Was ist Leistungsmanagement?

Leistungsmanagement erhöht die Mitarbeiterbindung, steigert die Leistung und fördert die Autonomie der Mitarbeiter.

Wenn Sie schon einmal an einem Mitarbeitergespräch oder an einer Strategiesitzung zwischen einem Mitarbeiter und einem Mitglied der Geschäftsleitung teilgenommen haben, haben Sie bereits mit Leistungsmanagement zu tun gehabt. Dies sind zwar gute Beispiele, aber in Wirklichkeit geht Leistungsmanagement weit über das jährliche Einzelgespräch mit dem Chef hinaus.

Leistungsmanagement umfasst eine Reihe von Prozessen, die darauf abzielen, einen Mitarbeiter so zu entwickeln, dass er seine Arbeit effektiv ausführen kann. Es basiert auf einer kontinuierlichen Kommunikation zwischen dem Vorgesetztem und dem Mitarbeiter, um die strategischen Ziele des Unternehmens zu verwirklichen. Ziel des Leistungsmanagements ist es, die Leistung des Mitarbeiters auf konstruktive und dauerhafte Weise zu verbessern – es ist ein kontinuierlicher Prozess, der bei richtiger Anwendung zu einer kontinuierlichen Verbesserung führt.

Was beinhaltet Leistungsmanagement für Mitarbeiter?

Wie bereits erwähnt, beschränkt sich Leistungsmanagement nicht auf die jährlichen Leistungsbeurteilungen, sondern ist ein System, das sich über die gesamte Dauer der Zugehörigkeit eines Mitarbeiters zum Unternehmen erstreckt. Daher umfasst Leistungsmanagement jede Interaktion eines Vorgesetzten mit einem Mitarbeiter, und zwar bei jedem Entwicklungsschritt des Mitarbeiters. Im Idealfall sollte es jede dieser Interaktionen in eine positive Lernmöglichkeit umwandeln.

Komponenten eines Leistungsmanagementsystems

Leistungsmanagementsysteme können viele Formen annehmen, und Ihr System wird wahrscheinlich auf die Werte, die Kultur und die Ziele Ihres Unternehmens zugeschnitten sein. Dennoch folgen die meisten einer ähnlichen Struktur. Zu den üblichen Komponenten/Aktionen eines Leistungsmanagementsystems gehören:

  • Erstellung klarer Stellenbeschreibungen
  • Anwerben qualifizierter Kandidaten
  • Führen von Vorstellungsgesprächen mit Kandidaten
  • Weitere Gespräche und Tests mit den Kandidaten, um ihre Stärken zu ermitteln
  • Auswahl der qualifiziertesten Bewerber auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und ihrer kulturellen Eignung
  • Unterbreitung von Stellenangeboten an qualifizierte Kandidaten und Aushandlung der Arbeitsbedingungen
  • Begrüßung neuer Mitarbeiter im Unternehmen
  • Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen und die Unternehmenskultur
  • Aushandeln von leistungs- und erfolgsorientierten Standards
  • Bereitstellung von Weiterbildungs- und Schulungsmöglichkeiten
  • Erteilen von direktem Feedback
  • Führen regelmäßiger Leistungsentwicklungsgespräche
  • Schaffung von Systemen zur Anerkennung und Belohnung von Mitarbeitern
  • Angebot von beruflichen Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten
  • Unterstützung bei Austrittsgesprächen, um die Gründe für das Ausscheiden zu ermitteln

Was Leistungsmanagement nicht ist

Leistungsmanagement ist kein einzelnes Ereignis oder Tool. Es handelt sich nicht um eine Mitarbeiterbewertung, eine Umfrage oder eine Selbsteinschätzung, und es ist auch keine Technologie, die zur Förderung einer besseren Leistung eingesetzt wird. Leistungsmanagement ist ein umfassenderes Konzept, das verschiedene Aktionen und die damit verbundenen Ressourcen beinhaltet. Leistungsmanagement selbst ist jedoch ein Prozess, der während der gesamten Unternehmenszugehörigkeit des Mitarbeiters wirksam ist.

Damit ein Unternehmen erfolgreich sein kann, muss es eine klare Vorstellung davon haben, was seine Mitarbeiter tun. Ohne dieses Wissen ist es für das Management viel schwieriger, die Mitarbeiter zu führen und ihre Bemühungen genau zu steuern. Mit dem Leistungsmanagement wird ein System geschaffen, das darauf abzielt, Rollen und Verantwortlichkeiten festzulegen, individuelle Stärken und Schwächen zu erkennen, Feedback zu geben, außergewöhnliches Verhalten zu belohnen und kontinuierliche Innovation zu fördern. Kurz gesagt, das Leistungsmanagement ist wichtig, weil es Teams und Einzelpersonen die Unterstützung und das Feedback gibt, die sie brauchen, um ihr Bestes zu geben.

