Was ist Projektportfoliomanagement (PPM)?

Projektportfoliomanagement (PPM) ist eine Strategie zur Ausrichtung und Verwaltung miteinander verbundener, zusammenhängender und abhängiger Projekte, Programme und Vorhaben.

Projektportfolios bestehen aus Programmen, Prozessen, Abläufen und Projekten, die auf Grundlage ihrer strategischen Bedeutung für ein Unternehmen und seine Ziele gruppiert sind. Diese Projekte mögen zwar strategisch aufeinander abgestimmt sein. Sie in ihrer Gesamtheit zu erfassen, kann jedoch ein schwieriges und komplexes Unterfangen sein. PPM hilft bei der Rationalisierung dieses Vorhabens, indem es eine Gesamtansicht der Projekte als eine Einheit schafft und Unternehmen dabei unterstützt, die Projekte zu priorisieren und so zu ordnen, dass ein optimaler Geschäftsertrag erzielt wird.

Aspekte des Projektportfoliomanagements

In Anbetracht ihrer Ähnlichkeit werden die Begriffe „Projektportfoliomanagement“ und „Projektmanagement“ manchmal synonym verwendet. Sie beschreiben jedoch zwei unterschiedliche Strategien mit jeweils eigenen Anwendungsfällen und Zielen.

Projektmanagement ist ein weit gefasster Begriff, der die Strategien, Tools und Techniken beschreibt, die bei der Verwaltung eines Projekts eingesetzt werden. Projekte sind zeitlich befristet. Sie bestehen für einen bestimmten Zeitraum und führen im Idealfall zu einem fertigen Produkt oder Service. Project Management Offices (PMOs) und Projektmanager nutzen das Projektmanagement für die Abwicklung von Projekten. Dabei werden Kosten und Budgets festgelegt, Ressourcen zugewiesen, Verantwortlichkeiten übertragen und Berichte für Stakeholder erstellt.

Das Projektportfoliomanagement koordiniert und analysiert den möglichen Wert von Sammlungen (Portfolios) verwandter Projekte, Programme und Anforderungen. PPM ist ein übergeordneter Ansatz, der das Projektmanagement mit der Unternehmensverwaltung verbindet. Er unterstützt Unternehmen dabei, Projekte danach auszuwählen, wie gut sie auf die Unternehmensziele abgestimmt sind oder diese unterstützen.

PPM bietet einen ganzheitlichen Echtzeitüberblick über den Status und den Zustand von Projektgruppen und über die damit verbundenen Ressourcen und Abhängigkeiten. Wenn es effektiv genutzt wird, ergeben sich daraus einige wichtige Vorteile.

Verbesserte Projektauswahl

Der Geschäftserfolg hängt davon ab, dass Unternehmen auf Grundlage von Zielen, Risiken, Ressourcen usw. die richtigen Projekte auswählen. Allerdings ist der Auswahlprozess nicht immer klar und führt oft dazu, dass Unternehmen Projekte in Angriff nehmen, die nicht mit den strategischen Zielen übereinstimmen. In anderen Fällen konzentrieren sich einzelne Entscheidungsträger oder sogar ganze Abteilungen zu sehr auf Lieblingsprojekte. Dadurch werden wertvolle Zeit und Ressourcen auf Kosten anderer, sinnvollerer Optionen gebunden.

Mit PPM kann der Projektauswahlprozess verbessert werden, indem verlässliche Daten, Bewertungsmodelle und andere quantitative und qualitative Ansätze einbezogen werden. So ist gewährleistet, dass die Projekte auf Grundlage der relevanten Kriterien ausgewählt werden. Gleichzeitig können aktuelle Projekte, die keinen Beitrag zum Erreichen der Unternehmensziele leisten, einfach und objektiv identifiziert und aus dem Portfolio entfernt werden.

Vermindertes Unternehmensrisiko

Projektrisiken existieren nicht im luftleeren Raum. Sie sind eng mit dem Ertragspotenzial verknüpft, sodass bestimmte Risiken vertretbar sind, andere hingegen nicht. PPM verschafft Unternehmen einen klaren Überblick über das Verhältnis von Risiken und Erträgen ganzer Projektportfolios und zeigt auf, welche Risiken es wert sind, eingegangen zu werden, und welche nicht.

