Was ist Mitarbeiter-Onboarding?

Mitarbeiter-Onboarding ist der Prozess der Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen und dessen Kultur – einschließlich Schulungen, Tools und Dokumentation.

Unter den Geschäftsprozessen ist das Onboarding von Mitarbeitern zugleich einzigartig und nahezu universell. Nahezu jedes Unternehmen in jeder Branche verfügt über einen Onboarding-Prozess in irgendeiner Form. Die konkreten Abläufe des Onboarding-Prozesses unterscheiden sich jedoch naturgemäß je nach Unternehmen. Was allerdings stets gleich bleibt, ist die Bedeutung, die einem effektiven Onboarding-Prozess zukommt: Während dieses Prozesses werden neue Mitarbeiter schnell an das Unternehmen herangeführt – nicht nur in Bezug auf die Produktivität, sondern auch in Bezug auf die Unternehmenskultur und die -werte.

Abgesehen von der Einstellung und den Vorstellungsgesprächen ist das Onboarding im Wesentlichen der erste Kontakt, den neue Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen haben. Mehr noch, es ist die allererste Interaktion in ihrer Rolle als vollwertige Mitarbeiter.

Dieser erste Eindruck ist entscheidend. Entspricht er nicht den Erwartungen des neuen Mitarbeiters oder verläuft der Onboarding-Prozess konfus, schlecht organisiert oder fehlt es an einem klaren Zeitplan oder Ablauf, kann dies einen negativen Eindruck für die gesamte Dauer der Beschäftigung hinterlassen. Umgekehrt hilft ein effektiver Onboarding-Prozess neuen Mitarbeitern dabei, sich an ihrem Arbeitsplatz einzuleben, die Unternehmenskultur zu verinnerlichen und anzunehmen, nützliche Beziehungen zu knüpfen und ihre Ziele und Erwartungen zu klären.

Und nicht zuletzt kann ein straffer Onboarding-Prozess dazu beitragen, die Personalabteilung bei der Integration neuer Mitarbeiter zu entlasten, sodass dieser wichtigen Abteilung mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung steht.

Es gibt keinen einheitlichen, standardisierten Prozess, der für alle Unternehmen in allen Branchen und Märkten gleichermaßen geeignet wäre. Stattdessen müssen die Unternehmen einen Onboarding-Prozess entwickeln, der auf ihre spezifischen Erfordernisse und die Bedürfnisse ihrer neuen Mitarbeiter zugeschnitten ist. Dennoch folgt der Prozess häufig einem allgemeinen Ablauf, der folgende Stationen umfasst:

Annahme des Stellenangebots

Der Onboarding-Prozess setzt genau dort an, wo der Einstellungsprozess endet, nämlich bei der förmlichen Annahme Ihres Stellenangebots durch potenzielle Mitarbeiter. Nachdem ein neuer Mitarbeiter sich entschlossen hat, Teil Ihres Teams zu werden, ist es nun Aufgabe des für die Einstellung verantwortlichen Mitarbeiters, die Personalabteilung über diese Einstellung zu informieren. Er legt gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter das Datum für den Arbeitsbeginn fest und stellt sicher, dass er ein Beschäftigungsangebot unterzeichnet und zurücksendet.

Die HR-Abteilung ist dann dafür verantwortlich, dass der neue Mitarbeiter alle relevanten Formulare und Unterlagen erhält, in denen die Bedingungen für seine Beschäftigung erläutert werden.

Grafik, die den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess veranschaulicht

Vor dem Onboarding: Vorbereitung des Onboardings

Unternehmen sehen sich beim Onboarding neuer Mitarbeiter oft mit einer Reihe von Hindernissen konfrontiert. Insbesondere der Wunsch der Mitarbeiter, ein positives Gefühl zu haben und schnell produktiv zu werden, bleibt mit einer uneinheitlichen Onboarding-Experience unerfüllt. Damit das Onboarding effektiv gelingt, sollte HR mit Lern- und Entwicklungsteams, Abteilungsleitern und anderen Stakeholdern zusammenarbeiten, um rollenbasierte Vorlagen zu erstellen. Manager können diese Vorlagen dann nutzen, um mitarbeiterspezifische Onboarding-Pläne zu entwickeln.