Vorteile eines effektiven Leistungsmanagements für Mitarbeiter

Das Leistungsmanagement dient der Optimierung der Mitarbeiterleistung und bietet daher natürlich alle Vorteile, die sich daraus ergeben, wenn Mitarbeiter ihr Potenzial voll ausschöpfen können. Dazu gehören höhere Produktivität und höhere Einnahmen. Vor allem aber hilft Leistungsmanagement bei der Lösung von drei großen Problemen, mit denen die meisten Unternehmen konfrontiert sind:

  • Mitarbeiter einbinden
    Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeitergespräche und -beurteilungen nur jährlich durchführt, warten Sie möglicherweise zu lange, um wichtiges Feedback zu geben. Leider wirkt sich der Verzicht auf Feedback in der Regel negativ auf die Einbindung aus.
     

    Regelmäßigere, konsistente Kommunikation und Schulungen verbessern die Mitarbeitereinbindung, was sich wiederum positiv auf Fehlzeiten, Fluktuation, Sicherheitsvorfälle, Produkt- und Arbeitsqualität und letztendlich auch die Kundenzufriedenheit auswirkt.

  • Spitzentalente binden
    Mitarbeiter, die das Gefühl haben, in einem Vakuum zu arbeiten, ohne wirkliches Feedback oder Entwicklung, sind weniger geneigt, sich persönlich an ein Unternehmen zu binden. Wenn ein Unternehmen hingegen häufige Gespräche zur Leistungsbewertung, Lösungsfindung und Weiterbildung fördern, profitiert es von einer stärkeren Mitarbeiterbindung.
     

    Wenn die Mitarbeiter sehen, dass Sie bereit sind, mehr Zeit und Mühe in sie zu investieren, haben sie einen Anreiz, sich stärker für Ihr Unternehmen zu engagieren. Das bedeutet, dass sie mit größerer Wahrscheinlichkeit nicht nur länger im Unternehmen bleiben, sondern auch kontinuierlich an der Verbesserung ihrer Leistung arbeiten werden.

  • Interne Führungskompetenz entwickeln
    Die Beschaffung externer Mitarbeiter für Führungspositionen kann kostspielig und zeitaufwändig sein. Und sollte der neue Mitarbeiter am Ende nicht zur Unternehmenskultur passen, kann die gesamte Investition umsonst gewesen sein. Die Beförderung bewährter interner Mitarbeiter in Führungspositionen mindert dieses Risiko erheblich.
     

    Durch ein effektives Leistungsmanagement können Sie Ihre Top-Mitarbeiter auf künftige Führungspositionen vorbereiten, indem Sie ihnen Schulungen und Feedback bieten, um sie zu unterstützen, die richtigen Führungsqualitäten zu entwickeln.

Da das Leistungsmanagement ein fortlaufender Prozess ist, wäre es ungenau, es als eine Abfolge von Schritten zu betrachten. Stellen Sie sich das Leistungsmanagement stattdessen als einen Zyklus vor – einen Zyklus, der sich ständig wiederholt, aber auch angepasst werden kann, um neue Gespräche zu integrieren. Im Folgenden werden die vier Phasen des Leistungsmanagementzyklus näher beleuchtet:

Phase 1: Planung der Leistungsziele

Bei der ersten Phase des Leistungszyklus steht die Planung im Vordergrund. Hier arbeiten Unternehmen und Mitarbeiter gemeinsam an der Festlegung von Erwartungen. Die Leistungserwartungen können ein breites Spektrum abdecken – von den im Büro verbrachten Stunden bis zur Einhaltung der Unternehmensrichtlinien –, lassen sich aber in der Regel in eine von zwei Kategorien einordnen: Ergebnisse und Aktionen. Ergebnisse sind das, was der Mitarbeiter leistet oder erzielt, und Aktionen sind die Methoden und Verhaltensweisen, die während des Prozesses gezeigt werden.

Wenn Sie die Erwartungen fest im Blick haben, sollten Sie gemeinsam SMART-Ziele festlegen (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, terminiert). Diese SMART-Ziele sollten jeweils einen Beitrag zu verschiedenen Unternehmenszielen leisten, sich aber auch auf die persönliche Entwicklung des Mitarbeiters beziehen.

Bestimmen Sie die Aktionen, die in den nächsten Monaten ergriffen werden sollen. Überprüfen Sie dann die Leistungserwartungen anhand der Stellenanforderungen des Mitarbeiters und nehmen Sie gegebenenfalls Aktualisierungen vor. Denken Sie daran, dass es sich hierbei um eine gemeinsame Anstrengung von Vorgesetztem und Mitarbeiter handeln sollte, um einen persönlichen Entwicklungsplan zu erstellen. Dieser dient als Richtschnur für künftige Aktionen und zeigt das Engagement beider Seiten, eine Leistungsverbesserung zu erzielen. 

