Was ist Mitarbeiter-Onboarding?
Mitarbeiter-Onboarding ist der Prozess der Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen und dessen Kultur – einschließlich Schulungen, Tools und Dokumentation.
Es gibt keinen einheitlichen, standardisierten Prozess, der für alle Unternehmen in allen Branchen und Märkten gleichermaßen geeignet wäre. Stattdessen müssen die Unternehmen einen Onboarding-Prozess entwickeln, der auf ihre spezifischen Erfordernisse und die Bedürfnisse ihrer neuen Mitarbeiter zugeschnitten ist. Dennoch folgt der Prozess häufig einem allgemeinen Ablauf, der folgende Stationen umfasst:
Annahme des Stellenangebots
Der Onboarding-Prozess setzt genau dort an, wo der Einstellungsprozess endet, nämlich bei der förmlichen Annahme Ihres Stellenangebots durch potenzielle Mitarbeiter. Nachdem ein neuer Mitarbeiter sich entschlossen hat, Teil Ihres Teams zu werden, ist es nun Aufgabe des für die Einstellung verantwortlichen Mitarbeiters, die Personalabteilung über diese Einstellung zu informieren. Er legt gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter das Datum für den Arbeitsbeginn fest und stellt sicher, dass er ein Beschäftigungsangebot unterzeichnet und zurücksendet.
Die HR-Abteilung ist dann dafür verantwortlich, dass der neue Mitarbeiter alle relevanten Formulare und Unterlagen erhält, in denen die Bedingungen für seine Beschäftigung erläutert werden.
Vor dem Onboarding: Vorbereitung des Onboardings
Unternehmen sehen sich beim Onboarding neuer Mitarbeiter oft mit einer Reihe von Hindernissen konfrontiert. Insbesondere der Wunsch der Mitarbeiter, ein positives Gefühl zu haben und schnell produktiv zu werden, bleibt mit einer uneinheitlichen Onboarding-Experience unerfüllt. Damit das Onboarding effektiv gelingt, sollte HR mit Lern- und Entwicklungsteams, Abteilungsleitern und anderen Stakeholdern zusammenarbeiten, um rollenbasierte Vorlagen zu erstellen. Manager können diese Vorlagen dann nutzen, um mitarbeiterspezifische Onboarding-Pläne zu entwickeln.
1. Tag: Begrüßung und Einführung neuer Mitarbeiter
Wenn neue Mitarbeiter ihren ersten Arbeitstag antreten, obliegt es Ihnen, dafür zu sorgen, dass sie Zugang zu den Geräten, Tools und Ressourcen erhalten, um ihre Arbeit aufnehmen zu können. Bereiten Sie einen Arbeitsplatz für die Mitarbeiter vor, fordern Sie die erforderliche Hardware an und autorisieren Sie sie zur Nutzung wichtiger Unternehmenssoftware. Auch Remote-Mitarbeiter, die nicht persönlich an einem physischen Arbeitsplatz erscheinen, benötigen Zugang und Software, bevor sie ihre Arbeit aufnehmen können.
Der direkte Vorgesetzte oder Manager des Mitarbeiters sollte eine allgemeine E-Mail versenden, in der er den neuen Mitarbeiter öffentlich vorstellt und willkommen heißt, und es sollte jemand beauftragt werden, den Mitarbeiter bei seiner Ankunft im Büro in Empfang zu nehmen, ihn durch die Räumlichkeiten zu führen und ihn seinen Teammitgliedern und Führungskräften vorzustellen. Die Begrüßung des neuen Mitarbeiters und seine Einweisung in die Räumlichkeiten und Ressourcen sowie die Vorstellung der Teammitglieder ist wichtig. Das gilt auch für hybride und Remote-Arbeitsumgebungen. Eine Videoschulung, ein Online-Tutorial oder sogar ein einfacher Videoanruf zum Kennenlernen kann viel dazu beitragen, dass sich die neuen Mitarbeiter herzlich aufgenommen und integriert fühlen.
Das Personalwesen sollte eine Einweisung durchführen, in der die Werte und Ziele des Unternehmens erläutert und wichtige Richtlinien besprochen werden. Melden Sie den neuen Mitarbeiter bei allen erforderlichen Schulungsprogrammen an und fügen Sie diese zu den wiederkehrenden Besprechungen hinzu. Planen Sie einen Termin für das Personalgespräch mit dem neuen Mitarbeiter nach Ablauf von drei Monaten.