Mithilfe von PPM-Kalkulationstools lassen sich die Projektkosten analysieren und mit dem potenziellen Nutzen vergleichen. Integrierte Warnungen helfen PMOs und Projektmanagern, Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und technische Probleme schnell zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu größeren Komplikationen führen können. Richtig implementiert, minimiert das Projektportfoliomanagement das Projektrisiko und ermöglicht es Unternehmen, nur die Projekte in ihr Portfolio aufzunehmen, deren Wert ausreichend ist, um potenzielle Risiken wettzumachen.

Verbesserte Kommunikation

Wenn Projekte einzeln bewertet und verwaltet werden, kann dies dazu führen, dass Silos zwischen einzelnen Personen, Abteilungen und Entscheidungsträgern entstehen. PPM bringt diese Stakeholder zusammen und ermöglicht es ihnen, sich ganzheitlich über das gesamte Projektportfolio abzustimmen und ein homogeneres Team zu bilden.

PPM räumt die Barrieren zwischen den Projekten aus dem Weg und verschafft den Verantwortlichen einen umfassenden Überblick über die Gesamtauswirkungen verwandter Projekte. Damit sind sie nicht mehr gezwungen, nur eine begrenzte Anzahl spezifischer Projekte zu bewerten und auszuwählen. Daraus resultieren ein verbesserter Kommunikationsfluss, der alle Beteiligten einbezieht, sowie eine fundiertere Entscheidungsfindung.

Verkürzte Projektlaufzeiten

Ein Projekt von der Konzeption bis zur Übergabe zu führen, ist ein komplexes Vorhaben. Unvorhergesehene Faktoren können und werden zu Komplikationen führen, was wiederum häufig Projektverzögerungen nach sich zieht und die Projektleiter zwingt, die Fristen anzupassen und gleichzeitig die Ausgaben zu erhöhen. Wenn das Budget und der Zeitplan für ein Projekt aus dem Ruder laufen, geht das zu Lasten der potenziellen Rendite. Durch festgefahrene Projekte werden außerdem Ressourcen von anderen wichtigen Aufgaben abgezogen, was sich über das eigentliche Projekt hinaus auf das Unternehmen auswirkt.

PPM nutzt intuitive Echtzeitberichte, sodass Verantwortliche Abweichungen, Engpässe und andere Probleme erkennen können, die Projekte verzögern oder zum Scheitern bringen können. Sie können dann sofort Korrekturmaßnahmen ergreifen und das Projekt wieder auf den richtigen Weg bringen, bevor es zu weit zurückfällt und nicht mehr zu retten ist.

Höherer ROI

Nahezu jedes Projekt hat das Ziel, höhere Erlöse zu erzielen, als für die Erstellung und Durchführung des Projekts aufgewendet werden. Die Kapitalrendite (Return on Investment, ROI) ist seit jeher ein zuverlässiger Maßstab für den Projekterfolg und PPM soll sicherstellen, dass die Projekte, die Unternehmen verfolgen und in ihr Portfolio aufnehmen, eine signifikante positive Rendite für die investierten Gelder und Ressourcen erbringen.

Durch verbesserte Auswahlprozesse, eine effektivere Kommunikation über die verschiedenen Ebenen hinweg, ein geringeres Projektrisiko und eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden, trägt PPM dazu bei, dass sich Projektinvestitionen amortisieren und zum Wachstum der Unternehmen beitragen, die sie durchführen.

Der Begriff Projektportfoliomanagement kann im Grunde für jede beliebige Strategie zur Verwaltung von Projektgruppen stehen. Erfolgreiches PPM folgt jedoch in der Regel einer Abfolge von fünf festgelegten Schritten. Diese Schritte ermöglichen es Unternehmen, die gesamte Palette potenzieller Projekte, die sie verfolgen möchten, zu erfassen und dann so lange zu verfeinern, bis nur noch die Optionen übrig bleiben, die vordefinierte Auswahlkriterien auf der Grundlage von ROI, Effizienz, Risiko, strategischer Ausrichtung und mehr erfüllen.

