Was ist Facility-Management?

Facility-Management sorgt dafür, dass die Einrichtungen für die Menschen, die sie nutzen, hinreichend sicher und angenehm sind.

Facility-Management umfasst ein breites Spektrum von Fachbereichen und Aufgaben. Im Kern sorgt das Facility-Management dafür, dass die Räumlichkeiten mit den Menschen, die sie nutzen, harmonieren. Der Erfolg hängt in hohem Maße von einer Umgebung ab, in der sich die Menschen geborgen und behaglich fühlen, sei es am Arbeitsplatz, in einer Industriehalle oder in einem Wohnkomplex.

Die wichtigsten Aspekte des Facility-Managements sind Gesundheit und Sicherheit. Der Schutz der Menschen hat dabei absoluten Vorrang. Zu den möglichen Gefahren gehören eine mangelhafte Belüftung oder ungesunde Luft, zu hohe oder zu niedrige Temperaturen, veraltete Maschinen, die kaputt gehen oder nicht ordnungsgemäß funktionieren, unzulängliche Brandmelde- und Brandschutzsysteme, unzureichende Beschilderung von Ausgängen und sicheren Fluchtwegen sowie eine mangelhafte Infrastruktur.

Abgesehen von Gesundheit und Sicherheit drohen auch Betriebsstörungen und Kosten, wenn die Einrichtungen nicht ordnungsgemäß bewirtschaftet werden. So kann es beispielsweise einfacher sein, veraltete Technik zu ersetzen oder zu reparieren, bevor sie vollständig ausfällt, was den Betrieb aufhalten oder verzögern und zu Umsatz- oder Produktivitätsverlusten führen kann.

Ein Facility-Manager kümmert sich auch um die Mitarbeiter in Büroumgebungen. Das kann Einfluss auf die Produktivität und die Arbeitsmoral haben – einige Aspekte, einschließlich der Büroeinrichtung, sind Gegenstand von Vorschriften und Bestimmungen im Hinblick auf die Sicherheit. Geschäftskontinuitätspläne und Notfallplanung sind für die Aufrechterhaltung des Betriebs, das kontinuierliche Sammeln und Analysieren von Informationen und die Vermeidung von Ausfallzeiten ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Darüber hinaus gilt es, die Raumaufteilung in den Büros im Blick zu behalten, einschließlich des Zugangs zu Toiletten und Wasserspendern, der Anordnung der Sitzgelegenheiten, möglicher technischer Schäden und der Raumnutzung.

Ein Facility-Manager ist für Menschen und Organisationseinheiten sowie für Räumlichkeiten und die dazugehörige technische Infrastruktur zuständig. Zu den Mitarbeitern und Organisationseinheiten gehören Bereiche wie Marketing, Buchhaltung, Kantine, HR, ICT und Reinigungsdienste. Ein Facility-Manager verantwortet darüber hinaus die Bereiche Räumlichkeiten und Infrastruktur und ist zuständig für Arbeitsplätze, Baumaßnahmen, Mietverträge, Belegung, Wartungsarbeiten und Mobiliar.

Es gibt zahlreiche Unternehmensfunktionen, die auf die Services eines Facility-Managers angewiesen sind – im Kern geht es darum, die Sicherheit und das Leben aller Personen in seinem Verantwortungsbereich zu gewährleisten. Ein Facility-Manager agiert auf zwei Ebenen: Zum einen auf der taktischen Ebene, die das Verständnis für Räumlichkeiten, Geschäftsrisiken, Kosten und Services umfasst. Die andere ist die operative Ebene, bei der es um die Kosteneffizienz einer Unternehmensumgebung für ihre Nutzer geht.

