Was ist ein Barcode-Bestandssystem?

Ein Barcode-Bestandssystem ist eine Kombination aus Hardware und Software zur Erfassung quantifizierbarer Bestände unter Verwendung von Barcodes zur Kategorisierung und Identifizierung von Posten.

Die Bestandsverwaltung kann sowohl durch Hardware- als auch durch Softwaresysteme automatisiert werden. Ein System zur Bestandsführung kann alles erfassen, was quantifiziert und gekennzeichnet werden kann – von Kleidung bis zu Lebensmitteln. Ursprünglich waren Barcodes für die Automatisierung von Lebensmittelkassen konzipiert. Inzwischen hat die Technologie aber auch in der Bestandsverwaltung Einzug gehalten.

Grafik, die die Fähigkeiten eines Barcode-Bestandssystems veranschaulicht.

Automatisierte Tools – auch bekannt als Bestandskontrollsystem –, die aus einer Kombination von Software- und Hardware-Tools bestehen und den Prozess der Bestandsverfolgung unterstützen. Alle quantifizierbaren Güter wie Bücher, Kleidung, Lebensmittel und andere Ausrüstungsgegenstände können mit einem Bestandskontrollsystem unter Verwendung der Barcode-Technologie verfolgt werden. Barcodes ermöglichen die Codierung von alphabetischen und numerischen Systemen und helfen so bei der Bestandsverfolgung. Die Systeme arbeiten im Zusammenspiel mit der Technik in Echtzeit und übertragen Informationen an ein zentrales Computersystem, das die Bestände und Transaktionen verfolgt.

Im Grunde genommen ist jedes Unternehmen, das Hardware sowie physische und technische Assets zu verfolgen hat, auf Bestandssysteme angewiesen. Barcode-Bestandssysteme kommen vor allem in Lebensmittelgeschäften zum Einsatz, um Waren, Fleisch und einzeln verpackte Produkte zu verfolgen. Auch Lagerhäuser verwenden in der Regel Barcodes, um den Bestand und seine Bewegung von einem Ort zum anderen zu verfolgen. In Einzelhandelsgeschäften ist die Nachverfolgung des Lagerbestands besonders wichtig, da die Bestände sich sowohl auf der Verkaufsfläche als auch im Lagerbereich befinden. Barcode-Bestandssysteme sind auch für Speditionen von zentraler Bedeutung, da sich die Artikel in ständiger Bewegung befinden und nachverfolgt werden müssen.

Barcode-Bestandssysteme sind unverzichtbar, damit Unternehmen die Qualität ihrer Produkte überwachen können. Dies gilt insbesondere dann, wenn ihre Geschäfte hauptsächlich auf die Bereitstellung von Waren für Endkunden ausgerichtet sind. Ein Einzelhändler, der seine Bestände nicht sorgfältig im Blick hat, riskiert zudem, dass ihm ein Produkt ausgeht, bevor Nachschub geliefert werden kann. Ein automatisches System kann bei niedrigen Lagerbeständen Warnmeldungen auslösen.

Bei der Bestandsaufnahme – oder Inventur – können auch menschliche Fehler zu Problemen führen, vor allem, wenn der Bestand größer wird. Wenn ein Einzelhändler 10.000 Hemden bestellt, aber 5.000 fehlen, fällt das möglicherweise nicht sofort auf. Ein Bestandsverwaltungssystem kann die fehlende Ware schnell identifizieren. Die Aufklärung des Verbleibs der vermissten Hemden kann so beschleunigt werden.

Im Einzelhandel besteht immer die Gefahr eines Diebstahls. Die Verfolgung von Diebstählen kann helfen, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zur Verhinderung von Diebstählen zu entwickeln. Sobald die entsprechenden Maßnahmen umgesetzt sind, können Unternehmen den Fortschritt der Sicherheitsvorkehrungen verfolgen und deren Wirksamkeit überprüfen.

Zu einem automatisierten System gehören in der Regel Barcode-Scanner, die einen Strichcode – auch Barcode genannt – auf einem Gegenstand einlesen. Dieser Strichcode enthält die verschlüsselten Informationen in Form eines visuellen Musters aus schwarzen und weißen Flächen. Beim Einlesen dieses Codes mithilfe eines Barcode-Scanners werden die Informationen über den Artikel erfasst und an ein zentrales Computersystem gesendet, das diesen Artikel und die zugehörigen Informationen automatisch verfolgt. Dies hilft bei der Bestandserfassung von Artikeln in den Bereichen Verteilung, Lagerung oder Versand. Auf diese Weise werden die Artikel und die damit verbundenen Aufgaben erfasst.

Die verschiedenen Arten der erfassten Daten ergeben zusammen einen automatisierten Echtzeit-Tracker, mit dem sich Prozesse vereinfachen, Fehler reduzieren und Informationen analysieren lassen.