1. Tag: Begrüßung und Einführung neuer Mitarbeiter

Wenn neue Mitarbeiter ihren ersten Arbeitstag antreten, obliegt es Ihnen, dafür zu sorgen, dass sie Zugang zu den Geräten, Tools und Ressourcen erhalten, um ihre Arbeit aufnehmen zu können. Bereiten Sie einen Arbeitsplatz für die Mitarbeiter vor, fordern Sie die erforderliche Hardware an und autorisieren Sie sie zur Nutzung wichtiger Unternehmenssoftware. Auch Remote-Mitarbeiter, die nicht persönlich an einem physischen Arbeitsplatz erscheinen, benötigen Zugang und Software, bevor sie ihre Arbeit aufnehmen können.

Der direkte Vorgesetzte oder Manager des Mitarbeiters sollte eine allgemeine E-Mail versenden, in der er den neuen Mitarbeiter öffentlich vorstellt und willkommen heißt, und es sollte jemand beauftragt werden, den Mitarbeiter bei seiner Ankunft im Büro in Empfang zu nehmen, ihn durch die Räumlichkeiten zu führen und ihn seinen Teammitgliedern und Führungskräften vorzustellen. Die Begrüßung des neuen Mitarbeiters und seine Einweisung in die Räumlichkeiten und Ressourcen sowie die Vorstellung der Teammitglieder ist wichtig. Das gilt auch für hybride und Remote-Arbeitsumgebungen. Eine Videoschulung, ein Online-Tutorial oder sogar ein einfacher Videoanruf zum Kennenlernen kann viel dazu beitragen, dass sich die neuen Mitarbeiter herzlich aufgenommen und integriert fühlen.

Das Personalwesen sollte eine Einweisung durchführen, in der die Werte und Ziele des Unternehmens erläutert und wichtige Richtlinien besprochen werden. Melden Sie den neuen Mitarbeiter bei allen erforderlichen Schulungsprogrammen an und fügen Sie diese zu den wiederkehrenden Besprechungen hinzu. Planen Sie einen Termin für das Personalgespräch mit dem neuen Mitarbeiter nach Ablauf von drei Monaten.

1. Woche: Einführung in das Unternehmen, die Mitarbeiter und die Rolle

Nachdem während der ersten ein bis zwei Tage die meisten wichtigen organisatorischen Dinge erledigt wurden, können sich die Führungskräfte den Rest der ersten Woche darauf konzentrieren, den neuen Mitarbeiter bei der Eingewöhnung in seine Rolle und in das Unternehmen zu unterstützen. Nach etwa einer Woche sollte der Vorgesetzte des Mitarbeiters ein Treffen mit dem neuen Mitarbeiter ansetzen und sich nach dessen Meinung, Feedback oder Fragen erkundigen.

HR sollte sich in dieser Phase davon überzeugen, dass der Mitarbeiter alle erforderlichen Formulare und Unterlagen erhalten und ausgefüllt hat und dass er Zugang zu allen Ressourcen hat, die er benötigt, um produktiv arbeiten zu können.

1. Monat: Fortbildung und Schulungen

Nachdem sich der Mitarbeiter in seine Rolle im Unternehmen eingelebt und seinen Arbeitsrhythmus gefunden hat, sollte das Management in der Lage sein, sich ein Bild von der Qualität seiner Arbeit zu machen. Vereinbaren Sie ein Treffen mit dem Mitarbeiter, um die wichtigsten Leistungskennzahlen zu besprechen, Feedback zu geben, eventuelle Probleme zu klären und auf mögliche Bedenken des Mitarbeiters einzugehen.

