Projekt verlangsamen könnten, können die Teams ihre Bemühungen koordinieren, ohne ungewollt wichtige Schritte zu vernachlässigen oder redundante Arbeit zu leisten.

Arbeitsauslastung und Zeitachsen abschätzen

Angesichts der zahlreichen Variablen, die beim Projektmanagement zu berücksichtigen sind, kann es schwierig sein, den erforderlichen Arbeits- und Zeitaufwand genau zu bestimmen. Gantt-Diagramme sind ein gutes Instrument zur Abschätzung der Arbeitsauslastung und der Zeitachse. Sie liefern zuverlässige Prognosen, die für die Planung von Fälligkeitsterminen, die Erstellung von Budgets und die Zuweisung von Ressourcen verwendet werden können.

Auf Laien kann ein Gantt-Diagramm einschüchternd wirken. Das täuscht allerdings: Gantt-Diagramme sind auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt. Mit etwas Anleitung kann jeder lernen, Gantt-Diagramme auf einen Blick zu lesen. Voraussetzung dafür ist, die einzelnen Elemente des Diagramms zu erkennen und zu verstehen, wie sie zusammenwirken, damit eine genaue Übersicht über den Projektstatus und die nächsten Schritte entsteht.

Zu den wichtigsten Elementen eines Gantt-Diagramms gehören:

Aufgabenliste

Die Aufgabenliste befindet sich vertikal auf der linken Seite des Diagramms. Darin wird jede Aufgabe innerhalb des Projekts beschrieben. Größere Aufgaben werden in Unteraufgaben unterteilt. Die Aufgaben können auch nach Abteilung oder Produktionsphase gruppiert werden.

Zeitachse

Die Zeitachse verläuft horizontal am oberen Rand des Diagramms und gibt die geschätzte Dauer des Projekts an. Diese kann in Tage, Wochen, Monate oder mehr unterteilt werden. Die Zeitachse enthält die geplanten Start- und Endtermine für das Projekt sowie die Starttermine für einzelne Aufgaben und Unteraufgaben.

Meilensteine

Wichtige Ereignisse wie Genehmigungen, Entscheidungen, Ergebnisse usw. werden im Diagramm hervorgehoben, damit sich die Teams auf die wesentlichen Termine und Ziele konzentrieren können.

Abhängigkeiten

Wichtige Aufgaben hängen oft davon ab, dass vorhergehende Aufgaben abgeschlossen sind. Diese Abhängigkeiten werden im Gantt-Diagramm gekennzeichnet und durch Linien dargestellt, die abhängige Aufgaben miteinander verbinden.

Verzögerungszeit/Vorlaufzeit

Verzögerungs- und Vorlaufzeit (Lag/Lead Time) sind zwei Komponenten eines Gannt-Diagramms, die die Zeitspanne zwischen den Aufgaben angeben. Die Verzögerungszeit ist der Zeitraum zwischen dem Abschluss einer vorhergehenden Aufgabe und dem Beginn einer nachfolgenden Aufgabe. Die Vorlaufzeit ist die Zeitspanne, in der die vorhergehende Aufgabe vor ihrem eigentlichen Start beginnen kann.

Kritischer Pfad

Der kritische Pfad ist die längste Abfolge von Aufgaben, die planmäßig abgeschlossen werden müssen, damit das Projekt zu seinem Fälligkeitsdatum fertiggestellt werden kann.

Ressourcen

Der Abschnitt für Ressourcen umfasst die Person oder das Team, die mit der Durchführung bestimmter Aufgaben betraut sind. Das Ressourcenfeld kann zudem Geräteressourcen sowie Verbrauchsressourcen wie Verbrauchsmaterial enthalten.

Die ITBM-Lösungen von ServiceNow, die auf der preisgekrönten Now Platform basieren, stellen Unternehmen die Tools und Ressourcen zur Verfügung, mit denen sie Projekte so steuern können, dass sie einen unvergleichlichen Geschäftsnutzen erzielen. Im Mittelpunkt steht dabei die ITBM-Gantt-Diagramm-Funktionalität von ServiceNow, die in der Planungskonsole verfügbar ist.

ServiceNow optimiert herkömmliche Gantt-Diagramme. Die Gantt-Diagramme enthalten Farbkodierungen und veranschaulichen auf einfache und transparente Weise den Status der einzelnen Aufgaben und den Prozentsatz, der bereits abgeschlossen ist. Symbole neben den Aufgaben zeigen an, zu welcher Phase das jeweilige Element gehört, und ein Umschalter zeigt/versteckt den kritischen Pfad. Darüber hinaus stehen Optionen zum Hinzufügen und Löschen von Aufgaben, zum Ändern von Terminen und Abhängigkeiten sowie zum genauen Abrufen des Projektfortschritts zur Verfügung.

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Grafik die die ITBM-Gantt-Diagramm-Funktionalität von ServiceNow in der Planungskonsole veranschaulicht

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