Phase 2: Implementieren der Mitarbeiterziele

In Phase 2 überprüfen die Mitarbeiter ihre Ziele und unternehmen die notwendigen Schritte, um sie zu erreichen. Diese Phase ist eine kontinuierliche Phase, die das ganze Jahr über stattfindet, während die Mitarbeiter mit den Vorgesetzten zusammenarbeiten, um ihre persönlichen Entwicklungspläne zu implementieren und zu verfolgen.

Phase 3: Verfolgung der Fortschritte

In der Nachverfolgungsphase hat das Management die Aufgabe, die Fortschritte der Mitarbeiter zu überwachen und sie bei Bedarf zu unterstützen. Die Verpflichtung zu regelmäßigem Feedback ermöglicht es dem Management und den Mitarbeitern, Probleme schnell zu erkennen und Kurskorrekturen vorzunehmen, anstatt zu warten, bis diese Probleme unüberwindbar werden.

In dieser Phase ist es Aufgabe des Managements, potenzielle Hindernisse zu identifizieren und zu beseitigen und Ressourcen für die berufliche Entwicklung, Schulungen und Coaching anzubieten, um den Erfolg der Mitarbeiter sicherzustellen.

Phase 4: Überprüfung der Leistung

In der letzten Phase des Leistungsmanagementzyklus treffen sich der Mitarbeiter und Vorgesetzte erneut zu einem Überprüfungsgespräch. Hier können sie die Fortschritte bei der Zielerreichung besprechen, Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten bewerten, Erfolge aufzeigen, mögliche Aufstiegsmöglichkeiten erörtern, Karriereziele bekräftigen oder neu bewerten und die Gesamtleistung des Mitarbeiters beurteilen. Dieses Gespräch ist auch ein idealer Zeitpunkt, um gemeinsam festzulegen, welche Schritte als nächstes folgen sollen.

Auch hier kann es sich als uneffektiv erweisen, diese Phase auf eine jährliche Leistungsbeurteilung zu beschränken. Stattdessen kann eine regelmäßigere Durchführung dieser Phase in Übereinstimmung mit den anderen drei Phasen für eine kontinuierliche Verbesserung sorgen.

Das Leistungsmanagement kann und sollte auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sein. Erfolgreiche Unternehmen haben jedoch einige grundlegende Elemente ermittelt, die zum Erfolg des Leistungsmanagements beitragen. Zu diesen Elementen gehören:

ITSM-Werterstellung

Personalbeschaffung und Einstellung

Viele behaupten zwar, dass das Leistungsmanagement erst nach der Einstellung eines Mitarbeiters beginnt. Es ist jedoch so, dass die klare Festlegung von Zielen bereits vor der Ausschreibung einer Stelle von grundlegender Bedeutung ist. So wird sichergestellt, dass zukünftige Teammitglieder auf Erfolgskurs gebracht werden. Die Förderung eines effektiven Leistungsmanagements in dieser Phase beinhaltet die Erstellung klarer Stellenbeschreibungen und die Verwendung eines Personalbeschaffungsplans, in dem das Auswahlteam festgelegt wird.

Wenn Sie qualifizierte Kandidaten für Vorstellungsgespräche rekrutieren, bewerten Sie deren Stärken, Schwächen und Fähigkeiten sowie die Frage, ob sie gut zu Ihrer etablierten Unternehmenskultur passen. Treffen Sie sich mehr als einmal mit den Spitzenkandidaten und nutzen Sie Mitarbeitertests und Übungsaufträge, wenn dies für die Stelle angemessen ist.

Sobald Sie die besten Kandidaten ausgewählt haben, verhandeln Sie die Arbeitsbedingungen und schließen den Einstellungsprozess ab.

Onboarding

Anstatt zu warten, bis sich die Mitarbeiter vollständig eingearbeitet haben, sollten Sie das Leistungsmanagement in den Onboarding-Prozess einbeziehen. In den ersten Tagen und Monaten in einer neuen Position werden Mitarbeiter mit den Menschen und Prozessen vertraut gemacht, mit denen sie arbeiten werden. Vielleicht noch mehr als das: Sie bekommen ein Gefühl für die Leistungskultur Ihres Unternehmens.

Wenn neue Mitarbeiter in Ihr Unternehmen eintreten, gehört zu einem effektiven Leistungsmanagement auch die Einarbeitung neuer Kollegen. Dies kann auch die Zuweisung eines Mentors oder die Durchführung anderer Maßnahmen beinhalten. Ziel des Onboarding ist es, den neuen Mitarbeiter effektiv das Unternehmen und die Kultur zu integrieren.

