Was ist IT Asset Management (ITAM)?

ITAM verbindet Finanz-, Bestands-, Vertrags- und Risikomanagement als Grundlage für die Verwaltung des Lebenszyklus von Assets einschließlich taktischer und strategischer Entscheidungen.

Assets sind nur für eine begrenzte Zeit nutzbar. Mit ITAM und proaktivem Management kann ein Unternehmen sie optimal nutzen. Die Phasen des Lebenszyklus umfassen im Allgemeinen Planung, Beschaffung, Bereitstellung, Wartung, Ausmusterung und Entsorgung.

Welche Arten des IT-Asset-Managements gibt es?

Im Allgemeinen lassen sich die IT-Assets in eine oder mehrere der folgenden Kategorien einteilen: physisch, Software, Hardware, mobil und in der Cloud. ITAM wurde entwickelt, um die erfolgreiche Bereitstellung und den laufenden Support von IT Assets zu gewährleisten. Insofern korrespondiert es mit diesen Arten von IT-Assets.  

Folgende drei Hauptarten des IT-Asset-Managements werden unterschieden:

  1. Software: Diese Art von ITAM ist etwas komplexer als die anderen, da sie Dinge wie Compliance-Anforderungen, Lizenzierung, Schatten-IT und IoT einschließt. Software-Assets müssen kontinuierlich überwacht und überprüft werden, und die Assets müssen flexibel genug sein, um auf Anforderungen zu reagieren und sich an einen sich verändernden Markt anzupassen.
  2. Hardware: Auch die physische Hardware gehört zum IT-Ökosystem eines Unternehmens. Zu diesen physischen Assets zählen PCs, Drucker, Kopierer, Laptops, mobile Geräte, Server und jede andere Hardware, die für das Datenmanagement im Unternehmen eingesetzt wird.
  3. Cloud: ITAM verfolgt die Kosten und die Nutzung von Cloud-Ressourcen, einschließlich Software-as-a-Service (SaaS), Infrastruktur-as-a-Service (IaaS) und Plattform-as-a-Service (PaaS). Alle diese Ressourcen werden als Assets betrachtet, die im Rahmen von ITAM hinsichtlich Kosten und Compliance verwaltet werden müssen.

Hardware-Asset-Management im Vergleich zum Software-Asset-Management

ITAM umfasst sowohl die Verwaltung von Hardware-Assets als auch die Verwaltung von Software-Assets. Beide Konzepte sind jedoch unterschiedlich. Beim Hardware-Management geht es um die Verwaltung von physischen Assets wie Servern, Laptops, PCs, mobilen Geräten, Druckern usw. Zu den Software-Assets gehören beispielsweise Software, die direkt auf einen Computer heruntergeladen wird, Lizenzen für die Nutzung der Software und Cloud-Services.

ISO-Standards für ITAM

Für das ITAM gibt es eine offizielle Normenreihe der International Standards Organization (ISO): ISO 19770, die aus fünf Teilen besteht:

  1. ISO/IEC 19770-1: Umreißt die Best Practices für ITAM innerhalb eines Unternehmens. Unternehmen haben die Möglichkeit, nachzuweisen, dass sie ITAM-Verfahren in Übereinstimmung mit den Standards zur Erfüllung von Governance-Anforderungen und zur Unterstützung von IT-Aktivitäten einsetzen.
  2. ISO/IEC 19770-2: Unterstützt Unternehmen bei der Identifizierung von Software auf einem bestimmten Gerät – ein Standard für Software-ID-Tags.
  3. ISO/IEC 19770-3: Beschreibt die mit einer Software verbundenen Berechtigungen und die Methode zur Messung des Verbrauchs.
  4. ISO/IEC 19770-4: Ermöglicht die standardisierte Berichterstattung über die Ressourcennutzung. Dies ist besonders wichtig für die Verwaltung komplexerer Lizenzen und cloudbasierter Software und Hardware.
  5. ISO/IEC 19770-5: Gibt einen Überblick über die ISO ITAM-Normen und das Vokabular.