In dieser Phase ist es wichtig, die kontinuierliche Verbesserung als feste Praxis zu etablieren. Lassen Sie nicht zu, dass sich der Mitarbeiter zu sehr an seine gewohnte Aufgabe gewöhnt, sondern spornen Sie ihn an, sich weiterzuentwickeln. Melden Sie neue Mitarbeiter zu Fortbildungskursen an, wenn dies möglich und sinnvoll ist, und unterstützen Sie sie bei der Teilnahme an berufsrelevanten Weiterbildungsmaßnahmen.

3. Monat: Personalgespräch und Feedback

Nach drei Monaten sollte der Mitarbeiter relativ gut mit seinen Aufgaben vertraut sein, seine Leistungskennzahlen kennen, sich mit der Unternehmenskultur und den -werten identifizieren und wissen, wie er mit seinen Vorgesetzten und unmittelbaren Teammitgliedern zusammenarbeiten kann. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass der Onboarding-Prozess an diesem Punkt abgeschlossen ist.

Vereinbaren Sie anlässlich dieses Meilensteins ein Gespräch mit dem Mitarbeiter, um sich über seine Fortschritte zu informieren und weiteres Feedback zu erhalten. Nach dem Durchlaufen des Onboarding-Prozesses verfügen diese Mitarbeiter wahrscheinlich über wertvolle Erkenntnisse, die Ihnen helfen können, die Abläufe bei künftigen Neueinstellungen zu optimieren. Für bestimmte Unternehmen kann es auch ratsam sein, den Onboarding-Prozess nach sechs Monaten zu rekapitulieren und zu prüfen.

Arbeiten im Homeoffice

Nicht zu vergessen ist außerdem, dass das Onboarding für externe Mitarbeiter mindestens ebenso wichtig ist wie für interne Mitarbeiter. Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, die nicht im Büro arbeiten, müssen Sie sicherstellen, dass sie mit der notwendigen Hardware ausgestattet sind, und Videokonferenzen organisieren, um wichtige Richtlinien zu besprechen, Ziele abzustimmen und Führungskräfte und Teammitglieder vorzustellen. Stellen Sie sicher, dass in den ersten Arbeitstagen des neuen Mitarbeiters jemand online ist und Fragen beantworten kann, wenn sie aufkommen.

Remote-Arbeit ist mit einer Reihe potenzieller Nachteile verbunden, insbesondere wenn es um die sozialen und zwischenmenschlichen Aspekte der Unternehmenskultur geht. Geschäftsführung, HR und Teammitglieder werden wahrscheinlich verstärkte Anstrengungen unternehmen müssen, um zu gewährleisten, dass sich neue Mitarbeiter als Teil des Teams fühlen.

Im Grunde genommen ist ein effektives Onboarding nicht mehr und nicht weniger als eine Strategie, die die Voraussetzungen für eine positive, vorteilhafte und langfristige Mitarbeiter-Experience schafft. Das klingt zunächst einfach, ist aber in Wirklichkeit ein komplexer, integrierter Prozess, der von einer umfassenden Zusammenarbeit im Unternehmen abhängt. Genauer gesagt müssen IT und HR zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter im Rahmen des Onboardings umfassend betreut werden, damit sie sich als produktives Teammitglied etablieren können.

Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie positive Partnerschaften zwischen IT und HR beim Onboarding von Mitarbeitern entwickeln können:

Neue Arbeitsteams strukturieren

Voraussetzung für erfolgreiche Arbeitsplatzstrategien ist ein Kulturwandel zwischen IT, HR und Facility-Management – im Idealfall definieren Sie neue Fähigkeiten und Talente und strukturieren Teams, um Ideenreichtum und bessere Arbeitsabläufe zwischen den Teams zu fördern.

