Was ist Wertstromzuordnung (VSM)?

Mit Wertstromzuordnung (Value Stream Mapping, VSM) haben Unternehmen die Möglichkeit, jeden Schritt bei der Bereitstellung eines Produkts oder Service visuell darzustellen, zu analysieren und zu verbessern.

Jedes Unternehmen, das mit Kunden interagiert, sollte sich der Bedeutung der Wertschöpfung bewusst sein. Ohne nachweisbaren und messbaren Wert werden Kunden nicht vom Käufer zum Fan. Angesichts der wachsenden Märkte und der immer zahlreicheren Kaufoptionen wird es jedoch immer schwieriger, Wertversprechen zu entwickeln, die sich von der Masse abheben. An dieser Stelle bieten Wertstrommanagement und -zuordnung einen Lösungsansatz.

VSM ist ein Teilbereich des Wertstrommanagements (Value Stream Management). Hierbei handelt es sich um den Prozess der Integration aller Aspekte Ihres Workflows, also den End-to-End-Prozess der Entwicklung und Bereitstellung von Software für Ihre Kunden. Das Wertstrommanagement verläuft in einem kontinuierlichen Zyklus, der mit dem Feedback der Kunden beginnt. Dieses Feedback löst die Nachfrage aus. Am Ende des Zyklus steht das betriebliche Management der Funktionen, die diese Nachfrage unterstützen, was wiederum zu neuem Feedback führt. Durch die Integration technischer Lösungen wird dieser geschäftliche Workflow bei jedem Schritt unterstützt – von der Priorisierung und Planung über die Erstellung, Prüfung und Bereitstellung bis hin zum Betriebs- und Servicemanagement.

Die Integration beschreibt allerdings nur die Mechanik der Wertstromzuordnung. Der eigentliche Schlüssel zur Wertschöpfung ist der Wert – der Wert für den Kunden, um genau zu sein. Der Workflow muss in der Lage sein, den Wertfluss für den Kunden und damit auch für das Unternehmen zu optimieren. Darüber hinaus hilft ein effektives VSM bei der Identifizierung und Beseitigung von Engpässen, indem es Ihr Unternehmen als einen integrierten Strom und nicht als eine Reihe von Einzelpunkten betrachtet. Die Wertstromzuordnung beschreibt die Reporting-Aspekte des Wertstrommanagements.

Bei der Zuordnung steht der Wert während des gesamten Entwicklungs- und Lieferprozesses im Vordergrund. VSM erfolgt in Form hochvisueller Flussdiagramme und verwendet Symbole und Richtungspfeile zur Darstellung von Arbeitsaufgaben und Informationsflüssen. VSM unterscheidet sich jedoch von den traditionellen Flussdiagrammen, da es sich auf den Wert konzentriert. Jedes Element, das mit einem Schritt im Prozess verbunden ist, wird aus Sicht des Kunden als wertschöpfend (oder nicht wertschöpfend) eingestuft. Das Unternehmen kann dann die Aufgaben, die keinen offensichtlichen Mehrwert für Kunden darstellen, überprüfen, überarbeiten oder überdenken.

Die Wertstromzuordnung ist ein Teil des Lean-Ansatzes zur Maximierung des Wertes bei gleichzeitiger Minimierung der Verschwendung. Der Lean-Ansatz definiert „Wert“ als alles, wofür der Kunde bereit ist zu zahlen. Dazu gehören relevante Services, Produkte, Funktionen, Support usw. „Verschwendung“ beschreibt Schritte oder Aspekte des Prozesses, für die der Kunde nicht zahlen möchte, z. B. Mängel, Wartezeiten, Funktionen mit geringem Wert, unnötige Dokumentations- oder Genehmigungsprozesse, Aufgabenwechsel und die Suche nach Informationen.

Der Zweck der Wertstromzuordnung ist relativ einfach: Sie hilft Ihrem Unternehmen, ganze Prozesse zu visualisieren und zu verbessern, indem sie Schritte identifiziert und in „wertschöpfend“ oder „Verschwendung“ einstuft. Anschließend können Sie die entsprechenden Prozesse straffen, um einen höheren Wert für Kunden zu erzielen.

Am Ende steht ein strukturiertes Bild davon, wie Elemente durch den Wertstrom fließen und wo Änderungen zur Optimierung des Gesamtprozesses vorgenommen werden können. Mit anderen Worten: Bei VSM geht es darum, die als Verschwendung angesehenen Schritte zu reduzieren, die der Bereitstellung eines unverfälschten Kundenwerts im Wege stehen.