Verfolgen Sie den gesamten Lebenszyklus von IT-Assets

Der Lebenszyklus von IT-Assets kann zwar von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich definiert werden. Die meisten Unternehmen halten sich jedoch an die folgenden Schritte:

  • Anforderung
  • Ausführung
  • Bereitstellung
  • Monitoring
  • Service
  • Ausmusterung

Kurz gesagt, der Zyklus beginnt, wenn ein Bedarf erkannt und eine Anforderung gestellt wird. Daraufhin werden wichtige Faktoren festgelegt, z. B. welche Assets benötigt werden, wie sie beschafft werden können und wie sie genutzt und finanziert werden sollen. In der Ausführungsphase wird das Asset gebaut, gekauft, geleast oder lizenziert. Daran schließt sich die Phase der Bereitstellung an, während der die Installation des Assets in das IT-Ökosystem erfolgt. Im Anschluss an die Bereitstellung wird während der Monitoringphase überwacht, ob die Assets effektiv funktionieren. In der Servicephase werden die Assets gewartet und aufgerüstet, um ihre Lebensdauer zu verlängern. Sobald die Assets nicht mehr benötigt werden, erfolgt ihre Ausmusterung und Entsorgung. Dazu gehören die Umstellung der Benutzer auf alternative Ressourcen, die Aktualisierung von Datensätzen, die Kündigung von Verträgen, die Beendigung von Lizenzen und die Planung von Ersatz-Assets.

Im Falle von Hardware kann die „Bestandsaufnahme“ als eigenständige Phase hinzukommen.

ITAM-Prozesse

Die Nachverfolgung und Verwaltung wichtiger Geräte trägt dazu bei, dass die Assets effektiv verwaltet werden. Dafür ist ein zentraler Ort mit detaillierten Angaben erforderlich, an dem autorisierte Benutzer Leihgeräte anfordern können. Er sollte Felder enthalten, wie z. B. die Person, für die das Asset angefordert wird, den Ort, an dem das angeforderte Asset bereitgestellt werden muss, das Modell des angeforderten Assets, den Zeitraum, in dem das Asset verwendet werden soll, und den Grund oder die Begründung, warum das Asset benötigt wird. 

Wissen, wer was hat

Effektive Daten zur Geräteausleihe können dazu beitragen, dass alle Assets korrekt verbucht werden und dass ein Unternehmen stets eine klare Vorstellung davon hat, wer was wie lange nutzt. Darüber hinaus kann die Asset-Erkennung zusätzliche Informationen darüber liefern, über welche Geräte Sie verfügen – möglicherweise mehr als Sie glauben –, wie diese Geräte konfiguriert sind und von wem sie genutzt werden. Erkennung und Bestandsmanagement sollten Hand in Hand gehen. Implementieren Sie eine Automatisierung, damit bei der Erkennung von Assets alle relevanten Informationen automatisch in eine Datenbank eingegeben werden können und die Überprüfung erleichtert wird. 

Asset-Standortverfolgung

Es ist äußerst wichtig zu wissen, bei wem sich das Asset befinden sollte, bei wem es sich tatsächlich befindet und welche Assets genau vorhanden sind. Aber nicht weniger wichtig ist es, genau zu wissen, wo sich die Assets befinden. Die Verfolgung des Standorts von Assets, oft unter Verwendung von RFID, GPS oder Barcode-Scanning, kann dabei helfen, zu überprüfen, ob sich die Assets dort befinden, wo sie sein sollten. Und sollte ein Asset vermisst werden, sind diese Ortungsgeräte von unschätzbarem Wert, um das betreffende Asset zu lokalisieren und zu sichern. 

Ein ITAM-Repository

Das ITAM-Repository ist die zentrale Datenbank für die Speicherung und Pflege wichtiger Daten in Bezug auf finanzielle, physische und vertragliche Aspekte. Ein effektives ITAM-Repository dient jedoch nicht nur als Speicherort für diese Daten, sondern muss auch in der Lage sein, verwandte Aufgaben des IT Asset Managements zu übernehmen. Repositories müssen eng mit angrenzenden Toolsets integriert werden, darunter Bestand, Softwarenutzung, IT Service-Supportmanagement, Change Management sowie Einkaufs- und Konfigurationsmanagement. 

