Was ist Personalmanagement?

Personalmanagement (auch Human-Resources-Management oder HR-Management) verbessert die Schulung von Mitarbeitern, die Bindungsrate und die Mitarbeiter-Experience.

Unabhängig von Unternehmen und Branche sind Mitarbeiter entscheidend für den Erfolg einer Organisation. Das war aber nicht immer ein anerkannter Grundsatz. Während der industriellen Revolution im 18. Jahrhundert in Europa erkannten die führenden Ökonomen Robert Owen und Charles Babbage zum ersten Mal den Zusammenhang zwischen zufriedenen Mitarbeitern und höherem Geschäftswachstum. Sie kamen zum Schluss, dass Unternehmen ohne zufriedene, gesunde Mitarbeiter einfach nicht Bestand haben konnten.

Die Ansichten zu Mitarbeiter-Experience und -zufriedenheit haben sich seitdem erheblich weiterentwickelt, sind aber allesamt auf diese frühen Ideale von Owen und Babbage zurückzuführen: Wenn Sie die Mitarbeiter-Experience verbessern, verbessern Sie auch das Unternehmen.

Das Personalmanagement (Human-Resources-Management, HRM) ist ein strategischer Ansatz zur Maximierung der Mitarbeiterleistung und -Experience, der effektives Onboarding, Einsetzen und Beaufsichtigen der Mitarbeiter eines Unternehmens als Schwerpunkt hat.

HRM wird oft auch einfach als HR bezeichnet. Daher stammt auch die Bezeichnung der Personalabteilung in einem Unternehmen.

 

Auch wenn der Begriff „Ressource“ für Mitarbeiter entmenschlichend wirken kann, ist es doch so, dass Mitarbeiter zu den Unternehmensressourcen zählen – und zwar zu den wertvollsten und wichtigsten. HRM dient dazu, diese Mitarbeiterressourcen effektiver zu verwalten und somit mehrere wesentliche Vorteile zu erlangen.

Einige der Vorteile einer effektiven HRM-Strategie:

  • Bessere Schulungen und schnelleres Onboarding
    Die Einstellung, Schulung und Ausstattung neuer Mitarbeiter stellen eine Investition dar, die sich erst auszahlt, wenn die Mitarbeiter ihre Tätigkeit richtig aufnehmen. Durch Personalmanagement wird der Schulungsprozess verbessert und gestrafft, sodass neue Mitarbeiter schnell die Fähigkeiten und Richtlinien erlernen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
  • Bessere Anpassbarkeit von Mitarbeitern
    Bei einer effektiven HRM-Strategie endet die Schulung nicht mit dem Onboarding-Prozess. Das Personalmanagement erleichtert die fortlaufende persönliche und berufliche Weiterentwicklung, sodass Mitarbeiter sich an Veränderungen und Wachstum im Unternehmen anpassen können.
  • Genauere Erkennung des Mitarbeiterwerts
    HRM kann bei der Durchführung regelmäßiger Leistungsbeurteilungen umgesetzt werden. So können Unternehmen herausragende Arbeit identifizieren und die besten Mitarbeiter mit Boni, Zusatzleistungen und anderen Belohnungen auszeichnen.
  • Verbesserte Konfliktlösung
    Bei Konflikten zwischen Einzelpersonen oder Gruppen in einem Unternehmen kann das Personalmanagement als Vermittler auftreten. Dank neutraler Berater und anderer Ressourcen werden Konflikte schnell und ohne Arbeitsunterbrechung gelöst.
  • Gesteigerte Produktivität
    Um eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die den Mitarbeitererfolg begünstigt, müssen Sie nicht nur die richtigen Schulungen und Tools bereitstellen, sondern auch die Mitarbeiter-Experience verbessern. Dadurch beseitigen Sie Hindernisse bezüglich Produktivität, senken Kosten und steigern die Leistung.
  • Bessere Lebensqualität für Mitarbeiter
    Eine positive Mitarbeiter-Experience trägt zu allen anderen hier genannten Vorteilen bei sowie zu solchen, die hier nicht erwähnt sind. Mitarbeiter, die ihren Wert kennen und ihr Arbeitsleben sowie die Beziehung zum Management positiv betrachten, sind zufriedener. Und zufriedenere Mitarbeiter sorgen für ein effektiveres Unternehmen.

Das Personalmanagement betrifft viele interne Geschäftsaspekte, von Personalbesetzung und -bindung über die Aufstellung von Arbeitsrichtlinien bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Jede Abteilung, die Mitarbeiter umfasst oder mit diesen interagiert, fällt automatisch in den Aufgabenbereich von HRM.