Bei steigender Nachfrage und komplexer werdenden Entwicklungsprozessen besteht die Gefahr, den Kunden aus den Augen zu verlieren. VSM richtet diesen Fokus neu aus und identifiziert die Aspekte Ihrer Prozesse, die Ihren Kunden tatsächlich wichtig sind. Es rückt ihre Bedürfnisse, Wünsche und Sorgen in den Mittelpunkt und hilft Ihnen, den schnellsten und effizientesten Weg zur Kundenzufriedenheit zu finden.

Im Wesentlichen fungiert die Wertstromzuordnung als Repräsentant des Kunden und verschafft ihm in jeder Phase der Entwicklung Gehör.

Außerdem bricht VSM störende Informationssilos auf. Es bietet allen Beteiligten – von der Geschäftsleitung über die Abteilungsleiter bis hin zu den Teammitgliedern – eine einheitliche Sicht auf die Gesamtprozesse. Alle Beteiligten können ihren spezifischen Beitrag sehen, was er im Gesamtbild bedeutet und wie er für ein wertvolles, kundenorientiertes Endergebnis sorgt. Durch das Erstellen einer ganzheitlichen Momentaufnahme Ihrer bestehenden Prozesse können Sie frühere Stadien leicht mit überarbeiteten Ansätzen vergleichen und beurteilen, ob sich die Änderungen positiv ausgewirkt haben.

Nicht zuletzt ist VSM ein hervorragendes Tool, um wichtige Akteure und Entscheidungsträger auf eine gemeinsame Vision einzuschwören. Mit VSM können Sie in relativ kurzer Zeit Teams und Abteilungen aufeinander abstimmen, die Zustimmung der Führungsebene erlangen und wichtige Ziele und KPIs festlegen.

Wertstromzuordnung ist zwar immer auf den Wert für den Kunden ausgerichtet, sie kann jedoch verschiedene strategische Rollen spielen. Je nach den spezifischen Zielen, die ein Unternehmen oder eine Abteilung erreichen will, kann VSM, das auf verschiedenen Ebenen und unter Einbeziehung verschiedener Teams und Stakeholder angewendet wird, direkte Vorteile für jeden Aspekt eines Unternehmens bieten. Führungskräfte und Teamleiter können VSM als strategisches Tool einsetzen, um unternehmensweite Initiativen zu klären und zu vereinfachen. Gleichzeitig profitieren Entwickler und Spezialisten von VSM, indem sie direktere Roadmaps erstellen und Produktionsprozesse so gestalten, dass die Verschwendung verringert wird. Das wiederum ermöglicht es ihnen, kontinuierlich mehr und bessere Produkte zu produzieren.

Ungeachtet der Vorteile, die die Wertstromzuordnung im gesamten Unternehmen bietet, ist es letztendlich der Kunde, der am stärksten profitiert. VSM versetzt Unternehmen in die Lage, ihren Abnehmern mit weniger Ressourcen eine bessere Qualität zu bieten und ständig an der Verbesserung ihres Angebots zu arbeiten. Indem sie sich in erster Linie auf den Wert konzentrieren, erfüllen und übertreffen Unternehmen mit VSM die Kundenerwartungen beständiger.

Das Ergebnis von VSM ist im Wesentlichen ein Flussdiagramm. Wenn Sie jedoch gerade erst mit VSM beginnen, sind einige grundlegende Voraussetzungen zu erfüllen, bevor Sie zum Whiteboard-Marker greifen. Nachfolgend erläutern wir die wichtigsten Schritte von VSM.

1. Identifizieren Sie das Produkt oder die Produktfamilie

Der erste Schritt besteht darin, die Prozesse des Produkts oder der Produktfamilie zu bestimmen, die Sie verwalten wollen. Bedenken Sie dabei, dass neue Teams oder solche ohne VSM-Erfahrung unter Umständen eine VSM-Schulung benötigen.

2. Sichern Sie sich die Akzeptanz der Geschäftsleitung

Die Wertstromzuordnung bietet erhebliche Vorteile für das gesamte Unternehmen. Allerdings kann die Überarbeitung etablierter Prozesse ein schwieriges, zeitaufwändiges und teures Unterfangen sein. Bevor Sie mit dem VSM-Prozess beginnen, müssen Sie sich vergewissern, dass die Geschäftsleitung mit an Bord ist und sie unterstützt. Sie sollten möglicherweise mit einem vereinfachten VSM beginnen, das den potenziellen Wert aufzeigt, und Ihre Erkenntnisse daraus mit Ihren Entscheidungsträgern teilen, bevor Sie sich an etwas Umfassenderes wagen.