1. Woche: Einführung in das Unternehmen, die Mitarbeiter und die Rolle
Nachdem während der ersten ein bis zwei Tage die meisten wichtigen organisatorischen Dinge erledigt wurden, können sich die Führungskräfte den Rest der ersten Woche darauf konzentrieren, den neuen Mitarbeiter bei der Eingewöhnung in seine Rolle und in das Unternehmen zu unterstützen. Nach etwa einer Woche sollte der Vorgesetzte des Mitarbeiters ein Treffen mit dem neuen Mitarbeiter ansetzen und sich nach dessen Meinung, Feedback oder Fragen erkundigen.
HR sollte sich in dieser Phase davon überzeugen, dass der Mitarbeiter alle erforderlichen Formulare und Unterlagen erhalten und ausgefüllt hat und dass er Zugang zu allen Ressourcen hat, die er benötigt, um produktiv arbeiten zu können.
1. Monat: Fortbildung und Schulungen
Nachdem sich der Mitarbeiter in seine Rolle im Unternehmen eingelebt und seinen Arbeitsrhythmus gefunden hat, sollte das Management in der Lage sein, sich ein Bild von der Qualität seiner Arbeit zu machen. Vereinbaren Sie ein Treffen mit dem Mitarbeiter, um die wichtigsten Leistungskennzahlen zu besprechen, Feedback zu geben, eventuelle Probleme zu klären und auf mögliche Bedenken des Mitarbeiters einzugehen.
In dieser Phase ist es wichtig, die kontinuierliche Verbesserung als feste Praxis zu etablieren. Lassen Sie nicht zu, dass sich der Mitarbeiter zu sehr an seine gewohnte Aufgabe gewöhnt, sondern spornen Sie ihn an, sich weiterzuentwickeln. Melden Sie neue Mitarbeiter zu Fortbildungskursen an, wenn dies möglich und sinnvoll ist, und unterstützen Sie sie bei der Teilnahme an berufsrelevanten Weiterbildungsmaßnahmen.
3. Monat: Personalgespräch und Feedback
Nach drei Monaten sollte der Mitarbeiter relativ gut mit seinen Aufgaben vertraut sein, seine Leistungskennzahlen kennen, sich mit der Unternehmenskultur und den -werten identifizieren und wissen, wie er mit seinen Vorgesetzten und unmittelbaren Teammitgliedern zusammenarbeiten kann. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass der Onboarding-Prozess an diesem Punkt abgeschlossen ist.
Vereinbaren Sie anlässlich dieses Meilensteins ein Gespräch mit dem Mitarbeiter, um sich über seine Fortschritte zu informieren und weiteres Feedback zu erhalten. Nach dem Durchlaufen des Onboarding-Prozesses verfügen diese Mitarbeiter wahrscheinlich über wertvolle Erkenntnisse, die Ihnen helfen können, die Abläufe bei künftigen Neueinstellungen zu optimieren. Für bestimmte Unternehmen kann es auch ratsam sein, den Onboarding-Prozess nach sechs Monaten zu rekapitulieren und zu prüfen.
Arbeiten im Homeoffice
Nicht zu vergessen ist außerdem, dass das Onboarding für externe Mitarbeiter mindestens ebenso wichtig ist wie für interne Mitarbeiter. Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, die nicht im Büro arbeiten, müssen Sie sicherstellen, dass sie mit der notwendigen Hardware ausgestattet sind, und Videokonferenzen organisieren, um wichtige Richtlinien zu besprechen, Ziele abzustimmen und Führungskräfte und Teammitglieder vorzustellen. Stellen Sie sicher, dass in den ersten Arbeitstagen des neuen Mitarbeiters jemand online ist und Fragen beantworten kann, wenn sie aufkommen.
Remote-Arbeit ist mit einer Reihe potenzieller Nachteile verbunden, insbesondere wenn es um die sozialen und zwischenmenschlichen Aspekte der Unternehmenskultur geht. Geschäftsführung, HR und Teammitglieder werden wahrscheinlich verstärkte Anstrengungen unternehmen müssen, um zu gewährleisten, dass sich neue Mitarbeiter als Teil des Teams fühlen.
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