Dazu müssen Sie Ihre Kompetenzen, Ihr Know-how und Ihre Verantwortungsbereiche im Bereich gemeinsam genutzte Services verbessern. Zur Förderung besserer Arbeitsbeziehungen und zur Vereinheitlichung von Experience-Zielen richten Unternehmen ihre Modelle für die dezentrale Bereitstellung von Services neu aus. Auch der Bereich der Befähigung von Mitarbeitern – das „People Enablement“ – beschränkt sich nicht mehr nur auf routinemäßige Transaktionsaktivitäten.

Die Transformation des Arbeitsplatzes ist eine Kombination aus Technologie, Talent und Veränderung. Um neue Technologien erfolgreich implementieren zu können, müssen Unternehmen ein Team zur Überwachung der Technologie schulen und befähigen. Im IT-Bereich werden immer wieder Data-Science-Teams und andere Teams mit umfassenderen Kenntnissen eingesetzt, die sich nicht nur auf die Benutzeroberfläche konzentrieren, sondern auch darauf, welches Gefühl die Technologie den Menschen vermittelt. Durch die Konzentration auf Architektur, mobile HR-Software, -Anwendungen und -Systeme entsteht eine verbindende Komponente am Arbeitsplatz und damit auch beim Onboarding der Mitarbeiter.

Frühzeitig gemeinsam in Technologien investieren

Unternehmen setzen immer mehr cloudbasierte Lösungen sowie andere Technologien ein, um digitale, auf Unternehmen ausgelegte Systeme bereitzustellen. IT und HR werden ihr Augenmerk in Zukunft verstärkt darauf richten müssen, dass die eingesetzten Technologien nicht nur geschäftliche Probleme lösen, sondern auch die Erwartungen der Mitarbeiter während des Onboarding-Prozesses erfüllen.

Einsatz einer Plattform für digitale Experiences

Das Onboarding kann für neue Mitarbeiter ein schwieriger und verwirrender Prozess sein. Andererseits wollen diese neuen Mitarbeiter nicht unbedarft oder hilflos wirken und zögern daher manchmal, bei Vorgesetzten oder Teammitgliedern nachzufragen.

Selfservice-Optionen für Mitarbeiter in Form einer einheitlichen Plattform für digitale Experiences können einheitliche, leicht zugängliche Lösungen für gängige Probleme von Mitarbeitern bieten. Gegenüber den unterschiedlichen Websites, Hotlines, Portalen und anderen Kanälen, über die neue Mitarbeiter bisher betreut wurden, ergibt sich dadurch eine Reihe von Vorteilen: Die HR-Experience gestaltet sich einheitlicher und die Mitarbeiter können an einem einzigen Ort Lösungen für ihre Anliegen finden.

Über die reine Automatisierung von Aufgaben und Gestaltung der Benutzer-Experience hinausdenken

Automatisierung ist ein wesentlicher Aspekt bei der Verbesserung der Onboarding-Experience. Sie sorgt für eine höhere Datengenauigkeit, mehr Effizienz und ermöglicht die Implementierung wichtiger Workflows bei gleichzeitiger Reduzierung von Fehlern. Die Automatisierung von Aufgaben und die Beantwortung individueller Anfragen sind jedoch nicht die einzigen Faktoren, die zu einer Transformation der Onboarding-Experience der Mitarbeiter beitragen.

Das Onboarding bestimmt wie kaum eine andere Phase den Grundton der Unternehmenszugehörigkeit eines Mitarbeiters. HR und IT können gemeinsam diese entscheidenden Momente beim Onboarding neu definieren, um einen positiven, auf die Mitarbeiter-Experience ausgerichteten Prozess zu schaffen, der durch Automatisierung und andere einschlägige Technologien unterstützt wird.

Schrittweise Verbesserung

Kein neuer Mitarbeiter versteht an seinem ersten Tag alle Aspekte seiner Position oder seiner Aufgaben: Mitarbeiter lernen nach und nach und verbessern sich, während sie lernen. Ebenso muss die Zusammenarbeit zwischen HR und IT zur Verbesserung des Mitarbeiter-Onboardings ein kontinuierlicher, iterativer Prozess sein.

