Was ist ein Business Continuity Plan?

Mit einem Business Continuity Plan (Geschäftskontinuitätsplan) halten Sie den Geschäftsbetrieb bei Notfällen am Laufen.

Wenn Sie ein Geschäft führen, schwimmen Sie stets gegen den Strom. Sobald Sie eine Pause einlegen, reißt die Strömung Sie mit. DC meldet, dass die Kosten eines Infrastrukturausfalls im Schnitt etwa 100.000 US-Dollar pro Stunde betragen und die Gesamtkosten ungeplanter Anwendungsausfälle sich pro Jahr auf 1,25 bis 2,5 Milliarden US-Dollar belaufen.

Wenn Ihre Geschäfte nicht mehr laufen, verlieren Sie Geld. Zusätzlich zum verlorenen Umsatz beeinträchtigen auch die Kosten für das Identifizieren und Beseitigen von Unterbrechungen den Gesamtgewinn Ihres Unternehmens. Dazu kommt noch die potenzielle Marken- und Rufschädigung aufgrund von Geschäftsunterbrechungen. Tatsächlich gaben in einer Umfrage unter Wirtschaftsführern aus dem Jahr 2019 83 % an, dass ihre oberste Priorität die Geschäftskontinuität bei einer Krise sei.

Unerwartete Ereignisse sind und bleiben leider unvermeidlich. Daher verlassen sich erfolgreiche Unternehmen auf Business Continuity Planning.

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Anatomie eines Business Continuity Plan

Ein Business Continuity Plan (BCP) beinhaltet Maßnahmen zur Sicherung der Geschäftskontinuität bei Cyberangriffen, Naturkatastrophen und anderen Vorfällen. Anders ausgedrückt: Wenn unvorhergesehene Ereignisse Ihr Unternehmen betreffen, kann ein Business Continuity Plan dabei helfen, den Geschäftsbetrieb wiederaufzunehmen.

Dazu muss ein Business Continuity Plan die folgenden Merkmale aufweisen:

  • Umfassend
    Ein effektiver Business Continuity Plan muss alle Eventualitäten abdecken. Das lässt sich schwer umsetzen, da unerwartete Bedrohungen naturgemäß unvorhergesehen sind. Als Faustregel sollten Sie mit Ihrem Plan Situationen wie Stromausfälle, Naturkatastrophen, Cyberangriffe, menschliche Fehler, Epidemien und Pandemien abdecken. Priorisieren Sie diese Risiken entsprechen ihren potenziellen Auswirkungen und ihrer Wahrscheinlichkeit, sodass Ihr Plan die richtigen Bereiche abdeckt. Darüber hinaus sollten Sie eventuell Alternativpläne aufstellen, falls die primären Pläne nicht umsetzbar sind. Machen Sie sich für einen effektiven Plan mit den beteiligten Faktoren und möglichen Schwierigkeiten vertraut. Business Continuity Plans können Krisenkommunikation, Krisenmanagement, Notfallwiederherstellung und Mitarbeiterkommunikation umfassen.
  • Umsetzbar
    Bedenken Sie, dass Ihr Business Continuity Plan allein nicht viel erreicht. Er muss bei Bedarf auch umsetzbar sein. Seien Sie realistisch beim Aufstellen Ihrer Pläne und berücksichtigen Sie die Fähigkeiten des Unternehmens und der Mitarbeiter sowie die Anforderungen und Kommunikationskanäle Ihrer Kunden.
  • Effizient
    In einer Notfallsituation müssen Sie Komplexität unbedingt vermeiden. Bei großem Stress und im Falle eines Infrastrukturausfalls fällt es Ihren Mitarbeiter noch schwerer als sonst, Aufgaben zu erledigen. Formulieren Sie die Pläne so klar und präzise wie möglich, damit die verantwortlichen Mitarbeiter diese schnell mit den für sie verfügbaren Ressourcen umsetzen können.
  • Anpassbar
    Business Continuity Plans müssen umfassend, aber auch anpassbar sein. Katastrophen entstehen meist unerwarteterweise und Sie können sicherlich keinen Plan aufstellen, der alle möglichen Situationen abdeckt. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter für einen angemessenen Umgang mit Notfallsituationen, und betten Sie konstante Überwachung in den Plan ein, damit der Ansatz jederzeit geändert werden kann.

 

Ihr Business Continuity Plan muss effektiv mit den Gegebenheiten jeder Situation umgehen und ein eindeutiges, anpassbares Vorgehen bereitstellen. Dazu muss der BCP mehrere wesentliche Komponenten beinhalten.