Die Auswahl der richtigen Barcodescanner-Hardware kann für die Bestandsverfolgung entscheidend sein. Bestimmte Hardware und die dazu passende Software arbeiten besser zusammen als andere. Die optimale Kombination aus beiden ist also ein wichtiger Faktor für die Funktionalität des Barcode-Bestandsverfolgungssystems. Es gibt zwei verschiedene Arten von Barcode-Hardware: 1D und 2D. Und auch wenn Barcodes einfach und einheitlich erscheinen, sind die Unterschiede zwischen diesen beiden Arten von Hardware doch gravierend.

1D-Barcodes

Eindimensionale Strichcodes sind die Art von Barcodes, an die wohl die meisten Menschen denken, wenn die Rede von Barcodes ist. Sie bestehen aus flachen, vertikalen Linien, die sich horizontal über eine Fläche verteilen. Anhand der Abstände zwischen den Linien können Barcode-Scanner das im Strichcode erfasste Produkt korrekt identifizieren. Diese Art von Barcodes werden häufig für die Verfolgung von Paketen, Post und Einzelhandelsartikeln verwendet.

Zu den eindimensionalen Barcodes gehören:

  • UPC-E
  • EAN-13
  • Code 39
  • EAN 128
  • USPS IMB
  • UPC-A
  • RSS-14
  • Code 93
  • Interleaved 2 of 5

2D-Barcodes

Die zweite Dimension hat mehr Tiefe als die erste Dimension, und Strichcodes bilden da keine Ausnahme. Zweidimensionale Strichcodes werden nicht wie die vertikalen Linien als einfache Binärdateien gelesen – sie haben in der Regel die Form eines Quadrats, das statt Zahlen und Linien viele gepixelte Punkte und geometrische Formen enthält, in denen die Daten kodiert sind.

Sie können kleiner als eindimensionale Barcodes sein und trotzdem zahlreiche Informationen über das Produkt liefern. Ein gängiger Typ eines zweidimensionalen Barcodes ist ein Quick-Response-Code – kurz QR-Code genannt –, der zu einer Website führt oder detaillierte Informationen darüber liefert, wo ein Paket war und wohin sein Weg führt.

Beispiele für zweidimensionale Barcodes sind:

  • MaxiCode
  • Aztec
  • PDF 417
  • QR-Code
  • DataMatrix

Barcode-Verfolgungssysteme werden in Geschäften fast jeder Größe benötigt. Besonders wichtig sind diese Systeme jedoch, wenn ein Unternehmen wächst und vermehrt Software einsetzt. Barcodesysteme können dabei helfen, Bestände zu verfolgen, die von Standort zu Standort wechseln, angefangen bei der Vereinnahmung und dem Umlagern von Assets bis hin zur Bereitstellung und Entsorgung von Assets.

Die Erfassung und Verfolgung von Beständen, Lieferungen und der Lagerhaltung ist mit automatisierten Barcode-Systemen wesentlich einfacher als von Hand. Außerdem sinkt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die bei manueller Erfassung viel häufiger vorkommen. Mit Barcodes lassen sich Bestände, Einkäufe und Fehlmengen laufend erfassen.

Unternehmen nutzen Bestandssysteme, um zu erkennen, ob ein Produkt möglicherweise ausgehen könnte und ob der Bestand aufgefüllt oder herabgesetzt werden muss. Mit derartigen Systemen lassen sich auch Diebstähle im Einzelhandel entlang des Warenflusses leichter verfolgen, sodass Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden können, um sicherzustellen, dass die Produkte nicht entwendet werden – mit dem automatisierten System lässt sich zudem die Wirksamkeit der Maßnahmen verfolgen, um festzustellen, ob die Zahl der Diebstähle zurückgegangen ist.

Das mobile Scannen von Barcodes eröffnet Unternehmen zahlreiche flexible und vernetzte Möglichkeiten. Mithilfe cloudbasierter Systeme lassen sich die Hardwarekosten auf ein Minimum reduzieren, da die Unternehmen nicht in einzelne Handscanner investieren müssen – das Scannen kann mit mobilen Geräten wie Smartphones erfolgen. Die Mitarbeiter können von unterwegs aus arbeiten und sich von einem zentralen, cloudbasierten Standort aus miteinander verbinden, sodass alle Standorte synchron bleiben.

Die Wahl des geeigneten Barcode-Bestandssystems ist entscheidend für den Erfolg. Informieren Sie sich eingehend und wählen Sie das für Ihr Unternehmen am besten geeignete Barcodesystem aus.

So starten Sie

Ihr erster Schritt zur Einrichtung eines funktionierenden Barcode-Bestandssystems besteht darin, einen Produktcode entweder mit einem Universal Product Code (UPC), einer Lagerhaltungseinheit (SKU) oder einem United Nations Standard Products and Services Code® (UNSPSC) zu erstellen.