Um eine positive Entwicklung sicherzustellen, sollten Sie Feedback-Kanäle einrichten, über die neue und alte Mitarbeiter ihre Bedenken und Vorschläge äußern können. Von einfachen Umfragen bis hin zu aktiven Foren – mit diesen Optionen können Sie sicherstellen, dass Sie die nötigen Einblicke erhalten, um die Onboarding-Experience zu optimieren.

Onboarding ist keineswegs schwierig. Hier einige Unternehmen, die effektive Onboarding-Lösungen entwickelt haben:

Asurion

Asurion schöpft das technologische Potenzial von mehr als 300 Millionen Menschen auf der ganzen Welt mithilfe einer Reihe anerkannter Services aus. Das Unternehmen ist auf dem umkämpften Arbeitsmarkt tätig. Um Talente anzuziehen und zu halten, muss Asurion in exzellente Teams für die Personalbeschaffung investieren und darauf hinarbeiten, dass die Onboarding-Experience für neue Mitarbeiter herausragend ist.

Asurion hat sich für ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions entschieden, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Wir haben dem Unternehmen ein zentrales Employee Service Center eingerichtet, das Personalmanagern intuitive Onboarding-Checklisten bietet, bei der Verwaltung und Zuweisung von Aufgaben hilft und gezielte Inhalte an neue Mitarbeiter verteilt. Neue Mitarbeiter können auf Selfservice-Optionen zugreifen, um Lösungen für gängige Probleme zu finden.

Schneider Electric

Bei Schneider Electric, einem führenden Unternehmen im Bereich Energiemanagement, kam es zu Problemen, da unterschiedliche Transformationsinitiativen für die Bereitstellung des Kundenservice geplant wurden. So erhielt die HR-Abteilung eine gänzlich andere Experience als die IT: Es wurden unterschiedliche Telefonnummern für den Kundensupport und ein veraltetes Ticketsystem mit begrenzten Upgrade-Optionen verwendet.

Dank der Zusammenarbeit mit ServiceNow verfügt Schneider Electric nun über ein modernisiertes IT-Service-Management, das den 133.000 Mitarbeitern des Unternehmens eine kundenähnliche Experience bietet. Mit einer einzigen, einheitlichen Mitarbeiter-Experience-Plattform haben neue Mitarbeiter in allen Abteilungen sofort Zugriff auf die wichtigen Ressourcen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

ServiceNow

Auch unser eigenes HR-Team nutzt ServiceNow HR Service Delivery. Wir möchten unseren Mitarbeitern eine großartige Experience bieten, da wir wissen, dass ein positives Onboarding eine starke Bindung zwischen unseren Mitarbeitern und unserem Unternehmen schafft. Mit ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions sind wir von manueller Arbeit auf automatisierte Systeme umgestiegen, die es uns ermöglicht haben, unsere Onboarding-Prozesse zu beschleunigen und zu optimieren.

Unser Onboarding ist jetzt nicht nur effizienter, sondern auch schneller. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wurde von drei Tagen auf wenige Stunden verkürzt. Neue Mitarbeiter erhalten sofort das, was sie brauchen, und entwickeln sich so schneller von nervösen Anfängern zu selbstbewussten, erfahrenen Kräften.

ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions ist ein leistungsfähiges Konzept für die Eingliederung neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Enterprise Onboarding bietet Ihnen folgende Vorteile:

  1. Verbesserte Mitarbeiter-Experience
  2. Höhere Produktivität im ganzen Unternehmen
  3. Entwickelt für die Momente, auf die es ankommt
  4. Zielgerichtete Inhalte

Weitere Informationen über ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions finden Sie hier. Verschaffen Sie Ihren neuen Mitarbeitern einen guten Start.

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