Was ist Mitarbeiter-Selfservice (MSS)?

Der Begriff „Mitarbeiter-Selfservice“ beschreibt Technologien, mit denen Mitarbeiter zahlreiche HR- und andere Verwaltungsaufgaben eigenständig erledigen können.

Effektive Unternehmen brauchen engagierte und talentierte Mitarbeiter. Doch diese Mitarbeiter zu unterstützen, erfordert einiges an Verwaltungsaufwand. Insbesondere Personalabteilungen müssen immer effizienter und genauer arbeiten. Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen, Unmengen von einfachem, aber notwendigem Papierkram und die Verwaltung zahlreicher Mitarbeiterdaten nehmen heute den Großteil der Zeit von HR-Teams ein. Und das hält sie oftmals davon ab, ein echtes strategisches Asset für ihre Unternehmen darzustellen.

Mitarbeiter-Selfservice ist darauf ausgelegt, diese Belastung zu reduzieren, indem wichtige Aufgaben digitalisiert und automatisiert werden. Gleichzeitig steigert MSS die Kontrolle, die Mitarbeiter über ihre eigenen Daten haben.

Im Allgemeinen können Mitarbeiter über das Intranet oder ein Portal ihres Unternehmens auf MSS-Funktionen zugreifen. Solche Onlineplattformen zur Mitarbeitereinbindung bieten einfachen Zugang zu durchsuchbaren Knowledge Bases und interaktiven Webanwendungen – oftmals in Kombination mit automatisierten Systemen und fortschrittlichen Benutzersupport-Optionen. Einige Mitarbeiterportale umfassen außerdem

Foren oder Diskussionstools im Social Media-Stil, in denen Mitarbeiter zusammenkommen, sich über Ideen austauschen, die Fragen ihrer Kollegen beantworten und gemeinsam Lösungen für Probleme finden können.

Wie bereits erwähnt, löst MSS viele der Herausforderungen, denen Personalabteilungen und Mitarbeiter heutzutage gegenüberstehen. Zum einen erleichtert MSS Personalteams die Arbeit und steigert ihre Effektivität. Zum anderen erhalten Mitarbeiter mehr Transparenz und mehr Mitspracherecht bei der Verwaltung ihrer Personaldaten. Diese Faktoren können den gesamten HR-Prozess optimieren und die Mitarbeiter-Experience verbessern, was insgesamt zu einem effizienteren, produktiveren und wirtschaftlicheren Unternehmen führt.

Der Zweck von MSS besteht nicht darin, erfahrene HR-Teams zu ersetzen. Stattdessen soll der Selfservice die Personalabteilung von bestimmten Routineaufgaben befreien, indem Mitarbeiter direkt auf Personaldaten und -funktionen zugreifen können. Hierdurch ergeben sich zahlreiche Vorteile:

  • Reduzierte Kosten
    In der Regel verbringen HR-Teams den Großteil ihrer Zeit damit, Mitarbeiterfragen zu beantworten und -informationen zu verarbeiten. MSS nimmt ihnen diese Aufgaben ab. So können sich Personalabteilungen auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und ihren strategischen Wert für das Unternehmen steigern. Und gleichzeitig müssen weniger zusätzliche Personalmitarbeiter eingestellt und geschult werden.
  • Verbessertes Urlaubsmanagement
    Effektive MSS-Systeme automatisieren viele Aspekte der Prozesse für Urlaubsanträge und -genehmigungen. Mitarbeiter können ihren bezahlten Urlaub nachverfolgen und Anforderungen einreichen, die automatisch an die geeigneten Genehmigungskanäle gesendet werden. Darüber hinaus können Manager MSS verwenden, um Krankheitstage nachzuverfolgen, Trends zu ermitteln und die Planung für Mitarbeiterausfälle zu optimieren.
  • Genaueres Ausgabenmanagement
    MSS optimiert den Prozess rund um Ausgabenberichte– mit vereinfachtem Mitarbeiterzugriff auf automatisierte Genehmigungen und Erstattungen. Über ein spezielles Portal können Mitarbeiter Ausgaben über jedes internetfähige Gerät verwalten. So sorgen Sie für ein effektives Kostenmanagement, selbst auf Reisen.
  • Vereinfachtes Leistungsmanagement
    MSS bietet autorisierten Benutzern die Möglichkeit, alle relevanten Informationen zu Mitarbeiterleistungen nachzuverfolgen und zu überwachen, einschließlich Berechtigungsdetails, Zahlungsverlauf sowie Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge. So entsteht eine zentrale Stelle, wo Mitarbeiter Gehaltsabrechnungen einsehen, verfügbare und beanspruchte Leistungen nachverfolgen und sich für neue Leistungen registrieren können.
  • Unabhängigere Mitarbeiter
    Personalisierte Mitarbeiterportale und andere MSS-Lösungen geben Mitarbeitern mehr Kontrolle. Hierdurch– und durch den hohen Komfort– sorgt MSS für produktive und informierte Mitarbeiter, die mehr Verantwortung für ihre eigene Personalverwaltung übernehmen können.
  • Verbesserte Compliance
    Unternehmen, die EEO, FMLA, OSHA und andere Gesetze und Regulierungen nicht einhalten, müssen mit empfindlichen Strafen rechnen. MSS-Plattformen gewährleisten die Genauigkeit und Zurechenbarkeit im Compliance-Reporting und können darüber hinaus Berichte aktualisieren, Compliance-Daten ins richtige Format übertragen und Benutzer über etwaige Gesetzesänderungen informieren.
  • Klarer Zugriff auf Informationen
    Mit einer einzigen, zentralen Datenbank für Personalinformationen wissen Mitarbeiter aller Positionen immer genau, wo sie Antworten auf ihre Fragen, genehmigte Prozesse und essenzielle Dokumente finden können.
  • Zuverlässige Analysen
    MSS-Systeme tracken und erfassen Unmengen an Nutzungsdaten. Mit integrierten Analyseprogrammen können Manager die Effektivität von Kampagnen und Initiativen auswerten und künftige Entscheidungen anhand zuverlässiger HR-Einblicke treffen.
Vorteile von Mitarbeiter-Selfservice

MSS stellt eine recht breite Kategorie des Personalmanagements dar – mit zahlreichen Arten von Systemen, die verschiedenste Branchen bedienen. Doch trotz dieser Vielfalt haben die effektivsten Systeme einige gemeinsame Funktionen, wie z. B. die folgenden:

Inhalte für Mitarbeiter bereitstellen

Unternehmen können MSS-Systeme verwenden, um wichtige Inhalte zu erstellen, zu planen und über verschiedene Kanäle mit Abteilungen und Mitarbeitern zu teilen. Dies umfasst Sammel-E-Mails, Ankündigungen, Links und anderen Content, der an das Personal verteilt wird. Empfänger können anhand vielfältiger Kriterien gefiltert werden, darunter Jobtitel und Standort.

Verantwortungsbereiche und Aufgaben von Mitarbeitern

To-do-Seiten in MSS-Systemen zeigen auf einen Blick an, welche Aufgaben dem jeweiligen Mitarbeiter derzeit zugewiesen sind – einschließlich der Bedingungen, die erfüllt werden müssen, um die Aufgaben als erledigt zu markieren. Mitarbeiter können ihre anstehenden Aufgaben planen und organisieren und Filter anwenden, um nur bestimmte Aufgaben anzuzeigen.

Mitarbeiteranfragen

Mitarbeiter und Manager können ganz einfach offene Anforderungen einsehen, vergangene überprüfen und den Status der verschiedenen aktuellen Anfragen überwachen – alles über eine einzige Seite.

Knowledge Base

Eine Mitarbeiter-Knowledge-Base ist eine durchsuchbare Datenbank, die nützliche, HR-relevante Informationen enthält. Hier können Mitarbeiter schnell Antworten auf häufige Fragen sowie Links zu wichtigen Tools, Formularen und mehr finden.

