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Employee Document Management

Verwalten Sie mit ServiceNow® Employee Document Management papierlos Mitarbeiterakten und legen Sie die Regeln zur Aufbewahrung fest, um unternehmensbezogene und gesetzliche Bestimmungen einzuhalten. Verbessern Sie die Effizienz und Compliance mit der integrierten Unterstützung für die automatische Dateientsorgung und Legal Hold sowie die Sicherheit und Vertraulichkeit, indem Sie die Zugriffsgenehmigung für Dokumente festlegen. So können Dateien im Handumdrehen abgerufen werden.

Vorteile

Verbessern Sie die Effizienz und ermöglichen Sie Self-Service, um die Produktivität, Sicherheit und Compliance zu erhöhen.

Zugriffskontrolle dank einer einzigen Lösung: Sichern Sie alle Dokumente basierend auf Dokument- und Mitarbeiterdaten.

Verschieben Sie fallbezogene Dokumente von HR-Servicebereitstellungsfällen in eine Mitarbeiterdatei.

Stärken der Anwendung

Konfigurieren Sie Dokumentrichtlinien für Aufbewahrung und Löschung, Sicherheitszugriff und gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

Beispiel einer Listenseite mit Dokumenttypen

Konfigurieren Sie Dokumentrichtlinien für Aufbewahrung und Löschung, Sicherheitszugriff und gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

Geben Sie Mitarbeitern Zugriff auf einige oder alle Dokumente, die mit ihrem Mitarbeiterprofil in Verbindung stehen.

Beispiel einer Profilseite

Geben Sie Mitarbeitern Zugriff auf einige oder alle Dokumente, die mit ihrem Mitarbeiterprofil in Verbindung stehen.

Weisen Sie die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach Bedarf entweder einer Person oder einem Dokumenttyp zu.

Beispiel der Seite „Zuletzt von mir angesehene Dateien“ mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht

Weisen Sie die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach Bedarf entweder einer Person oder einem Dokumenttyp zu.

Funktionsdetails

Erweitern Einklappen
  • Aufbewahrungsrichtlinien

    Legen Sie die Zeit für die Speicherung eines jeden Dokumenttyps fest. Legen Sie mehrere Aufbewahrungsrichtlinien mit den Konditionen für die Dokumenttypen fest, um die Attribute wie den geografischen Standort für verschiedene Benutzer zu sichern.

  • Legal Hold (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)

    Wenden Sie ein Legal Hold auf einen Dokumenttyp oder Mitarbeiter an, um die zugehörige Aufbewahrungsrichtlinie automatisch auszusetzen.Ein Dokument, das auf Legal Hold gesetzt wurde, kann nicht aktualisiert werden und wird nicht gelöscht.

  • Mitarbeiterzugriff

    Der Zugriff für Mitarbeiter auf Dokumente kann pro Dokumenttyp gewährt werden. Wenn ihnen der Zugriff gewährt wurde, können die Mitarbeiter problemlos auf die entsprechenden Dokumente auf ihrem Profil zugreifen. Sie können die Dokumente nach Bedarf ansehen oder herunterladen, ohne HR kontaktieren zu müssen.

  • Sicherheitsrichtlinien

    Konfigurieren und legen Sie den Zugriff auf Dokumente pro Dokumenttyp fest und behalten Sie die Kontrolle. Über die Sicherheitsrichtlinien kann die Löschgenehmigung kontrolliert und Benutzergruppen festgelegt werden, die das Löschen von Dokumenten authentifizieren.

  • Dokumente in großen Mengen hochladen

    Importieren Sie Dokumente in großen Mengen aus Cloud‑Lösungen von Drittanbietern oder lokalen Dateisystemen.

  • Audit-Pfad

    Zeigen Sie ein vollständiges Audit für jedes Mitarbeiterdokument an, von der Erstellung oder dem Hochladen in das System bis zur Zeit seiner Löschung.

Ressourcen

Employee Document Management ist Teil der HR-Servicebereitstellung

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