Strategie
Aspekte des Plans müssen auf die Durchführung von Standardaufgaben während eines Notfalls eingehen. Die Strategie sollte einen kontinuierlichen Geschäftsbetrieb sicherstellen.

Organisation
Ihr Business Continuity Plan muss die Aufgaben verschiedener Mitarbeiter bei einem Notfall darlegen. Außerdem muss er auf Probleme im Zusammenhang mit Struktur und Kommunikation eingehen, wie z. B. Anrufbäume.

Prozesse
Der Plan identifiziert kritische Geschäfts- und IT-Prozesse und legt eindeutig fest, welche Prozesse im Hinblick auf die Geschäftskontinuität oberste Priorität haben.

Technologie
Neben den Prozessen muss der Business Continuity Plan die wichtigen Systeme, Netzwerke und Technologien für die Sicherung von Daten und Anwendungen angeben, damit Geschäftsvorgänge und Produktivität nicht unterbrochen werden.

Lieferantenrisiko
Ihr Business Continuity Plan sollte außerdem die Auswirkungen von Notfallsituationen auf Drittanbieter und Lieferanten berücksichtigen und umreißen, wie deren Geschäftsunterbrechung sich auf Sie auswirken könnte. Wenn Sie sich mit den Kontinuitätsplänen Ihrer Lieferanten vertraut machen, können Sie darüber hinaus einige Variablen im Hinblick auf Ihre eigenen Pläne bestimmen.

Ihr Business Continuity Plan enthält genaue Schritte zum Mindern von Geschäftsunterbrechungen. Gleichermaßen sollten Sie auch bestimmte Schritte beim Aufstellen des BCP durchführen. Folgende Maßnahmen sind beim Aufstellen des Plans nützlich:

Business-Impact-Analyse

Beim Aufstellen eines effektiven BCP führen Sie wahrscheinlich als Erstes eine Business-Impact-Analyse (BIA) durch. Diese Analyse identifiziert und beurteilt die potenziellen geschäftlichen Auswirkungen von Katastrophen und Notfällen, darunter verlorene und verspätete Einnahmen, erhöhte Kosten, Bußgelder, Vertragsstrafen oder Verlust vertraglicher Boni, unzufriedene Kunden und Verzögerung neuer Geschäftspläne. So erhalten Sie Einblicke in zeitkritische Funktionen.

Notfallwiederherstellungsplanung

Die Notfallwiederherstellung ist ein Bestandteil des Business Continuity Planning. Sie betrifft die notwendigen Schritte zum Wiederherstellen wesentlicher Supportsysteme, wie Hardware, Kommunikation und IT-Assets. Die Geschäftskontinuität umfasst ein viel breiteres Gebiet und muss den ununterbrochenen Betrieb regulärer Geschäftsprozesse während Notfallsituationen sicherstellen. Die Wiederherstellungsplanung bezieht sich dagegen auf die Wiederherstellung beschädigter Systeme und verloren gegangener Daten, um die Funktionen nach der Katastrophe schnell wiederaufzunehmen.

Notfallübungsmanagement

Das Testen ist ein wichtiger Bestandteil Ihres BCM-Programms, um die tatsächliche Umsetzbarkeit Ihrer Dokumentation und technischen Implementierung nachzuweisen. Tests sind unerlässlich, um die Effektivität und Nutzbarkeit des Plans bei simulierten und tatsächlichen Unterbrechungen zu verbessern.

Krisenmanagement

Das Krisenmanagement ermöglicht das Sicherstellen der Kontinuität in Übungen und während einer tatsächlichen Krise. Mit effektivem Krisenmanagement minimieren Sie finanzielle, rufschädigende, rechtliche und regulatorische Auswirkungen.

Wir haben 2020 vor allem gelernt, dass Unterbrechungen unvermeidbar sind und Resilienz einen enormen Unterschied macht, wenn es um unser Überleben und unsere Wettbewerbsfähigkeit geht. Leider waren viele Unternehmen auf die Pandemie unvorbereitet und konnten diese noch nie dagewesene Notfallsituation nicht bewältigen. Fast 100.000 Unternehmen in den USA gingen an vorübergehenden Schließungen zu Grunde (Quelle: Fortune).

Ein Business Continuity Plan bietet Priorisierung und Anweisungen für Notfallsituationen. Bei unvorhergesehenen Ereignissen und Unterbrechungen bietet ein festgelegter Plan Geschäftskontinuität mit weniger Fehlern oder Überraschungen. Das ist aus mehreren Gründen wichtig:

Unterbrechungen und Ausfälle nehmen immer mehr zu

Wenn Sie das Gefühl haben, dass es in den letzten Jahren mehr Unterbrechungen als gewöhnlich gab, haben Sie damit wahrscheinlich recht. Aktuelle Studien legen nahe, dass Ausfälle, die eine wesentliche Serviceunterbrechung zur Folge haben, schwerwiegender, kostspieliger und länger werden.