3. Bestimmen Sie die Probleme, die der Wertstrom lösen soll

Zu Beginn ist es unerlässlich, die Probleme zu ermitteln, die den wahrgenommenen Wert für den Kunden limitieren können. Welche Bedenken haben Ihre Kunden? Wo fordern sie Veränderungen? Was könnte sie dazu veranlassen, sich von Ihnen abzuwenden? Ihre Kunden sind diejenigen, die definieren, welche Schritte in Ihren Prozessen „wertvoll“ sind. Ziehen Sie also alle relevanten Daten oder Analysen heran, die Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche Hindernisse es gibt.

4. Legen Sie den Projektumfang fest

Der Wertstrom umfasst alle Schritte, die mit der Herstellung und Lieferung eines Produkts oder Service verbunden sind. Beim Wertstrommanagement muss das nicht der Fall sein. Sie können selbst entscheiden, auf welchen Teil des Wertstroms Sie sich konzentrieren wollen. Nehmen Sie sich die Zeit, den Umfang Ihres VSM-Projekts zu bestimmen, damit Sie sich auf die Bereiche konzentrieren können, die im Moment am wichtigsten sind.

5. Erfassen Sie Prozessdaten

Behalten Sie den Umfang Ihres Projekts im Auge und gehen Sie die Prozessschritte durch, die zur Bereitstellung des Produkts oder Service gehören. Achten Sie dabei genau auf die Informationsflüsse und die Arbeitsaktivitäten selbst sowie darauf, ob diese einen Mehrwert für den Kunden schaffen. Bewerten Sie die Leistung der einzelnen Schritte und fügen Sie Ihre Prozessdaten der Wertstromzuordnung hinzu.

6. Evaluieren Sie die Prozessschritte

Schauen Sie sich jeden Schritt des Prozesses genau an. Welche Schritte haben einen Wert und bei welchen Schritten wäre es Kunden egal, wenn sie wegfallen würden? Welche Schritte führen durchweg zu spürbaren Ergebnissen? Welche sind verfügbar, wenn sie gebraucht werden? Welche sind in der Lage, die Kundenanforderungen zu erfüllen? Und schließlich: Welche Schritte sind so flexibel, dass sie für mehrere Produkte innerhalb einer Produktfamilie verwendet werden können?

7. Kartieren Sie die Produktbewegung

Die Art und Weise, wie sich ein Produkt von einem Schritt zum nächsten bewegt, kann einen erheblichen Einfluss auf die Benutzer-Experience haben. Ermitteln Sie relevante Kommunikationsschnittstellen und identifizieren Sie Bereiche, in denen Produkte und Informationsflüsse ohne merkliche Verzögerung passieren, sowie Bereiche, in denen Lagerbestände auf Engpässe oder andere Probleme hinweisen, die sich negativ auf die Produktbewegung auswirken.

8. Erstellen Sie eine Zeitachse

Legen Sie für jeden Prozessschritt die Prozess- und Durchlaufzeiten fest. Während Sie versuchen, Verschwendung zu finden und zu beseitigen, sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass der Wert das Ziel ist. Zählen und überwachen Sie die Bestände während des gesamten Prozesses, vermerken Sie Ineffizienzen und ermitteln Sie etwaige Missverhältnisse zwischen Bearbeitungszeiten und Durchlaufzeiten. So erhalten Sie eine klare Vorstellung davon, an welchen Stellen Ihres Wertstroms Verschwendung vorliegt, und können entsprechende Abhilfemaßnahmen ergreifen.

9. Überprüfen Sie das VSM

An diesem Punkt sollte Ihre Wertstromzuordnung im Wesentlichen abgeschlossen sein. Treten Sie einen Schritt zurück und betrachten Sie das Ganze aus einem ganzheitlichen Blickwinkel. Aus dieser Perspektive – wenn Sie sehen, wie sich alles bewegt und zusammenarbeitet – wird die Verschwendung viel deutlicher sichtbar.