Organisatorische Informationen

Anhand eines MSS-Organigramms können Mitarbeiter die Struktur ihres Unternehmens einsehen, einschließlich Mitarbeitern, Jobtiteln, Verantwortungsbereichen und mehr.

Mitarbeiter-Livechat

Über Livechat-Optionen der MSS-Plattform können Mitarbeiter in Echtzeit mit Service Desk-Mitarbeitern interagieren. Hierfür müssen sie einfach nur ein Gesprächsthema aus einer Liste verschiedener Kategorien aussuchen.

Mitarbeiterforen

Über Links zu Mitarbeiterforen erhalten Teams innerhalb des MSS-Systems einen Ort, an dem sie interagieren, zusammenarbeiten und gemeinsam Lösungen für Probleme finden können.

Im Allgemeinen stammen die kosteneffizientesten Lösungen von Drittpartei-Lieferanten. Sie stellen Ressourcen und Beratung bereit, um zu gewährleisten, dass die Unternehmen ihrer Kunden alles haben, was sie brauchen, um ihre MSS-Lösungen optimal zu nutzen. Es gibt jedoch Möglichkeiten, wie Unternehmen die Effektivität ihrer Selfservice-Lösungen steigern können. Befolgen Sie bei der Implementierung von MSS folgende Best Practices:

  • Relevanz fördern
    Eine wichtige Komponente der meisten MSS-Systeme ist die KnowledgeBase. Doch welche Informationen sollten Unternehmen einer solchen Datenbank hinzufügen? Der Inhalt hängt natürlich stark vom Unternehmen und seiner Branche ab. Deshalb müssen sich Unternehmen unbedingt aktiv daran beteiligen, möglichst relevante und genaue Informationen zusammenzutragen. Indem sie die häufigsten Mitarbeiteranfragen als Basis verwenden und diese Basis um Analysedaten über relevante Suchvorgänge erweitern, können Unternehmen gewährleisten, dass die Informationen in ihrer KnowledgeBase nützlich und vollständig sind.
  • Auf einfache Verwendung konzentrieren
    Selfserviceportale sollten umfassend und informativ sein– doch wenn Mitarbeiter die Portale nicht richtig nutzen können, sind selbst die besten Informationen nichts wert. Genau wie Kunden erwarten auch Mitarbeiter und andere interne Benutzer eine angenehme und einfache Experience, wenn sie Produkte verwenden. Ein effektiver MSS stellt die Experience an erste Stelle: mit intuitivem Design, einfachen Suchfunktionen und visuell dargestellten Daten.
  • MSS für mobile Nutzung optimieren
    Guter Selfservice ist nicht nur auf das Büro beschränkt. Mitarbeiter wissen die Freiheit zu schätzen, ihre Daten auch unterwegs verwalten zu können– mit einem Selfservice, der für Mobilgeräte optimiert ist. Das ist besonders wichtig, wenn Sie Remote-Mitarbeiter beschäftigen. Spezielle Apps oder browserbasierte Zugriffsmethoden bieten selbst auf kleinen Touchscreens alle Funktionen und ermöglichen eine intuitive Nutzung. So können Mitarbeiter jederzeit und überall auf nötige Informationen zugreifen und wichtige Aufgaben durchführen.
  • Funktionen zur Fallverwaltung integrieren
    Antworten auf Fragen zu finden, ist ein wichtiger Bestandteil von MSS, aber längst nicht der einzige. Gehen Sie einen Schritt weiter, indem sie Funktionen zur Fallverwaltung hinzufügen. Indem Sie Mitarbeiteranfragen automatisieren, grundlegende Anleitungen und nächste Schritte bereitstellen und zuverlässige Supportoptionen anbieten, können Sie gewährleisten, dass Mitarbeiter den nötigen Support erhalten– genau dann, wenn sie ihn brauchen, und ohne hierfür separate Systeme nutzen zu müssen.

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