Mit anderen Worten: Die fünf Schritte des PPM helfen Unternehmen, Prioritäten zu setzen, unrentable Projekte auszusortieren und ihre Zeit und Ressourcen auf die Projekte zu konzentrieren, die die größte Wirkung haben. Sie stellen darüber hinaus sicher, dass alle genehmigten Projekte im Einklang mit der Unternehmensstrategie stehen und dass das Portfolio in Bezug auf Risiko und Ergebnisse richtig ausbalanciert ist.

In diesem Sinne sehen die fünf Schritte wie folgt aus:

1. Bestimmen Sie den Umfang Ihres Geschäfts und Ihres Portfolios

Das Projektportfoliomanagement ist ein wichtiges Tool, das dazu beiträgt, dass Projekte einen positiven Beitrag zum Geschäftserfolg leisten. Bevor sie dies jedoch tun können, gilt es, den Erfolg selbst zu definieren. Ehe mit dem PPM begonnen wird, müssen die strategischen Ziele eines Unternehmens klar beschrieben und die Metriken für die Bewertung von Projekten festgelegt werden. Die Bewertungskriterien können vielfältig sein, basieren aber in der Regel entweder auf finanziellen Zielen oder auf anderen Bewertungsmetriken wie der strategischen Ausrichtung, der technischen Machbarkeit oder der Marktattraktivität.

Fehlen eindeutige Definitionen von Erfolg und Wert, sind die Unternehmen gezwungen, die Projektauswahl auf Grundlage weniger konkreter Kriterien zu treffen. Das Resultat ist ein Portfolio, das in Bezug auf Risiko, Ertrag oder strategische Relevanz nicht ausgewogen ist.

2. Verwalten Sie Projektideen

Sobald die strategischen Ziele festgelegt sowie Erfolg und Wert definiert sind, verfügen Unternehmen über eine solide Grundlage, auf der sie Projektportfolios erstellen können.

Beginnen Sie mit der Erfassung aller potenziellen Projekte, indem Sie Einblicke heranziehen, die aus Kundenfeedback, von Mitarbeitern, von Führungskräften, aus der strategischen Planung sowie aus Compliance- und regulatorischen Anforderungen gewonnen wurden. Als Nächstes nehmen Sie laufende Projekte in das Projektinventar auf, damit auch diese evaluiert und entweder bestätigt oder gestoppt werden können. Sammeln Sie alle Daten zu diesen Projekten, die es ermöglichen, sie anhand der in Schritt 1 festgelegten Kriterien zu bewerten. Fügen Sie Schätzungen zu den Abhängigkeiten und Ressourcen hinzu, die benötigt werden, um jedes Projekt erfolgreich abzuschließen. Diese Zahlen müssen zu diesem Zeitpunkt noch nicht ganz genau sein. Grobe Näherungswerte reichen aus, um potenzielle Projekte in diesem Stadium zu identifizieren, wobei davon auszugehen ist, dass weitere Projekte vor ihrer Durchführung eine genauere Validierung erfordern.

3. Priorisieren Sie Projekte

Der nächste Schritt im Prozess besteht darin, zu bestimmen, welche Kombination von Projekten den größtmöglichen Gesamtwert für das Portfolio ergibt. Erstellen Sie anhand der zuvor festgelegten Bewertungskriterien ein Diagramm, in dem Sie die in Frage kommenden Projekte vergleichen und einordnen. Die Rangfolge kann auf Grundlage des geschätzten finanziellen Werts oder anderer Wertkriterien erstellt werden. Ordnen Sie die Projekte im Diagramm vom höchsten zum niedrigsten Wert an.

Nach der Klassifizierung aller in Frage kommenden Projekte beginnen Sie mit der Zuweisung der verfügbaren Ressourcen, wobei Sie den Projekten mit dem höchsten Wert Priorität einräumen. Wenn die Ressourcen erschöpft sind, streichen Sie die Projekte, deren Wert nicht ausgereicht hat, um Ressourcen zu erhalten, sodass eine Schnittmenge entsteht und vorläufig festgelegt wird, welche Projekte in das Portfolio aufgenommen werden und welche nicht. Dieses Portfolio ist nicht in Stein gemeißelt: Es muss anschließend noch diskutiert, überprüft und überwacht werden. Der Schritt der Projektpriorisierung dient lediglich der Festlegung von Baselines und der Bereitstellung von Daten für die spätere Entscheidungsfindung.

