Was ist IT-Asset-Nachverfolgung?

Die physische Protokollierung beweglicher Assets mit Stift und Papier war früher der Standard. Alles, von der Inventarisierung bis hin zur Nachverfolgung, wer einen Gegenstand entnommen hat, wann er entnommen wurde und wann er voraussichtlich zurückgegeben wird, wurde manuell erfasst und verwaltet.

Natürlich haben Computer den Prozess der Asset-Nachverfolgung erleichtert. Aber es war immer noch eine manuelle Eingabe und eine physische Zählung der Assets erforderlich, um sie in das Asset-Verwaltungssystem einzugeben. Mit ERP-Software (Enterprise Resource Planning) wurde der Prozess grundlegend erneuert, denn die Verwaltung von Unternehmensressourcen wurde automatisiert. 

ERP wird zwar auch heute noch häufig eingesetzt, hat aber einen Nachteil: Einzelne Artikel lassen sich damit nicht effizient nachverfolgen. Es ist ideal für die Nachverfolgung großer Mengen an Waren geeignet, wie z. B. im Einzelhandel. Immer häufiger wurden tragbare Scanner eingesetzt, die eine gewisse Erleichterung mit sich brachten. Leider war für die meisten Scanner eine physische Verbindung zu einem Computer erforderlich, z. B. zu einem POS-System (Point of Sale). Dies erlaubte zwar die Interaktion mit der ERP-Software, verbesserte aber nicht die Flexibilität. Mobile Computertechnik war auch hier ein Game-Changer: Mithilfe von Mobilgeräten konnte der Einzelne die Assets ohne Einschränkung durch eine physische Verbindung überprüfen. Diese Mobilgeräte verfügen über integrierte Computersysteme mit eigenen Speicherkapazitäten und funktionieren oft auch ohne Netzwerkverbindung. Die Scandaten werden gespeichert und hochgeladen, wenn der Benutzer wieder online ist.

Heute bieten Smartphones mit hochauflösenden Kamerafunktionen viele innovative Möglichkeiten und einfache Anwendungen, um Barcodes aller Art zu scannen und Informationen an ein zentrales Cloud-Repository zu senden.

Diese eindeutigen Bezeichner werden fast überall da eingesetzt, wo Bestände vorhanden sind. Der Fortschritt bei der mobilen Scantechnologie hat die Nützlichkeit von Barcodes erhöht. Barcodes sind die am häufigsten verwendete Methode zur Asset-Nachverfolgung. Außerdem sind Barcodes in der Regel kostengünstig, vielseitig, einfach zu verwenden, schnell und im Allgemeinen sehr genau. Allerdings erfordern sie Sichtlinienzugriff und manuelle Ausrichtung und ihre Qualität ist nicht immer ausreichend, um ein problemloses Scannen zu ermöglichen.

RFID-Etiketten (Radio Frequency Identification) sind Etiketten oder Chips, die Informationen über einen Artikel an einen Empfänger übertragen. RFID-Etiketten können remote gescannt werden, eignen sich für das Erfassen mehrerer Artikel gleichzeitig und sind flexibel. Sie sind jedoch in der Regel teurer und haben technische Einschränkungen wie begrenzte Reichweiten. Die Abtastung ist nicht immer zuverlässig und kann durch Funkstörungen beeinträchtigt werden. sodass manchmal fälschlicherweise andere Artikel in der Nähe registriert werden und nicht der Artikel, der gescannt werden soll. 

GPS-Geräte (Global Positioning Systems) werden an einem Asset angebracht und senden den Standort in regelmäßigen Abständen an einen zentralen Server. Dies geschieht völlig automatisch; menschliches Eingreifen ist nicht erforderlich, um den Asset-Standort zu verfolgen. Aufgrund der höheren Kosten von GPS-Geräten werden diese in der Regel für die Verfolgung von hochwertigen Assets und nicht für kostengünstige oder in großen Mengen vorhandene Artikel verwendet. GPS-Geräte bieten Standortdaten in Echtzeit, sind passiv und geben Bewegungswarnungen aus, falls ein Asset unerwartet den Standort ändert. Sie sind jedoch kostspielig, sind in Innenräumen weniger genau (bei Störungen des Satellitensignals), liefern nur Standortdaten und keine Informationen darüber, wie ein Asset auf seinem Weg verarbeitet wurde, und sie können entfernt werden.

Allgemein gibt es zwei Arten von Hardwaresystemen, die für das Scannen von Barcodes verwendet werden: robuste physische Geräte und Smartphones.

Robuste Geräte sind tragbare Handheld-Computer, die für bestimmte Aufgaben entwickelt wurden und stabil genug sind, um allgemeiner Handhabung, rauen Umgebungen, Vibrationen, extremen Wetterbedingungen, Wasser und Staub standzuhalten. Sie verfügen oft über eine längere Akkulaufzeit und können mit erweiterbaren Akkus ausgestattet werden, um längere Einsätze zu ermöglichen. Durch die Kombination von maßgeschneiderter Hardware und Software sind diese Geräte in der Regel teurer als Smartphones, aber dennoch eine beliebte Option für viele Unternehmen. Dies liegt zum Teil daran, dass sie im Vergleich zu den zahlreichen Variationen und möglichen Problemen bei der Verwendung von Verbrauchergeräten Vorteile bieten: schnelleres Scannen, Langlebigkeit, verbesserte Sicherheit und optimierten Betrieb.

Im Vergleich zu robusten Spezialgeräten sind Smartphones viel leichter zugänglich. In vielen Fällen verfügen die Mitarbeiter in den Lagern und bei der Nachverfolgung bereits über eigene Geräte, auf die entsprechende Softwareanwendungen geladen werden können. Das Scannen mit Smartphones ist zudem meist kostengünstiger, handlicher, lässt sich einfacher anzeigen und wird in der Regel von den Nutzern der Geräte bevorzugt.