Ziele festlegen

Je früher Sie Ziele festlegen, desto schneller kann ein neuer Mitarbeiter mit der Verbesserung seiner Leistung beginnen. Bringen Sie Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten frühzeitig und häufig zusammen, um Anforderungen und leistungsbezogene Standards, Ergebnisse und Maßnahmen auszuhandeln. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre eigenen Ziele gemeinsam festzulegen und sie mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang zu bringen, führt dies zu mehr Autonomie und Eigenverantwortung der Mitarbeiter.

Fortschrittsüberwachung

Es ist wichtig, noch einmal darauf hinzuweisen, dass eine jährliche Leistungsbeurteilung möglicherweise nicht ausreichend ist, um die Leistung der Mitarbeiter effektiv zu überwachen und zu bewerten. Ein effektives Leistungsmanagement beruht stattdessen auf einer regelmäßigen Abfolge von Meetings, die dazu dienen, die Ziele der Mitarbeiter neu auszurichten, Projekte nach Prioritäten zu ordnen und eventuelle Hindernisse für den Mitarbeiterfortschritt zu erkennen und zu beseitigen.

Mitarbeiterentwicklung

Spitzentalente sind aus einem bestimmten Grund außergewöhnlich: Sie wollen sich selbst verbessern. Wenn Sie qualifizierte Mitarbeiter einstellen, ihnen aber keine Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung bieten, werden sie sich wahrscheinlich langweilen und weiterziehen. Wenn Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter verbessern, profitiert Ihr Unternehmen von diesen zusätzlichen Kompetenzen. Erlauben Sie Quereinstiege innerhalb des Unternehmens sowie Versetzungen an andere Standorte.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Strategie für das Leistungsmanagement robuste Optionen für die Mitarbeiterentwicklung umfasst, damit Ihre wertvollsten Ressourcen nicht stagnieren. Dazu können je nach Bedarf Arbeitsplatzrotation und andere Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen gehören.

Mitarbeiteranerkennung

Es ist ganz natürlich, dass man für gute Arbeit anerkannt werden möchte. Dies gilt insbesondere für Mitarbeiter. Wenn die Anerkennung nicht in die Leistungsmanagementprozesse einbezogen ist, werden Mitarbeiter unzufrieden und demotiviert. Setzen Sie auf effektive Vergütungs- und Anerkennungssysteme in Ihrem Unternehmen, um Ihre Mitarbeiter für ihre kontinuierlichen Beiträge zu belohnen. 

Regelmäßiges Feedback

Das wahrscheinlich wichtigste Element eines effektiven Leistungsmanagements ist häufiges Feedback. Regelmäßige Überprüfungen und ehrliche Beurteilungen sowie vierteljährliche Gespräche über die Planung der Leistungsentwicklung vermitteln den Mitarbeitern nicht nur die Erkenntnisse, die sie brauchen, um sich zu verbessern, sondern zeigen ihnen auch, dass das Management sich für ihren Erfolg einsetzt.

Zudem sollten Sie sich bewusst sein, dass Feedback in beide Richtungen fließt. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, das Management zu bewerten, trägt dies ebenfalls wesentlich zur Leistungssteigerung bei. Durch die Unterstützung bei Austrittsgesprächen können Sie beispielsweise wichtiges Feedback zu möglichen Problemen innerhalb Ihres Unternehmens einholen, die unter Umständen zur Fluktuation beitragen. 

Unternehmen jeder Größe benötigen ein geeignetes Leistungsmanagement-Tool mit den richtigen Funktionen. Das System sollte den Leistungsmanagementprozess optimieren und gleichzeitig jeden Schritt erleichtern. Einige ideale Tools sind:

  • Zielmanagement: Ein wesentlicher Bestandteil des Leistungsmanagements ist die Festlegung und Verwaltung von Zielen. Eine Lösung sollte über einen Bereich mit mehreren Zieloptionen, der Möglichkeit zur Verfolgung der Ziele und Platz für relevante Notizen zu den Zielen verfügen. Dies kann auch bei der Implementierung von SMART-Zielen nützlich sein, die den Mitarbeitern helfen können, zwischen den Leistungsüberprüfungen eine Richtung zu finden.
  • Anpassbare Leistungsbeurteilungsformulare: Die Beurteiler brauchen Flexibilität im Beurteilungsprozess, unabhängig davon, ob es sich um eine einfache oder umfassende Beurteilung handelt. Einheitliche und detaillierte Formulare können Unklarheiten vermeiden und so die Qualität und Wirksamkeit von Beurteilungen erhöhen.
  • Anerkennungen: Ein Vergütungsmanagementsystem kann die Implementierung von Anerkennungssystemen, wie Leistungsvergütung und langfristige Anreizprogramme, unterstützen.
  • Verbesserungspläne: Leistungsmanagementsysteme sollten in der Lage sein, die Leistung der Mitarbeiter automatisch zu verfolgen und bei einem Leistungsrückgang einen Plan zur Leistungsverbesserung zu implementieren.

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