Bei zunehmenden Unterbrechungen und Ausfällen haben die Unternehmen mit einem effektiven Business Continuity Plan einen deutlichen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen.

BCPs können Geschäftsunterbrechungen mitunter verhindern und minimieren

Ein Business Continuity Plan kann nicht verhindern, dass es zu einem Notfall kommt. Erdbeben, Datenschutzverletzungen bei einem Drittanbieter oder auch Ausfälle der Netzwerkhardware können mit einem BCP nicht abgewehrt werden. Ein Business Continuity Plan kann allerdings die Geschäftsunterbrechung aufgrund dieser Notfälle verhindern und minimieren.

Ein effektiver Business Continuity Plan umreißt die Maßnahmen, die das Unternehmen ergreifen muss, um den Schweregrad und die Dauer von Unterbrechungen zu reduzieren. Führen Sie eine gründliche Analyse potenzieller Bedrohungen durch, nehmen Sie Kontaktdaten für Notfallkontakte innerhalb und außerhalb des Standorts auf und geben Sie Strategien und Verantwortlichkeiten für jedes mögliche Ereignis an. So kann Ihr Unternehmen potenzielle Schäden mindern.

BCPs fördern Regelkonformität

Geschäftskontinuität ist für jedes Unternehmen in jeder Branche wichtig, Bei einigen kritischen Organisationen ist der Business Continuity Plan aber sogar gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen im Regierungs-, Finanz- und Gesundheitssektor müssen beispielsweise strenge Anforderungen an den Zustand ihres Betriebs und ihrer Daten bei einer Unterbrechung erfüllen. Andere Unternehmen in anderen Branchen können ebenfalls für Schäden aufgrund mangelnder Geschäftskontinuität haftbar sein.

Business Continuity Planning birgt zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen. Im Folgenden werden die wichtigsten Vorteile vorgestellt:

Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs

Ein zuverlässiger Business Continuity Plan ermöglicht die Fortführung des Geschäftsbetriebs selbst bei einem potenziell katastrophalen Notfall.

Schutz des Markenrufs

Ein effektiver Umgang mit Notfallsituationen ohne merkbare Servicebeeinträchtigung zeigt die Qualität Ihrer Geschäftsabläufe und verbessert dabei die Kundenzufriedenheit.

Aufbau von Kundenvertrauen

Kunden verlassen sich in vielerlei Hinsicht auf Ihr Unternehmen: digitale Services, Lebensmittel, Zugriff auf Geld oder Zahlungen, Gesundheitsdienste, Kommunikation. Ihre Kontinuität ist dabei für den Alltag der Kunden unerlässlich. Sie sind sich auch mehr denn je bewusst, wie wichtig zuverlässige Datensicherheit in den Unternehmen ist, mit denen sie arbeiten. Sie erwarten, dass Unternehmen bei Unterbrechungen schnell wieder verfügbar sind. Effektive Geschäftskontinuität demonstriert die Bereitschaft eines Unternehmens, stets für seine Kunden da zu sein – in allen möglich Situationen.

Aufbau von Mitarbeitervertrauen

Wenn Mitarbeiter wissen, welche Schritte sie bei einem Notfall durchführen müssen, entwickeln sie mehr Vertrauen in die Führungsebene und deren Entscheidungen. Außerdem können für effektive Geschäftskontinuität geschulte Mitarbeiter kleinere Unterbrechungen und Notfälle mit geringeren Auswirkungen leichter beseitigen und den damit verbundenen Stress besser bewältigen.

Wettbewerbsvorteil

Trotz der offensichtlichen Vorteile planen viele Unternehmen kaum für Geschäftskontinuität. Wenn diese Unternehmen dann bei Unterbrechungen nicht mehr effektiv arbeiten können, gehen ihre Kunden wahrscheinlich zu den Unternehmen über, die das können. Eine Studie unter etwa 1.800 Unternehmen über einen Zeitraum von 25 Jahren ergab, dass Resilienz bei Notfallsituationen ungefähr 30 % der langfristigen Leistung ausmacht (Quelle: BCG Henderson Institute).

Minderung des finanziellen Risikos

Ein BCP bringt eine Reihe geschäftlicher Vorteile mit sich, vor allem finanzielle. Finanzielle Verluste aufgrund einer Geschäftsunterbrechung, darunter Systemausfälle, Stromausfälle und Datenschutzverletzungen, können erhebliche negative Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Mit Business Continuity Management können Sie dieses Risiko vermeiden oder mindern.

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