4. Validieren Sie die vorgeschlagenen Projekte

Die ersten Schritte des Projektportfoliomanagements beruhen auf Ressourcen- und Kostenschätzungen, um eine grobe, abstrakte Schätzung des Projektwerts und -ertrags zu erstellen. Nähert sich das Portfolio jedoch seiner Fertigstellung, müssen diese Schätzungen validiert werden. Arbeiten Sie mit denjenigen zusammen, die die Projekte durchführen und Ihnen präzisere Zahlen liefern können. Berücksichtigen Sie mögliche Engpässe, die Verfügbarkeit von Fachkräften, Abhängigkeiten und alle anderen Faktoren, die sich auf die Durchführbarkeit des Projekts auswirken könnten.

Unberücksichtigte Abweichungen wird es immer geben, aber ein genauerer und fundierterer Blick auf die Durchführbarkeit wird dazu beitragen, dass nur die Projekte mit den besten Erfolgsaussichten in das Portfolio aufgenommen werden.

5. Messen, überwachen und verwalten

Sobald das vorgeschlagene Portfolio optimiert und beschlossen wurde und die einzelnen Projekte angemessen validiert sind, steht der letzte Schritt an: die Umsetzung des Portfolios. Starten Sie die Projekte und beginnen Sie damit, die Leistung zu messen, den Fortschritt der einzelnen Projekte zu überwachen und sie laufend zu verwalten, um sicherzustellen, dass sie die festgelegten Ziele erreichen.

PMOs und Projektmanager müssen in dieser Phase eng zusammenarbeiten und sich mit dem Portfoliomanager abstimmen, um relevante Leistungsdaten zu erfassen, Ressourcen zuzuweisen und umzuverteilen sowie Überprüfungen zu planen und einzuleiten. Diese Stakeholder müssen außerdem bereit und in der Lage sein, bei Bedarf Änderungen am Portfolio und den zugehörigen Projekten vorzunehmen. Dieser letzte Schritt ist fortlaufend und erstreckt sich über die gesamte Lebensdauer des Portfolios.

Ein richtig verwaltetes Portfolio kann jedem Unternehmen erhebliche Vorteile bieten. Die Komplexität sich ändernder Anforderungen und die Skalierung von Projekten können das Projektportfoliomanagement jedoch erheblich erschweren. ServiceNow, ein weltweit führender Anbieter im IT-Management, bietet die Lösung.

ServiceNow Project Portfolio Management verwaltet Ergebnisse, um Unternehmen dabei zu helfen, Werte zu schaffen, Unsicherheiten mit flexibler Planung abzufangen und schnellere Portfoliolösungen durch Skalierung der Arbeit zu liefern. ServiceNow PPM basiert auf der bahnbrechenden Now Platform und umfasst leistungsstarke Funktionen zur Vereinfachung und Optimierung des PPM-Prozesses.

Die Roadmap-Planung hilft, Teams und Investitionen an den festgelegten Geschäftszielen zu orientieren. Die Szenarioplanung nutzt Was-wäre-wenn-Analysen, um Projekte auf Grundlage sich verändernder Möglichkeiten zu bewerten. Das Innovationsmanagement erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teams und beschleunigt die effiziente Sammlung und Bewertung von Ideen. Die Investitionsfinanzierung hilft bei der Zuweisung wichtiger Ressourcen anhand von strategischen Zielen, Portfolios und Business Services. Demand Management zentralisiert die Anforderungen des Unternehmens und der IT und verbessert den Investitionsprozess für neue Produkte und Services, die am besten auf die wichtigsten Geschäftsinitiativen abgestimmt sind. Das Endergebnis? Optimaler Einblick in Projekte und Portfolios sowie verbesserte Anpassungsfähigkeit, Flexibilität, Geschwindigkeit und eine optimale Abstimmung auf die Strategie.

Erste Schritte mit Project Portfolio Management

PPM ist Teil von ServiceNow IT Business Management und stellt eine effektive Lösung zur Optimierung von Projektportfolios dar, um den Geschäftsnutzen zu steigern.