Informationen über Hardware- und Softwarebestand und -nutzung

Ein effektives IT Asset Management hängt davon ab, ob Sie in der Lage sind, relevante Metriken nachzuverfolgen. Dazu müssen Sie ermitteln, welche KPIs Priorität haben sollten. Die Nachverfolgung der richtigen Metriken gewährleistet eine bessere Leistung der Assets, geringere Reparatur- und Wartungskosten sowie eine optimale Nutzung und Effektivität. Zu den gängigen Metriken, die Sie im Auge behalten sollten, gehören die folgenden:

  • Kosten
  • Anzahl der Assets
  • Lizenzierte / nicht lizenzierte Software
  • Nicht ausreichend / übermäßig genutzte Lizenzen
  • Abgelaufene Garantien

Datenimport

Erfolgreiches ITAM hängt in hohem Maße von genauen, aktuellen Asset-Daten ab, die aus verschiedenen Quellen wie Datenbanken, Servern, Plattformen und Lösungen stammen können. Der Import von Daten an einen zentralen Ort ist ein entscheidender Schritt, um ein genaues Bild des Asset-Bestands zu erhalten.

SaaS

Das Software-as-a-Service-Management überwacht den Kauf, die Einbindung, die Lizenzierung, die Erneuerung und die Nutzung von Anwendungen, die ein Unternehmen einsetzt.

IaaS

Infrastructure-as-a-Service ist ein Modell, bei dem Computing-Ressourcen, die normalerweise in einem Rechenzentrum untergebracht werden könnten, stattdessen in einer Cloud-Umgebung gehostet werden. Die Verwaltung von IaaS umfasst die Überwachung der Nutzung der Computing-Leistung aus einer Cloud-Umgebung oder der Nutzung von Speicherplatz und Kapazität.

PaaS

Platform-as-a-Service bietet eine Entwicklungs- und Bereitstellungsumgebung in der Cloud, die die Bereitstellung von cloudbasierten Apps jeder Größe ermöglicht. Die Verwaltung umfasst den Kauf von Ressourcen bei einem Provider, die Bezahlung nach Aufwand und die Überwachung der Nutzung, damit das Budget oder die Nutzungsvereinbarung eingehalten wird.

Bereitstellung einer zuverlässigen zentralen Datenquelle

Asset-Management schafft Ordnung. Assets werden in der Regel an vielen verschiedenen Orten von vielen verschiedenen Personen verfolgt, keine einzelne Person ist Eigentümer der Assets, und es gibt kein einziges Tool, das die Informationen über die Assets zentralisiert. Mit ITAM lassen sich Daten konsolidieren und Systeme bereitstellen, die diese Aufgabe übernehmen, ohne dass endlos Artefakte aufgespürt, die Nutzung überwacht und Abhängigkeiten interpretiert werden müssen.

Verbesserte Auslastung, geringere Risiken und weniger Verschwendung.

Die Informationen bleiben auf dem neuesten Stand. Die Teams können so Verschwendung vermeiden und die Auslastung erhöhen. Die Steuerung gewährleistet auch die Sicherheit und die Compliance in Bezug auf rechtliche Vorgaben und verringert so das Risiko von Bußgeldern.

Höhere Produktivität ohne Verlust an Zuverlässigkeit

Asset-Management-Tools sind äußerst hilfreich, wenn Teams DevOps- und SRE-Prinzipien übernehmen. Die Abhängigkeit von Infrastruktur- und Plattform-Services nimmt zu, und ein effektives Asset-Management bietet die Möglichkeit, den Verbrauch zu steuern.

Unterstützung von IT- und Geschäftspraktiken und Stärkung der Teams

Das Asset-Management unterstützt ITSM- und ITIL-Prozesse wie Change-, Incident- und Problem-Management. Wenn die Teams über die erforderlichen Informationen verfügen, können sie schneller handeln und Auswirkungen besser vorhersagen, bevor sie eintreten. Darüber werden folgende Bereiche: HR – Onboarding und Offboarding, Finanzwesen – Nachverfolgung von Assets, Sicherheit – Behebung von Schwachstellen, Betriebsmanagement – Erkennung und Zuordnung bestimmter kritischer Assets und ihrer Abhängigkeiten.

Kostenreduzierung durch permanente Kontrolle

Bisweilen haben Sie mehrere Lizenzen, Instanzen oder Ressourcen, die entweder zu intensiv oder überhaupt nicht genutzt werden. Mit der Konsolidierung und ständigen Überprüfung der Assets erhalten Sie Informationen über alle Ressourcen und darüber, ob sie mehr Geld verschlingen als nötig.