Die Vergabe eines UPC erfolgt ganz einfach durch die Registrierung des Produkts bei Global Standard 1. Das Produkt erhält so einen eindeutigen Unternehmenscode, mit dessen Hilfe die Produkte weltweit verfolgt werden können. Ein UPC hilft, Diebstahl zu verhindern, ermöglicht es Kunden, online Informationen über ein Produkt zu finden, und ist nützlich bei der Bestandsverwaltung.

SKU-Nummern können manuell erstellt oder in einem Software-System zur Bestandsverwaltung verwendet werden. SKUs sind oft unternehmensspezifisch und werden hauptsächlich in internen Abläufen zur Verfolgung von Beständen, Einkäufen sowie zur Bestandsüberwachung genutzt.

Nachdem der Barcode erstellt wurde, kann er mit einem einfachen Tintenstrahldrucker und einem Etikettenbogen ausgedruckt werden. Allerdings empfiehlt es sich, für den Druck der Etiketten Thermodrucker zu verwenden, da diese kostengünstiger sind als Laserdrucker. Außerdem sind sie einfacher zu warten und halten in der Regel länger – alles wichtige Punkte, die zu berücksichtigen sind, wenn Sie potenziell Tausende von Barcodes drucken wollen.

Einen Scanner auswählen

Die Auswahl des passenden Scanners kann den entscheidenden Ausschlag geben. Glücklicherweise gibt es verschiedene Optionen für unterschiedliche Anforderungen.

Kabellose Scanner benötigen Batterien, um zu funktionieren, aber sie sind ideal, wenn es um Mobilität geht. Unternehmen können ihre Bestände in Echtzeit verfolgen, ohne dass ein Netzkabel erforderlich ist. Kabellose Scanner können Informationen direkt an ein Bestandsverwaltungssystem senden. Die Informationen können auch auf einem Speicherchip gesammelt werden, der später in einen Computer eingesetzt wird. Einige mobile Scanner speichern die Informationen auch auf dem Gerät selbst und übertragen sie in regelmäßigen Abständen in die Hauptdatenbank. Mobile Scanner können auch Software zum Scannen mit Hilfe mobiler Anwendungen auf einem Smartphone beinhalten. Diese Option kann kostengünstiger sein als ein herkömmlicher Scanner.

Kabelgebundene Scanner sind in der Regel kostengünstiger als kabellose Scanner, bieten aber nicht die nötige Mobilität und Flexibilität. Sie eignen sich hervorragend für die Erfassung von Kundeneinkäufen an einer Kasse, wo Mobilität weniger im Vordergrund steht.

Barcode-Software auswählen

Nehmen Sie sich die Zeit, die verschiedenen Optionen unter Berücksichtigung der Kosten und Anforderungen auszuloten. Einige Anwendungen lassen sich hervorragend skalieren, aber die Frage ist, ob ein kleineres Unternehmen ein so umfangreiches System benötigt.

Aus diesem Grund ist es wichtig, die Anforderungen Ihres Unternehmens sowie die Fähigkeiten, Vorteile und Herausforderungen der verfügbaren Barcode-Bestandssysteme zu betrachten und darauf basierend ein entsprechendes Budget festzulegen. Grenzen Sie Ihre Suche auf die Systeme ein, die Ihren Kostenvorstellungen entsprechen und dennoch den bestmöglichen Service bieten.

Barcode-Bestandssysteme sind in Unternehmen aller Größenordnungen außerordentlich hilfreich und ServiceNow kann mit seinen Systemen zum Hardware Asset Management die individuellen Anforderungen abdecken.

Funktionen von Hardware Asset Management

Das Hardware Asset Management von ServiceNow kann Prozesse vereinfachen und Hindernisse aus dem Weg räumen. Zu den Funktionen gehören Hardware-Normalisierung, Asset-Lebenszyklus-Automatisierung, ein Hardware-Asset-Dashboard und eine mobile Asset-Bestandsprüfung.

ServiceNow bietet auch modernste Lösungen für das mobile Scannen. Mithilfe von mobilen Apps wird die Kamera Ihres Geräts zu einem zuverlässigen Scanner, der zahlreiche Barcodes nacheinander scannen kann, ohne die Scan-Oberfläche zu verlassen. Sogar Gruppen von Barcodes können auf einmal gescannt und entsprechend zusammengefasst werden. Die mobile App ServiceNow Agent erleichtert die Koordination von Service Desk-Mitarbeitern, die Verfolgung von Standorten, die Aktualisierung von Datensätzen und vieles mehr und funktioniert sogar ohne Internetverbindung.

Einfach ausgedrückt: Mit dem mobilen Scannen von ServiceNow haben Sie die Bestandsverwaltung in der Hand.

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