  • Brandschutz: Brände können Menschenleben kosten, die Produktivität beeinträchtigen und zum Verlust von Assets führen. Facility-Manager benötigen einen zuverlässigen Plan, müssen diesen klar kommunizieren und dafür sorgen, dass die notwendigen Mittel vorhanden sind, um Brände zu löschen oder sichere Fluchtwege zu schaffen.
  • Sicherheit: Facility-Manager sind für den Schutz von Personen und Assets verantwortlich. Dies umfasst auch Sicherheitssysteme, Kameras und mögliche physische Schutzmaßnahmen wie Sicherheitspersonal.
  • Geschäftskontinuitätsplanung: Für den Fall eines Brandes, eines Diebstahls oder eines völligen Ausfalls des Geschäftsbetriebs benötigen Facility-Manager einen Plan, der die Fortführung des Unternehmens mit möglichst wenig Zeitverlust und Unterbrechung des Betriebs ermöglicht. Dazu können ein Ausweichstandort, eine Notstromversorgung, Ersatzsoftware oder Ersatzhardware gehören.
  • Wartungsarbeiten: Facility-Manager müssen dafür sorgen, dass erforderliche Wartungsarbeiten umgehend durchgeführt werden, um die Sicherheit und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Dies kann alles umfassen, vom Austausch der Beleuchtung bis hin zur Instandhaltung des Gebäudes selbst, Malerarbeiten, Dekoration, notwendige Reparaturen, Sanitäranlagen und die Einhaltung von baurechtlichen Sicherheitsbestimmungen.
  • Umwelt: Die Aufrechterhaltung von Gesundheit und Sicherheit in der Arbeitsumgebung muss durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden. Wenn die Sicherheit nicht gewährleistet ist, können Mitarbeiter krank werden oder aufgrund von ungesunden Bedingungen gesundheitliche Probleme bekommen oder sich verletzen. Dies führt nicht nur zu einer Unterbrechung des Betriebs und gefährdet die Sicherheit in allen Bereichen, sondern führt auch zu Haftungsansprüchen und Versicherungsfragen für das Unternehmen.
  • Veränderungen von Räumlichkeiten: Ausstattungsänderungen, Fluktuation und Personalzuwachs können immer zu Änderungen in der Büroaufteilung führen. Das Facility-Management darf bei der Einrichtung eines Büros nicht unbedacht vorgehen, denn es gibt Vorschriften, die einzuhalten sind. So muss z. B. der erforderliche Platz pro Mitarbeiter vorhanden sein, das Gebäude muss den Brandschutzvorschriften entsprechen, es muss eine Beschilderung vorhanden sein, die auf Ausgänge und Fluchtwege hinweist, die Temperatur muss gut gesteuert werden, der Raum muss gut belüftet sein, der Bereich muss gut beleuchtet sein, und es müssen Einrichtungen wie Wasserspender und Toiletten vorhanden sein, die unterhalten werden müssen.
  • Reinigung: Ein schmutziger Arbeitsbereich stellt eine Belastung dar und kann zudem die Arbeitsmoral der Mitarbeiter beeinträchtigen. Die Reinigung erfolgt in der Regel außerhalb der Geschäftszeiten. Dabei müssen Oberflächen, Teppiche, Toiletten und Mülleimer in bestimmten Abständen unter der Woche ordnungsgemäß gereinigt werden.

Der Einsatz von Technologie im Facility-Management war noch nie so wichtig wie heute. Im Idealfall unterstützt ein Arbeitsplatzmanagementsystem die Entscheidungsfindung durch das Sammeln von Daten. Dem Facility-Manager obliegt es, die technologischen Systeme zu bestimmen und zu implementieren, die für die jeweilige Betriebsstätte am besten geeignet sind und ihm bei der Entscheidungsfindung helfen.

Ein Facility-Manager muss die verschiedenen Software-Optionen sorgfältig prüfen, die Kosten und den ROI berechnen, die Vorteile und Anforderungen abwägen und die Fähigkeiten einer bestimmten Software einschätzen. Überlegen Sie, welche aktuellen Technologien verfügbar sind und wie sie sich in die Software integrieren lassen.

Ein gutes Beispiel für eine zu integrierende Technologie sind vernetzte Geräte oder das Internet der Dinge (IoT). IoT-Geräte können automatisch Daten sammeln und an eine Facility-Management-Software senden, die dann Berichte erstellen und Datentrends erkennen kann, die als Grundlage für eine datenbasierte Entscheidungsfindung dienen können.

Zu den IoT-Geräten können gehören:

  • Kohlenmonoxid-Sensoren: Diese Geräte überwachen das Auftreten dieses giftigen Gases in der Umgebung, um Verletzungen oder Todesfälle zu vermeiden.
  • Wasser- und Stromzähler: Sie verfolgen den Verbrauch zur Vermeidung von Verschwendung und zur Förderung der Nachhaltigkeit.
  • Thermostate: Sie passen die Temperatur automatisch an und halten sie konstant. So tragen sie dazu bei, die Verschwendung von Energie zu verhindern und unterstützen die Steuerung des Raumklimas – sei es die Temperatur in einem Büro oder das ideale Klima in einem Raum voller Maschinen.
  • Bewegungssensoren: Sie schalten das Licht aus oder ein, je nachdem, ob eine menschliche Präsenz wahrgenommen wird oder nicht.
  • Brandmeldesysteme: Sie erkennen und bekämpfen Brände schnell, bevor sie sich zu weit ausbreiten oder irreparable Schäden verursachen.
  • RFID-Tracker: Sie verfolgen die Bewegungen von Personen im Gebäude und beschränken den Zugang zu bestimmten Bereichen.

Auch bei der Software für das Facility-Management sind Trends zu beobachten:

  • Künstliche Intelligenz (KI): Prädiktive Analysen können aktuelle und künftige Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung liefern. So können beschädigte oder abgenutzte Geräte erkannt und repariert oder ersetzt werden, bevor sie ausfallen. Auch die Zahl menschlicher Fehler kann reduziert werden, da KI den Entscheidungsprozess beschleunigen und präziser gestalten kann. KI-Systeme erfassen außerdem Informationen über Ressourcennutzung, Leistung, Zufriedenheit und Mitarbeiterleistung.
  • Cloud-Computing: Software verlagert sich rasch in die Cloud und der Zugriff auf Daten und Software von Orten außerhalb eines lokalen Netzwerks oder Servers vereinfacht das Facility-Management – die Arbeit ist mobil, die Daten sind portabel, und die Räumlichkeiten lassen sich mit mehr verfügbarem Speicher- und Analyseplatz leichter skalieren.

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