Die drei Komponenten

  • Physisch: Diese Informationen werden in der Regel mit eher manuellen Verfahren wie Barcode-Lesegeräten oder RFID-Systemen erfasst. Berücksichtigt werden die bereitgestellten, die im Lager befindlichen und die zur Ausmusterung anstehenden Assets.
  • Finanzen: Die Finanzkomponente der ITAM-Datenbank basiert in der Regel auf Einkaufssystemen oder Bestellungen und enthält die Bestellnummer, die Menge, die Marke und das Modell, die Abschreibung, den Lieferantennamen und die Kostenstelle. Die Nachverfolgung dieser Komponente ist äußerst nützlich, da sie einen Einblick in die Gesamtbetriebskosten, den ROI und die Budgets, die Projekten und Services zugewiesen werden können, bietet. 
  • Vertragsbezogen: Die aus den Vertragsdaten gewonnenen Daten stammen vom Wiederverkäufer, dem Lieferanten oder aus dem Vertragsmanagementsystem. Die Informationen umfassen die endgültige Version eines Vertrags mit Details wie Lizenzberechtigung, Geräteanzahl, Kaufpreis, Hersteller-SKU, Service-Levels und Wartung.

  1. Einbeziehung der Führungskräfte zum Start
  2. Bildung eines Teams zur Steuerung des Projekts
  3. Definieren kritischer Assets
  4. Identifizieren von Cloud-Ressourcen
  5. Festlegen von Methoden zum Auffinden und Integrieren von Daten
  6. Einsatz eines lebenszyklusbasierten Ansatzes
  7. Gehen Sie bei der Nachverfolgung proaktiv vor und überwachen Sie diese kontinuierlich, um eine zu umfangreiche Bereitstellung zu vermeiden
  8. Entscheiden Sie, ob Sie eine CMDB verwenden wollen
  9. Automatisieren Sie so viel wie möglich
  10. Integrieren Sie Daten und stellen Sie sie der gesamten IT zur Verfügung.
  11. Kennen Sie Ihre Software-Lizenzen
  12. Sammeln Sie Feedback für die kontinuierliche Verbesserung
  13. Beziehen Sie andere Teams in das Feedback ein

ITAM kann Ihrem Unternehmen aus vielerlei Gründen zum Erfolg verhelfen.

Sie wollen Geld sparen

Eine der wichtigsten Strategien zur Kostensenkung ist die Optimierung der Ausgaben für Software, Infrastruktur und Plattform-Services. Unternehmen können ihre Ausgaben um bis zu 30 % senken, wenn sie Best Practices zur Optimierung von Softwarelizenzen und Asset-Nutzung anwenden. 

Sie verlassen sich auf Tabellenkalkulationen

Unternehmen verfolgen ihre Assets immer noch mit Hilfe von Tabellenkalkulationen. Allerdings besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Tabellen nicht immer korrekt sind. Außerdem entstehen durch Tabellenkalkulationen Datensilos, sodass der Zugriff aller autorisierten Benutzer auf die gleichen aktuellen Informationen erschwert wird.

Es ist schwierig, mit dem Tempo des Wandels Schritt zu halten

Assets sind ständig in Bewegung, und die manuelle Nachverfolgung kann schnell zur Belastung werden. Aspekte wie Diebstahl, Ersatz und Ausmusterung von IT-Assets, neue Lieferungen usw. können zu einer unübersichtlichen IT-Umgebung führen, die mehr Aufmerksamkeit für Details erfordert.

„Schatten-IT“ ist real

Als Schatten-IT werden Anwendungen, Lizenzen und andere IT-Assets bezeichnet, die ohne das Wissen des IT-Teams erworben und genutzt werden. Eine zentralisierte ITAM-Software hält die IT-Abteilung auf dem Laufenden und verhindert überhöhte Ausgaben, Risiken und Nichteinhaltung der Compliance. Schatten-IT ist eine Realität, mit der fast alle modernen Unternehmen konfrontiert sind. Die Art und Weise, wie Sie sie verwalten, entscheidet über den Grad der Steuerung, den Sie noch haben, um Risiken und Ausgaben zu reduzieren.

Erfahren Sie mehr über IT Asset Management von ServiceNow

IT Asset Management basiert auf der Now Platform® und bietet leistungsstarke Plattformfunktionen, mit denen Sie die Nachverfolgung von Assets im Unternehmen vereinfachen können. Wir arbeiten mit vorhandener Software zusammen – IT Asset Management lässt sich problemlos mit Anwendungen von Partnern und Drittparteien integrieren.