Das Personalmanagement kann aber in der Regel in drei spezielle Aufgabenbereiche eingeteilt werden: Mitarbeiter, Arbeitsplatz und rechtliche Aspekte.

Mitarbeiter-Experience

Im Wesentlichen beschreibt die Mitarbeiter-Experience die Wahrnehmung und Gefühle eines Mitarbeiters während der gesamten Beschäftigungsdauer: vom ersten Treffen und Onboarding bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen. Die HRM-Aufgaben erstrecken sich ebenfalls auf die gesamt Beschäftigungsdauer, unter anderem:

Personalbeschaffung

Während der Personalbeschaffung stellt das Personalmanagement zuverlässige Richtlinien und Pläne auf, um die richtigen Personen für die richtigen Stellen zu finden. Diese Aufgabe kann in vier spezielle Bereiche unterteilt werden.

  • Aufstellung eines Besetzungsplans
    Zur Bestimmung des Personalbedarfs im Unternehmen stellt das Personalmanagement einen Besetzungsplan zusammen. Dieser gibt die erforderliche Anzahl und die Kompetenzen einzustellender Mitarbeiter an, die das Unternehmen für seine Anforderungen und Ziele benötigt.
  • Entwicklung von Einstellungsrichtlinien
    HRM muss nicht nur bestimmen, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen braucht, sondern auch Einstellungsrichtlinien aufstellen und umsetzen. Diese können beispielsweise dazu dienen, Multikulturalismus am Arbeitsplatz zu fördern.
  • Personalbeschaffung
    Das Personalmanagement hat auch die Aufgabe, potenzielle Mitarbeiter zu ermitteln und anzusprechen und Vorstellungsgespräche zu führen. Sie können mehrere Teams von Personalbeschaffern, einen einzelnen Personalbeschaffer oder auch externe Personalbeschaffer anderer Anbieter einsetzen, um offene Stellen zu besetzen.
  • Auswahl
    Vorstellungsgespräche, Verhandlungen und zu guter Letzt die Einstellung von Mitarbeitern stellen den letzten Schritt im HRM-Personalbeschaffungsprozess dar.

Onboarding

Zum Aufbau einer effektiven Belegschaft gehört mehr als nur die Einstellung der richtigen Fachkräfte. Wenn Sie über Personalbeschaffung und -auswahl kompetente Mitarbeiter gefunden haben, ist das Personalmanagement dafür verantwortlich, diese Neueinstellungen auf die sozialen und leistungsbezogenen Aspekte ihrer neuen Tätigkeit vorzubereiten. Onboarding-Aufgaben von HRM:

  • Einweisung neuer Mitarbeiter
    Der erste Schritt bei der Einführung neuer Mitarbeiter ist die Einweisung. Dabei erhalten Mitarbeiter grundlegende Informationen zum Unternehmen und zu ihrer Rolle darin. Diese Phase bietet auch die Chance, eine positive Beziehung aufzubauen und die Grundlage für zukünftige Mitarbeiterzufriedenheit zu schaffen.
  • Schulung und Weiterbildung
    Viele Unternehmen stellen Mitarbeiter mit den gesuchten Fähigkeiten und Erfahrungen ein. Dennoch müssen die meisten Neueinstellungen für ihre Tätigkeit geschult werden, um die neuen Aufgaben zufriedenstellend auszuführen. HRM muss nicht nur Prozesse und Erwartungen, sondern auch klare Chancen für die berufliche Entwicklung darlegen. Die Schulungen müssen auch Richtlinien und rechtliche Vorgaben umfassen.
  • Vergütung
    Das Personalmanagement muss sicherstellen, dass Mitarbeiter gerechte, attraktive und Branchenstandards entsprechende Vergütung erhalten. Dazu bestimmen die jeweiligen Teams nicht nur die Gehälter neuer Mitarbeiter, sondern auch Gesundheitsleistungen, Rentenpläne, bezahlte Urlaubstage, Boni und alle anderen Leistungen, mit denen Mitarbeiter für ihre Arbeit vergütet werden können.