10. Erstellen Sie das zukünftige oder ideale VSM

Nachdem die Probleme in Ihren Prozessen klar identifiziert sind, besteht Ihr letzter Schritt darin, eine ideale Wertstromzuordnung zu entwickeln, die frei von unnötiger Verschwendung ist und deren Schwerpunkt auf der Wertschöpfung liegt. Diese Zuordnung stellt eine Zielvorgabe für Ihr Unternehmen dar, an der sich die Arbeit orientiert und die die Kommunikation vereinfacht. Mit einem idealen VSM, das Sie anstelle der bestehenden Prozesse implementieren können, sind Sie am Ziel der Wertstromzuordnung angelangt – also nehmen Sie sich die Zeit, um Ihre Zuordnung zu perfektionieren.

Wie bereits erwähnt, definiert VSM den Begriff „Verschwendung“ als alles, was dem Kunden keinen direkten Nutzen bringt. Hier einige Arten von Verschwendung, die mithilfe der Wertstromzuordnung identifiziert und beseitigt werden können:

Beförderung

Warenbewegungen von einem Ort zum anderen, einschließlich überflüssiger Bewegungen und Doppelumschlag.

Fehlerbehebung

Kosten, Zeit und Aufwand, die mit der Identifizierung und Korrektur von Mängeln oder anderen Fehlern verbunden sind.

Überproduktion/schnelleres Tempo als nötig

Produktion, die die Nachfrage übersteigt. Eine Überproduktion führt in der Regel zu mehr Änderungen, als der Kunde benötigt, und kann sich negativ auf Produktivität, Qualität und Produktionsflow auswirken.

Überverarbeitung

Mehr Arbeit oder mehr Schritte für ein Produkt oder einen Service, als der Kunde benötigt. Dies kann zu unnötiger Bewegung, schlechten Layouts und mangelhafter Kommunikation führen.

Wartezeit

Produkte, Personen oder Ausrüstungen, die derzeit nicht an der Fortführung des Prozesses beteiligt sind.

Nachfolgend finden Sie vier Best Practices, die Ihnen dabei helfen, die Wertstromzuordnung optimal einzusetzen.

Skizzieren Sie Ihr VSM von Hand

Kümmern Sie sich bei der Erstellung Ihres VSM nicht um die visuelle Perfektion. Verwenden Sie stattdessen Papier oder ein Whiteboard, dokumentieren Sie Ihre Schritte und identifizieren Sie Verschwendungsbereiche. Wenn Sie das VSM fertiggestellt haben und bereit sind, Ihre ideale Version zu erstellen, können Sie mithilfe einer speziellen Software ein Dokument entwickeln, das Sie in Ihrem Unternehmen verbreiten können.

Erleben Sie den Wertstrom direkt

Führen Sie die Wertstromzuordnung nicht vom Schreibtisch aus durch. Begeben Sie sich nach Möglichkeit dorthin, wo die Schritte stattfinden, und erleben Sie selbst, was wirklich geschieht. Wenn Sie nicht den gesamten Wertstrom „ablaufen“ und sich stattdessen auf Annahmen und Schilderungen aus zweiter Hand verlassen, entgehen Ihnen sehr wahrscheinlich wichtige Einblicke.

Machen Sie mehrere Durchläufe

Die Analyse des Wertstroms sollte keine einmalige Angelegenheit sein. Verschaffen Sie sich in einem ersten Durchlauf einen allgemeinen Überblick über den Strom. Darauf folgen detailliertere Durchläufe, um bestimmte Problembereiche zu ermitteln, damit Sie sich ein umfassenderes Bild machen können. Viele Unternehmen stellen darüber hinaus fest, dass die umgekehrte Betrachtung des Wertstroms (vom Endprodukt hin zur ursprünglichen Produktion) einen besseren Einblick in bestimmte Probleme vermittelt.

Fragen Sie „Warum“

VSM zielt darauf ab, Ihre Prozesse zu verbessern. Daher reicht es nie aus, einfach nur zu verstehen, wie etwas geschieht. Sie sollten sich auch fragen, warum es so gehandhabt wird. Fragen Sie so lange nach dem „Warum“, bis Sie die eigentlichen Beweggründe und die ursprünglichen Absichten bestimmter Schritte erkannt haben, damit Sie diese gegebenenfalls überarbeiten, ersetzen oder entfernen können.

Laut Forrester Wave™: Value Stream Management Solutions, Q3 2020 gehört ServiceNow zu den weltweit führenden Anbietern von VSM-Lösungen. Durch die Nutzung von Fähigkeiten aus einer Kombination von DevOps und ITBM, die Verwendung der Now Platform und den Betrieb in Verbindung mit IT Operations Management, IT Service Management sowie Governance, Risk, and Compliance bietet ServiceNow VSM Unternehmen mehrere wichtige Vorteile. Dazu gehören:

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