Was ist Projektportfoliomanagement (PPM)?

Der Begriff Projektportfoliomanagement kann im Grunde für jede beliebige Strategie zur Verwaltung von Projektgruppen stehen. Erfolgreiches PPM folgt jedoch in der Regel einer Abfolge von fünf festgelegten Schritten. Diese Schritte ermöglichen es Unternehmen, die gesamte Palette potenzieller Projekte, die sie verfolgen möchten, zu erfassen und dann so lange zu verfeinern, bis nur noch die Optionen übrig bleiben, die vordefinierte Auswahlkriterien auf der Grundlage von ROI, Effizienz, Risiko, strategischer Ausrichtung und mehr erfüllen.

Mit anderen Worten: Die fünf Schritte des PPM helfen Unternehmen, Prioritäten zu setzen, unrentable Projekte auszusortieren und ihre Zeit und Ressourcen auf die Projekte zu konzentrieren, die die größte Wirkung haben. Sie stellen darüber hinaus sicher, dass alle genehmigten Projekte im Einklang mit der Unternehmensstrategie stehen und dass das Portfolio in Bezug auf Risiko und Ergebnisse richtig ausbalanciert ist.

In diesem Sinne sehen die fünf Schritte wie folgt aus:

Das Projektportfoliomanagement ist ein wichtiges Tool, das dazu beiträgt, dass Projekte einen positiven Beitrag zum Geschäftserfolg leisten. Bevor sie dies jedoch tun können, gilt es, den Erfolg selbst zu definieren. Ehe mit dem PPM begonnen wird, müssen die strategischen Ziele eines Unternehmens klar beschrieben und die Metriken für die Bewertung von Projekten festgelegt werden. Die Bewertungskriterien können vielfältig sein, basieren aber in der Regel entweder auf finanziellen Zielen oder auf anderen Bewertungsmetriken wie der strategischen Ausrichtung, der technischen Machbarkeit oder der Marktattraktivität.

Fehlen eindeutige Definitionen von Erfolg und Wert, sind die Unternehmen gezwungen, die Projektauswahl auf Grundlage weniger konkreter Kriterien zu treffen. Das Resultat ist ein Portfolio, das in Bezug auf Risiko, Ertrag oder strategische Relevanz nicht ausgewogen ist.

Sobald die strategischen Ziele festgelegt sowie Erfolg und Wert definiert sind, verfügen Unternehmen über eine solide Grundlage, auf der sie Projektportfolios erstellen können.

Beginnen Sie mit der Erfassung aller potenziellen Projekte, indem Sie Einblicke heranziehen, die aus Kundenfeedback, von Mitarbeitern, von Führungskräften, aus der strategischen Planung sowie aus Compliance- und regulatorischen Anforderungen gewonnen wurden. Als Nächstes nehmen Sie laufende Projekte in das Projektinventar auf, damit auch diese evaluiert und entweder bestätigt oder gestoppt werden können. Sammeln Sie alle Daten zu diesen Projekten, die es ermöglichen, sie anhand der in Schritt 1 festgelegten Kriterien zu bewerten. Fügen Sie Schätzungen zu den Abhängigkeiten und Ressourcen hinzu, die benötigt werden, um jedes Projekt erfolgreich abzuschließen. Diese Zahlen müssen zu diesem Zeitpunkt noch nicht ganz genau sein. Grobe Näherungswerte reichen aus, um potenzielle Projekte in diesem Stadium zu identifizieren, wobei davon auszugehen ist, dass weitere Projekte vor ihrer Durchführung eine genauere Validierung erfordern.

Der nächste Schritt im Prozess besteht darin, zu bestimmen, welche Kombination von Projekten den größtmöglichen Gesamtwert für das Portfolio ergibt. Erstellen Sie anhand der zuvor festgelegten Bewertungskriterien ein Diagramm, in dem Sie die in Frage kommenden Projekte vergleichen und einordnen. Die Rangfolge kann auf Grundlage des geschätzten finanziellen Werts oder anderer Wertkriterien erstellt werden. Ordnen Sie die Projekte im Diagramm vom höchsten zum niedrigsten Wert an.

Nach der Klassifizierung aller in Frage kommenden Projekte beginnen Sie mit der Zuweisung der verfügbaren Ressourcen, wobei Sie den Projekten mit dem höchsten Wert Priorität einräumen. Wenn die Ressourcen erschöpft sind, streichen Sie die Projekte, deren Wert nicht ausgereicht hat, um Ressourcen zu erhalten, sodass eine Schnittmenge entsteht und vorläufig festgelegt wird, welche Projekte in das Portfolio aufgenommen werden und welche nicht. Dieses Portfolio ist nicht in Stein gemeißelt: Es muss anschließend noch diskutiert, überprüft und überwacht werden. Der Schritt der Projektpriorisierung dient lediglich der Festlegung von Baselines und der Bereitstellung von Daten für die spätere Entscheidungsfindung.

Die ersten Schritte des Projektportfoliomanagements beruhen auf Ressourcen- und Kostenschätzungen, um eine grobe, abstrakte Schätzung des Projektwerts und -ertrags zu erstellen. Nähert sich das Portfolio jedoch seiner Fertigstellung, müssen diese Schätzungen validiert werden. Arbeiten Sie mit denjenigen zusammen, die die Projekte durchführen und Ihnen präzisere Zahlen liefern können. Berücksichtigen Sie mögliche Engpässe, die Verfügbarkeit von Fachkräften, Abhängigkeiten und alle anderen Faktoren, die sich auf die Durchführbarkeit des Projekts auswirken könnten.

Unberücksichtigte Abweichungen wird es immer geben, aber ein genauerer und fundierterer Blick auf die Durchführbarkeit wird dazu beitragen, dass nur die Projekte mit den besten Erfolgsaussichten in das Portfolio aufgenommen werden.

Sobald das vorgeschlagene Portfolio optimiert und beschlossen wurde und die einzelnen Projekte angemessen validiert sind, steht der letzte Schritt an: die Umsetzung des Portfolios. Starten Sie die Projekte und beginnen Sie damit, die Leistung zu messen, den Fortschritt der einzelnen Projekte zu überwachen und sie laufend zu verwalten, um sicherzustellen, dass sie die festgelegten Ziele erreichen.

PMOs und Projektmanager müssen in dieser Phase eng zusammenarbeiten und sich mit dem Portfoliomanager abstimmen, um relevante Leistungsdaten zu erfassen, Ressourcen zuzuweisen und umzuverteilen sowie Überprüfungen zu planen und einzuleiten. Diese Stakeholder müssen außerdem bereit und in der Lage sein, bei Bedarf Änderungen am Portfolio und den zugehörigen Projekten vorzunehmen. Dieser letzte Schritt ist fortlaufend und erstreckt sich über die gesamte Lebensdauer des Portfolios.