Initiativen zur Mitarbeiterbindung

Nach Einstellung und Onboarding der richtigen Mitarbeiter gehen die HRM-Aufgaben zur Bindung dieser Mitarbeiter über. Nicht nur Vergütung und Gehalt spielen eine wesentliche Rolle bei der Mitarbeiterbindung. Oft müssen auch andere Faktoren berücksichtigt werden, wie Unternehmenskultur, Hierarchie, persönliche Beziehungen oder Aspekte der Tätigkeit selbst. Aufgaben des Personalmanagements zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung:

  • Mitarbeiterbewertung
    Beim effektiven Personalmanagement ist die Bewertung keine Einbahnstraße. Die Beurteilung der Mitarbeiterleistung und konstruktives Feedback können die Erfolgschancen der Mitarbeiter optimieren. Gleichzeitig sollten Sie ehrliches Feedback der Mitarbeiter anfragen (meist in Form von regelmäßigen Umfragen), sodass diese das Unternehmen als Ganzes und ihre Vorgesetzten beurteilen können.
  • Kommunikation
    HRM muss sicherstellen, dass Kommunikationskanäle für alle Mitarbeiter verfügbar sind. Bei effektiver Kommunikation können unzufriedene Mitarbeiter ihrem Unmut Luft machen und Probleme lösen, bevor Beziehungen zu sehr belastet werden. Manchmal verbessert sich die Mitarbeiterzufriedenheit schon, wenn sie einfach die Möglichkeit haben, ihre Gefühle zum Ausdruck zu bringen.

Offboarding

Ob freiwilliger Austritt, unfreiwillige Kündigung oder Ruhestand – an irgendeinem Punkt scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus. Effektives Offboarding sorgt dafür, dass dieser Prozess korrekt, rechtlich zulässig und abschließend verwaltet wird. Offboarding-Aufgaben von HRM:

  • Abschlussgespräche
    Abschlussgespräche stellen eine letzte formelle Möglichkeit für den Informationsaustausch zwischen Unternehmen und Mitarbeitern vor dem Austritt dar. HRM muss einen Abschlussgesprächsprozess einrichten, der in der Regel als persönliches Gespräch oder Mitarbeiterumfrage offene und ehrliche Kommunikation ermöglicht. In einem angemessenen Abschlussgespräch erhalten Sie zuverlässiges Feedback zu Verbesserungsmöglichkeiten im Unternehmen und können sich im Guten vom Mitarbeiter verabschieden.
  • Austrittsdokumente
    Für rechtmäßiges Offboarding sind Dokumente erforderlich. Das Personalmanagement muss sicherstellen, dass alle Austrittsdokumente korrekt sind und rechtlichen und Unternehmensstandards entsprechen.
  • Koordination mit IT
    Wenn Mitarbeiter aus einem Unternehmen ausscheiden, muss ihr Zugriff auf IT-Tools und -Ressourcen entzogen werden. HRM koordiniert diesen Prozess zusammen mit der IT-Abteilung und stellt sicher, dass alle Firmengeräte zurückgegeben wurden und vorliegen.
  • Letzte Zahlungen
    HRM ist dafür verantwortlich, dass ehemalige Mitarbeiter für unbeglichene Arbeit bezahlt werden.

Arbeitsumgebung

Die Arbeitsumgebung ist eng mit der Mitarbeiter-Experience verbunden und kann ebenso große Auswirkungen auf den Erfolg eines Unternehmens haben. Der Begriff „Arbeitsumgebung“ bezeichnet die Orte, an denen Mitarbeiter arbeiten, und die Bedingungen am Arbeitsplatz. Dazu gehören physische Aspekte des Büros selbst sowie weniger greifbare Faktoren, wie Prozesse und Verfahren. Aufgaben des Personalmanagements im Zusammenhang mit dem Arbeitsplatz:

Arbeitsplatzrichtlinien

Arbeitsplatzrichtlinien fördern Produktivität und Gleichberechtigung. HRM muss mit dem Management und den Abteilungen zusammenarbeiten, um erforderliche Richtlinien oder Richtlinienänderungen zu ermitteln, diese zu umreißen, Genehmigung und Abzeichnung für sie einholen und sie dann an die Mitarbeiter kommunizieren.

Richtlinien können sich auf die Kleiderordnung, die Internetverwendung, Disziplinarverfahren oder andere für die Arbeitsumgebung relevante Themen beziehen.

Bürokommunikation

Eine effektive Arbeitsumgebung ist ohne zuverlässige Bürokommunikation nicht möglich. HRM muss Kanäle und Koordinationstools aufbauen, die eine klare, zuverlässige Kommunikation im ganzen Arbeitsumfeld ermöglichen.

Rechtmäßigkeit

HRM muss außerdem sicherstellen, dass Unternehmen die geltenden Arbeitsgesetze und -vorschriften einhalten. Eine gut umgesetzte Personalmanagementstrategie fördert die Compliance und schützt Unternehmen und ihre Mitarbeiter so vor potenziell verheerenden Gerichtsverfahren. HRM-Aufgaben im Zusammenhang mit rechtlichen Aspekten:

Bewusstsein der rechtlichen Vorgaben

Eine der wichtigsten Aufgaben des Personalmanagements ist es, die Gesetze und Verpflichtungen zu Beschäftigung und Geschäftsführung zu kennen. Dazu gehören oft die folgenden:

  • Gesetze gegen Diskriminierung
  • Gesundheitsanforderungen
  • Vergütungsanforderungen
  • Arbeitsschutzgesetze
  • Arbeitsgesetze

Bewusstsein über externe Faktoren

Auch wenn der Hauptteil der HRM-Aufgaben sich auf interne Angelegenheiten eines Unternehmens bezieht, muss das Personalmanagement auch externe Trends und andere Faktoren verfolgen. Zu diesen externen Faktoren können die folgenden gehören:

  • Globalisierung, einschließlich internationaler Gesetze und Vorschriften
  • laufende Änderungen am Arbeitsrecht
  • wirtschaftliche Faktoren
  • soziale Faktoren
  • technologische Fortschritte und Trends
  • Gesundheitskosten

Angesichts der breit gefächerten HRM-Aufgaben ergibt es Sinn, dass nicht jeder Mitarbeiter im Personalmanagement auf den gleichen Fachbereich spezialisiert ist. Die Spezialisierung auf folgende HRM-Bereiche ist möglich:

Personalplanung und Beschäftigung

Dazu können das Aufstellen und Implementieren einer Personalbeschaffungsstrategie, Vorstellungsgespräche mit potenziellen Mitarbeitern, Tests vor der Einstellung, Hintergrunduntersuchungen sowie das Bearbeiten von Beförderungen, Versetzungen und Kündigungen gehören.

HR-Schulung und -Entwicklung

Dazu können die Entwicklung und Beurteilung von Schulungsprogrammen, die Durchführung von Schulungssitzungen und die Aufzeichnung der Teilnahme an Schulungsprogrammen gehören.

Gesamtvergütung/Leistungen

Mitarbeiter in diesem Bereich analysieren berufliche Aufgaben, verfassen Tätigkeitsbeschreibungen, führen Beurteilungen und Analysen durch, erstellen und prüfen Vergütungsumfragen und verwalten ausgelagerte Auftragnehmer, die an diesen Prozessen beteiligt sein können.

Mitarbeiterbeziehungen

Dazu können die Arbeit mit Gewerkschaftsverträgen, der Umgang mit Mitarbeiterbeschwerden, die Verwaltung von Mitarbeitereinbindungsprogrammen und Tarifverhandlungen gehören.

Risikomanagement

Dieser Bereich umfasst die Organisation und Verwaltung von Sicherheitsinspektionen, die Aufstellung von Arbeitsschutzprogrammen, die Dokumentation von Sicherheitsvorfällen am Arbeitsplatz, die Generierung von Compliance-Berichten zum Arbeitsschutz und die Sicherung der Arbeitsumgebung.

Organisationsführung

Mitarbeiter in diesem Bereich entwickeln effektive Verfahren und Programme zu Führungskompetenzen, führen professionelle Workshops durch und vermitteln bei Konflikten.

Financial Management

Mitarbeiter in diesem Bereich planen Abteilungsbudgets, sorgen für gerechte Mitarbeitervergütung und weisen Ressourcen für neue Programme und Veranstaltungen zu.

Das Personalmanagement ist ein wachsendes Berufsfeld. Für die Arbeit in diesem Feld benötigen Sie Kompetenzen in den folgenden Bereichen:

Mitarbeiterbeziehungen

Mitarbeiter sind der Schwerpunkt des Personalwesens. Erfolgreiche HRM-Fachkräfte bauen daher gute Mitarbeiterbeziehungen auf. Dabei müssen sie sowohl mit Mitarbeitern als auch mit der Verwaltung arbeiten und die Interessen beider Gruppen gleichermaßen vertreten.

Onboarding

Das Personalmanagement ist wesentlich am Onboarding-Prozess beteiligt. Daher müssen HRM-Fachkräfte in der Lage sein, kompetente Mitarbeiter zu finden und einzustellen.

HRIS-Kenntnisse

HRIS (Human Resources Information Software) ist eine Softwareklasse, die bestimmte HR-Aufgaben und -Prozesse automatisiert und unterstützt. HRM-Experten, die sich mit diesen Tools auskennen, können produktiver und effizienter arbeiten.

Leistungsmanagement

Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und soziale Kompetenz, einschließlich Einfühlungsvermögen und emotionaler Intelligenz, sind beim Leistungsmanagement von Vorteil. Das Personalmanagement kann die Mitarbeiterleistung verbessern und zum Erreichen von Unternehmenszielen beitragen, indem die HR-Experten Mitarbeiter betreuen und motivieren.

Collaboration

Personalmanagement erstreckt sich auf jede Abteilung. Daher müssen HRM-Fachkräfte effektiv mit anderen Mitarbeitern zusammenarbeiten, gemeinsame Ziele identifizieren und zusammen Hindernisse überwinden.

Zeitplanung

Planung, Priorisierung und Neuanordnung von Aufgaben nehmen einen wichtigen Teil der HRM-Arbeit ein. Erfolgreiche HR-Manager können viele gegensätzliche Zeitpläne koordinieren und einen Kalender aufstellen, mit dem jeder Mitarbeiter seine Zeit effektiv organisieren kann.

Kundendienst

Auch wenn der Schwerpunkt der HRM-Arbeit auf Mitarbeitern und nicht auf Kunden liegt, sind Erfahrungen im Kundenservice hier wertvoll. Grund dafür ist, dass die Konfliktlösung einen großen Teil der HRM-Arbeit ausmacht und Kundenservicekompetenzen dabei von Nutzen sind.

Project Management (Projektmanagement)

HRM ist oft an größeren, andauernden Projekten beteiligt. Ob dabei ein Mitarbeiterhandbuch erstellt oder veraltete Arbeitsrichtlinien überarbeitet werden o. Ä. – erfolgreiches Management der erforderlichen Zeit und Ressourcen für diese Projekte ist eine wertvolle Fähigkeit.

Arbeitnehmervergütung

HRM-Fachkräfte müssen die Gesetze und Richtlinien zur Arbeitnehmervergütung genau kennen. Dabei müssen sie Aktionspläne für die Mitarbeitervergütung im Falle eines Unfalls am Arbeitsplatz entwerfen und beaufsichtigen und Mitarbeiter und Verwaltungspersonal beim Vergütungsprozess unterstützen.

Technologische Kenntnisse

Wir leben im digitalen Zeitalter und HRM-Experten müssen damit Schritt halten. Mit praktischen Kenntnissen von Technologien und Tools können sie besser arbeiten und mehr erreichen. Fachkräfte mit IT-Erfahrungen haben dabei oft einen Vorteil.

Das Personalmanagement gibt es zwar schon recht lange, aber jüngste technologische Fortschritte und Veränderungen der Organisationsprioritäten haben eine moderne HR-Revolution geschaffen. Im Folgenden werden die aktuellen und neu aufkommenden HRM-Trends kurz vorgestellt:

Zunehmende Bedeutung von HRIT

HRIT kombiniert Human Resources mit Informationstechnologie in vielen Unternehmen zu einer neuen Rolle. Angesichts der zunehmend technologischen Aspekte von HRM wird HRIT in den kommenden Jahren immer wichtiger.

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen

Dank KI und maschinellem Lernen kann HRM potenzielle Probleme automatisch und genau analysieren, vorhersagen und diagnostizieren. KI kann nicht nur dazu eingesetzt werden, automatisch hochwertige Kandidaten aus Tausenden Bewerbungen zu ermitteln. Zusammen mit maschinellem Lernen kann die KI fast jeden Aspekt des Personalmanagements revolutionieren. Viele frühe Anwender erleben jetzt schon herausragende Ergebnisse.

Technologie zur Messung der Einbindung

Dank fortschrittlicher Technologien können Unternehmen die Mitarbeitereinbindung besser beurteilen und bewerten, ohne dass sie dafür auf jährliche Leistungsbewertungen warten müssen. Diese Technologien können das Engagement tagesaktuell quantifizieren, sodass Sie einen nützlichen Einblick in die Gesamtsituation des Unternehmens erhalten.

Höherer Stellenwert des Personenmanagements

Bei zunehmendem Outsourcing und vielen Umstrukturierungen ist HRM meist dafür verantwortlich, zahlreiche Mitarbeiter und Auftragnehmer zu verwalten und zu koordinieren. Dadurch wird in Zukunft das Personenmanagement wichtiger.

Wachsende Nachfrage nach analytischen Fähigkeiten

Mit den richtigen Daten können HR-Manager Muster erkennen und fundierte Entscheidungen bei der Arbeit treffen. Angesichts des stetigen Fortschritts in Datenerfassungsfunktionen wird die Fähigkeit, diese Daten effektiv zu analysieren, zu einer wesentlichen HRM-Kompetenz.

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